Zo organiseer je een tuinbouwmarkt

Een tuinbouwmarkt staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je datum, tijden en deelnemers vast, daarna richt je het terrein en de logistiek in. Marktkramers hebben vooraf duidelijke informatie nodig over hun standplaats, laden en lossen, stroom en bezoekersrouting. Regel bederfelijke producten, koeling en betaalmiddelen niet pas op de marktdag. Met een plattegrond, verkeersplan en controle van materialen voorkom je de meeste vertraging tijdens de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Marktkramers benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Deelnemersgegevens bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Plattegrond voor stands maken
2 personen
10
Verkeers- en laadplan maken
2 personen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Marktkramers informeren
14
Bezoekersinformatie publiceren
15
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
16
Route- en standborden maken
2 personen
17
Kassa- en wisselgeld voorbereiden
2 personen
18
Materialen inventariseren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Boodschappen controleren
2 personen
21
Tafels en tenten klaarzetten
3 personen
22
Kisten en kratten sorteren
2 personen
23
Bederfelijke producten koelen
2 personen
24
Terrein vrijmaken
4 personen
25
Tenten opbouwen
6 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Standnummers ophangen
2 personen
29
Marktkramers ontvangen
3 personen
30
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Proef- en koffietafel inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
38
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

41
Deuren en entree openen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programma en route toelichten
2 personen
44
Producten en planten presenteren
6 personen
45
Proeverij serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tafels en looppaden controleren
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Verlichting inschakelen
2 personen
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Verkoop en proeverij afronden
3 personen
55
Marktkramers uitchecken
2 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Restanten koelen
2 personen
58
Tenten afbreken
6 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Terrein schoonmaken
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven producten verdelen
2 personen
68
Banners en borden opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Transportkarrenaantal 2
Kunststof kistenaantal 24
Klaphekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Zaklampenaantal 4
Contantgeldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Standbordenaantal 12
Routebordenaantal 8
Plantendisplaysaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 10
Decoratieve plantenaantal 24
Plantentafelsaantal 8
Prijskaartjesaantal 150
Kleefgumaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Schaaraantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbestekaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Handdoekenaantal 20
Ovenwantenaantal 4
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenhoudersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen
Allergenenkaartenaantal 20
Menubordenaantal 8
Drankdispensersaantal 4

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden en het benaderen van marktkramers. Geef een duidelijke aanmeldtermijn, zodat je daarna standplaatsen kunt toewijzen en deelnemersgegevens kunt bevestigen.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met standnummers, looproutes en laadpunten. Plan marktkramers met zware of bederfelijke lading zo dat zij vóór opening kunnen lossen zonder bezoekers te hinderen.
Controleer 1 week vooraf alle stroompunten en bepaal per koffiezetapparaat, koelkast, warmhoudbak en pinapparaat waar die komt te staan. Leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar en voorkom kabels over drukke looproutes.
Bereid prijslijsten, routeborden en bezoekersinformatie minimaal 3 dagen vooraf voor. Zet ook kassa’s, pinapparaten en wisselgeld klaar en test betaalmiddelen vóór de eerste bezoeker arriveert.
Plan de opbouw op de marktdag minstens 3 uur vóór opening. Zet eerst tenten, marktkramen en tafels neer, sorteer daarna kisten en kratten en koel bederfelijke producten voordat de verkoop start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tuinbouwmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan houd je tijd over om marktkramers te werven, aanmeldingen te verwerken, standplaatsen toe te wijzen en een verkeers- en laadplan te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een tuinbouwmarkt?: Reken voor een markt met tenten, marktkramen en meerdere standplaatsen op minimaal 3 uur opbouwtijd. Plan extra tijd als stroompunten, koeling of een ingewikkelde laadroute nog gecontroleerd moeten worden.
Wanneer moet ik marktkramers hun standplaats doorgeven?: Stuur standnummer, aankomsttijd, laad- en losinstructies en informatie over stroom uiterlijk 1 week vóór de markt. Zo kunnen deelnemers hun transport en materialen nog aanpassen.
Hoe regel je koeling voor een tuinbouwmarkt?: Bepaal uiterlijk 1 week vooraf welke producten gekoeld moeten blijven en hoeveel koelboxen of koelkasten daarvoor nodig zijn. Controleer op de marktdag vóór opening of alle bederfelijke producten daadwerkelijk gekoeld staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.