Organiser une compétition de gymnastique sans rien laisser au hasard

Commencez par fixer la date, le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le gymnase, constituez le jury et construisez un planning réaliste selon le nombre de participants et d’agrès. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les inscriptions, attribuer les numéros de départ, préparer les feuilles de score et sécuriser le matériel. Le jour J, chaque bénévole doit savoir où se placer, à quelle heure arriver et qui contacter en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Établir la répartition du jury
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Vérifier la liste des participants
2 personnes
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Rassembler la musique pour les exercices
15
Commander les prix et médailles
16
Prévoir un photographe
17
Consigner le contact de premiers secours
18
Envoyer les infos de parking
19
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
20
Préparer les feuilles de score
2 personnes
21
Imprimer les certificats
22
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Récupérer les médailles et les prix
26
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Ouvrir le gymnase
2 personnes
29
Inspecter le sol et les équipements
2 personnes
30
Poser le praticable de gymnastique
6 personnes
31
Installer les appareils
6 personnes
32
Installer les tapis de réception
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises du jury
3 personnes
34
Aménager les tribunes du public
4 personnes
35
Installer la signalisation du match
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester la musique
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Briefing du jury
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Inscrire les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Distribuer les livrets de compétition
2 personnes
44
Ouvrir la salle d’échauffement
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Mettre les participants en place
3 personnes
48
Animer les manches du concours
6 personnes
49
Saisir les scores
2 personnes
50
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
51
Annoncer les créneaux d’entraînement
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Annoncer les pauses
58
Vérifier les scores finaux
3 personnes
59
Préparer la remise des prix
3 personnes
60
Animer la remise des prix
3 personnes
61
Prendre une photo de groupe
2 personnes
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

63
Démonter les appareils
6 personnes
64
Enrouler le sol de gymnastique
6 personnes
65
Remettre les tapis en place
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le gymnase
5 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rapporter le matériel sportif
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Partager les photos avec les participants
77
Commander des certificats supplémentaires
78
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables du juryqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 4
Bancs de tribuneqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 20

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Tapis de chuteqté 12
Plongeoirsqté 2
Chevaux ailés Pegasusqté 2
Pontsqté 2
Poutresqté 2
Barres d’étirementqté 2
Anneaux
Cordes d’escaladeqté 2
Tapis de sautqté 4
Ballons de gymnastiqueqté 12
Rubans de gymnastiqueqté 12
Poignée de rechangeqté 6
Bacs à magnésieqté 4
Blocs de magnésiumqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 8
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 8
Flèches directionnellesqté 16
Panneaux de dossardqté 80
Blocs de podiumqté 3
Nappesqté 10
Ballonsqté 80
Rubansqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le gymnase dès que la date et le format sont décidés, puis prévoyez un créneau supplémentaire pour l’installation du plancher, des tapis et des agrès. Une heure de montage non planifiée suffit à décaler toute la compétition.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’épreuve. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires, attribuer les numéros de départ et établir le planning des passages.
Répartissez les membres du jury par agrès et préparez les feuilles de score avant l’arrivée des gymnastes. Gardez une version imprimée de la liste des participants, même si les résultats sont saisis sur ordinateur ou tablette.
Briefiez les bénévoles 30 à 45 minutes avant l’ouverture des portes. Montrez-leur le point d’accueil, les tables du jury, les vestiaires, les zones balisées et le contact des premiers secours.
Testez la musique, les enceintes, les microphones et le lecteur audio avant le premier passage. Rassemblez les fichiers dans un seul dossier et prévoyez une poignée de rechange, de la magnésie et les blocs nécessaires plutôt que de les chercher pendant l’épreuve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le gymnase, fixer le règlement et contacter le jury ; les 2 dernières sont consacrées aux inscriptions, au planning, au matériel et au briefing.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de gymnastique ?: Fermez le formulaire environ 7 jours avant la compétition, ou plus tôt si le nombre de participants conditionne le planning. Il restera alors assez de temps pour contrôler les données et attribuer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les vestiaires et la circulation, 1 pour l’animation et 1 personne de coordination. Ajoutez au moins 1 bénévole par zone qui nécessite une surveillance ou une remise en place du matériel.
Quand faut-il préparer le matériel et les feuilles de score ?: Faites l’inventaire du matériel 7 à 10 jours avant, puis installez et testez les agrès la veille ou plusieurs heures avant l’ouverture. Imprimez les feuilles de score, les certificats et les listes définitives au plus tard la veille.

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