Cómo organizar una competición de gimnasia paso a paso

Una competición de gimnasia se organiza primero sobre el papel y después en el pabellón. Empieza fijando el formato, reservando el espacio y redactando un reglamento que deje claras las categorías, los ejercicios y la puntuación. Luego coordina inscripciones, jurado, voluntariado, música y material deportivo. La última semana debe servir para comprobar nombres, horarios, dorsales, premios y primeros auxilios, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el formato del partido
2 personas
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer el horario del concurso
2 personas
10
Hacer la distribución del jurado
2 personas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Comprobar la lista de participantes
2 personas
13
Asignar números de dorsal
2 personas
14
Reunir música para los ejercicios
15
Encargar premios y medallas
16
Contratar fotógrafo
17
Registrar contacto de primeros auxilios
18
Enviar la información de aparcamiento
19
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
20
Preparar formularios de puntuación
2 personas
21
Imprimir certificados
22
Comprobar el stock de material deportivo
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
24
Hacer la compra
2 personas
25
Recoger medallas y premios
26
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

27
Preparar la mesa de registro
2 personas
28
Abrir el polideportivo
2 personas
29
Inspeccionar el suelo y los equipos
2 personas
30
Colocar el suelo de gimnasia
6 personas
31
Montar equipos
6 personas
32
Colocar colchonetas de seguridad
4 personas
33
Colocar las mesas y sillas del jurado
3 personas
34
Montar la grada para el público
4 personas
35
Colocar la señalización de la competición
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar la música
2 personas
38
Preparar la restauración
3 personas
39
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas
41
Inscribir participantes
4 personas
42
Repartir dorsales
2 personas
43
Repartir los folletos del concurso
2 personas
44
Abrir la sala de calentamiento
2 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Colocar a los participantes
3 personas
48
Guiar las rondas de competición
6 personas
49
Introducir las puntuaciones
2 personas
50
Recoger los formularios del jurado
2 personas
51
Anunciar los turnos de práctica
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Anunciar pausas
58
Comprobar las clasificaciones finales
3 personas
59
Preparar la entrega de premios
3 personas
60
Coordinar la entrega de premios
3 personas
61
Hacer una foto de grupo
2 personas
62
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

63
Desmontar equipos
6 personas
64
Enrollar el suelo de gimnasia
6 personas
65
Volver a colocar las colchonetas
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Recoger objetos perdidos
2 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver el material deportivo
3 personas
74
Devolver el equipo prestado
2 personas
75
Publicar los resultados
76
Compartir fotos con los participantes
77
Reencargar certificados
78
Recoger los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas del juradocant. 8
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 4
Bancos de la tribunacant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 20

Material deportivo

Suelo de gimnasia
Colchonetas de caídacant. 12
Trampolinescant. 2
Caballos pegasocant. 2
Puentescant. 2
Vigascant. 2
Barras de equilibriocant. 2
Aros
Cuerdas de escaladacant. 2
Colchonetas para volteretascant. 4
Pelotas de gimnasiacant. 12
Cintas de gimnasiacant. 12
Empuñadura de repuestocant. 6
Bandejas de magnesiocant. 4
Bloques de magnesiocant. 12

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 8
Impresora
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Abrebotellascant. 4

Decoración

Pósters del concursocant. 8
Flechas de direccióncant. 16
Placas de dorsalcant. 80
Bloques de podiocant. 3
Mantelescant. 10
Globoscant. 80
Cintascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato antes de abrir las inscripciones: define categorías, aparatos, duración y criterios de puntuación. Si cambias una regla después de publicar el formulario, tendrás que avisar a todos los participantes y rehacer el horario.
Reserva el pabellón con margen suficiente para montar el suelo de gimnasia, las colchonetas, trampolines, vigas y demás aparatos. Prevé al menos una franja de montaje y otra de desmontaje fuera del horario de competición.
Haz el horario cuando conozcas las inscripciones y distribuye al jurado por bloques. Deja unos minutos entre grupos para cambiar de aparato, resolver incidencias y evitar que una actuación retrasada afecte a toda la jornada.
Pide la música de los ejercicios junto con la inscripción y pruébala antes del concurso. Reúne los archivos en un único portátil o reproductor, prepara una copia de seguridad y comprueba los altavoces y micrófonos durante el montaje.
Una semana antes, cruza la lista de participantes con dorsales, preferencias dietéticas, certificados y premios. También confirma el contacto de primeros auxilios, la información de aparcamiento y una sesión breve para explicar a los voluntarios sus puestos y horarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de gimnasia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varias categorías, jurado externo e inscripciones abiertas. Reserva el pabellón al principio y deja la última semana para verificaciones, no para contratar servicios o pedir premios.
¿Cuándo se debe cerrar el horario de una competición de gimnasia?: Ciérralo cuando termine el plazo de inscripción y hayas comprobado la lista de participantes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía después los turnos, dorsales, aparcamiento y horarios a participantes, jurado y voluntarios.
¿Qué material hay que comprobar antes de una competición de gimnasia?: Comprueba al menos 5 o 7 días antes el suelo de gimnasia, colchonetas, trampolines, vigas, barras, aparatos de gimnasia rítmica, magnesio y material de repuesto. El mismo día revisa también portátiles, tablets, impresora, música, altavoces y micrófonos.
¿Cómo se prepara el jurado de una competición de gimnasia?: Contacta con el jurado en cuanto fijes el formato y envíale el reglamento antes de abrir las inscripciones. Una semana antes confirma su distribución por aparatos, prepara los formularios de puntuación y reserva tiempo para resolver dudas antes del comienzo.

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