Organiser un marché horticole, étape par étape

Un marché horticole se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et les horaires, recruter les commerçants et suivre leurs inscriptions avant d’attribuer les emplacements. Ensuite, organise la circulation, l’alimentation électrique, l’accueil et le matériel nécessaire aux stands. Les oublis les plus fréquents concernent le chargement, la monnaie, la conservation des produits périssables et un plan adapté à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Confirmer les données des participants
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Créer un plan des stands
2 personnes
10
Établir le plan de circulation et de chargement
2 personnes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Informer les exposants
14
Publier les informations aux visiteurs
15
Préparer les listes de prix
2 personnes
16
Créer les panneaux d’itinéraire et de stand
2 personnes
17
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
18
Inventorier le matériel
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les courses
2 personnes
21
Installer les tables et les tentes
3 personnes
22
Trier les caisses et les cageots
2 personnes
23
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
24
Dégager le site
4 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
29
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
30
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer la table de dégustation et de café
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
44
Présenter les produits et les plantes
6 personnes
45
Servir la dégustation
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Allumer l’éclairage
2 personnes
53
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
54
Finaliser la vente et la dégustation
3 personnes
55
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Réfrigérer les restes
2 personnes
58
Démonter les tentes
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Répartir les produits restants
2 personnes
68
Ranger les bannières et les panneaux
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Chariots de transportqté 2
Caisses en plastiqueqté 24
Barrières pliantesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Lampes de pocheqté 4
Caisses pour espècesqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de standqté 12
Panneaux de directionqté 8
Présentoirs de plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantes décorativesqté 24
Tables pour plantesqté 8
Étiquettes de prixqté 150
Pâte adhésiveqté 12
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couverts de chefqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Serviettesqté 20
Gants de cuisineqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Gants de travailqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses
Cartes allergènesqté 20
Panneaux de menuqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4

Conseils

Fixe la date et les horaires au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Les exposants doivent disposer d’un délai suffisant pour confirmer leur présence, leurs besoins alimentaires et leur matériel.
Attribue les emplacements seulement après avoir confirmé les dimensions des stands, les besoins électriques et les horaires d’arrivée. Prépare un plan lisible avec les accès de chargement, les barrières et les zones de circulation.
Prévois un créneau distinct pour le montage des tentes, des tables et des stands, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifie que les chariots et les caisses permettent de déplacer les cageots sans bloquer les visiteurs.
Contrôle l’électricité avant l’arrivée des exposants : compte les rallonges et multiprises, repère les points d’alimentation et évite de faire passer les câbles dans les passages. Garde aussi des lampes de poche pour le montage tôt le matin ou le démontage en soirée.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture, puis informe les exposants de toute adaptation. Mets les produits périssables au frais dès leur arrivée et prépare la caisse, les terminaux de paiement et la monnaie avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché horticole ?: Prévois au minimum 6 semaines pour un petit marché et plutôt 8 à 12 semaines si plusieurs commerçants participent. Ce délai permet de gérer les inscriptions, les emplacements, les réservations et les informations aux visiteurs.
Quand faut-il attribuer les emplacements des exposants ?: Attribue-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement, après confirmation des besoins de chaque participant. Envoie ensuite le plan, les horaires d’arrivée et les consignes de chargement au moins 7 jours avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché horticole ?: Réserve 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables, positionner les stands, préparer les panneaux et vérifier l’électricité. Ajoute au moins 30 minutes pour une dernière vérification avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché horticole ?: La veille, vérifie les prévisions météo, les courses, la caisse et la monnaie, les terminaux de paiement, les panneaux et l’inventaire du matériel. Contrôle aussi la réfrigération des produits périssables et confirme les dernières informations aux exposants.

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