Zo organiseer je een trouwtaartproeverij

Begin met de datum, locatie en taartleverancier; pas daarna kun je smaken, gasten en de proefopstelling goed vastleggen. Plan de proeverij als een korte beslissessie, niet als een volledige receptie: kies vooraf de proefvolgorde en noteer per taart wat je wilt beoordelen. Vraag dieetwensen en allergieën bij de aanmelding uit, zodat de leverancier passende proefstukken kan leveren. Controleer bovendien tijdig koeling, servies, dranken en de ruimte waarin je de taarten aansnijdt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd vastleggen
2
Locatie voor proeverij vastleggen
3
Taartleverancier selecteren
2 personen
4
Proefsmaken samenstellen
2 personen
5
Offertes voor taarten aanvragen
6
Budget voor proeverij bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Allergieën registreren
12
Definitief aantal gasten bepalen
13
Taartproeverij reserveren
14
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
15
Tafelschikking bepalen
2 personen
16
Proefvolgorde bepalen
2 personen
17
Menukaartjes ontwerpen
18
Allergenenkaart maken
19
Stemformulieren maken
20
Muziek voor ontvangst kiezen
21
Proefstukken bestellen
22
Dranken en hapjes inkopen
2 personen
23
Servies en glaswerk controleren
24
Decoratie controleren
25
Koelruimte vrijmaken
26
Taartlevering bevestigen
27
Gastenlijst afdrukken
28
Route en parkeergegevens delen
29
Proefstukken ophalen
2 personen
30
Proefstukken gekoeld bewaren
31
Locatie ventileren
32
Locatie schoonmaken
2 personen
33
Tafels opstellen
2 personen
34
Stoelen plaatsen
2 personen
35
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Proeftafel inrichten
2 personen
38
Dranken koud zetten
39
Koffie en thee klaarzetten
40
Servies klaarzetten
2 personen
41
Menukaartjes plaatsen
42
Allergeneninformatie plaatsen
43
Stemformulieren klaarleggen
44
Achtergrondmuziek testen
45
Ontvangsttafel inrichten

Event

46
Gasten ontvangen
2 personen
47
Jassen aannemen
48
Welkomstdrank serveren
2 personen
49
Proeverij uitleggen
50
Eerste proefronde serveren
2 personen
51
Tweede proefronde serveren
2 personen
52
Derde proefronde serveren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes aanvullen
55
Dranken bijvullen
56
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
57
Vragen aan taartenmaker begeleiden
58
Stemformulieren ophalen
59
Favoriete smaak bespreken
2 personen
60
Taartontwerp bespreken
2 personen
61
Prijsopties noteren
62
Bestelgegevens vastleggen
63
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

64
Overgebleven taart verpakken
2 personen
65
Koelproducten terugplaatsen
66
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
67
Afval scheiden
68
Servies afwassen
2 personen
69
Werkbladen schoonmaken
2 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Vloer vegen en dweilen
2 personen
73
Koelboxen leegmaken
74
Locatie eindcontroleren
2 personen
75
Afval naar container brengen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opruimen
78
Taartkeuze schriftelijk bevestigen
79
Bestelling bij leverancier plaatsen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Kledingrek
Bijzettafelsaantal 2
Tafelkleedtafels

Servies

Gebaksbordenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Theeglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Gebaksvorkjesaantal 30
Theelepelsaantal 30
Taartscheppenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 2
Theepottenaantal 2
Waterkannenaantal 4
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Laptoptas

Keuken

Snijplankenaantal 4
Taartmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschaal
Serveerschalen met dekselaantal 6
Vershoudbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12
Menukaartstandaardsaantal 8
Naamkaartjesaantal 24
Welkomstbord
Decoratieve taartstandaardsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Ballonnenaantal 30

Papierwaren

Menukaartjesaantal 24
Allergenenkaartjesaantal 12
Stemformulierenaantal 24
Pennenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6
Naamstickersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proeverij ongeveer 6 tot 8 weken vóór de trouwdatum. Dan is er nog tijd om een smaak, vulling of ontwerp aan te passen en een definitieve offerte op te vragen.
Beperk het aantal proefsmaken tot 4 tot 6 combinaties. Meer stukken achter elkaar maken vergelijken lastig; serveer water en plan kleine hartige hapjes tussen de zoete rondes.
Leg de proefvolgorde vooraf vast: begin met lichte smaken en eindig met de meest uitgesproken combinatie. Zet per proefstuk een menukaartje en laat iedereen een stemformulier invullen voordat er wordt nabesproken.
Verzamel allergieën uiterlijk 1 week vóór de afspraak en zet ze apart op een allergenenkaart. Vraag de leverancier expliciet hoe kruisbesmetting wordt voorkomen; een algemene dieetwens is daarvoor niet precies genoeg.
Controleer de koelruimte, het glaswerk en de stroomvoorziening minimaal 2 dagen vooraf. Tel per gast een gebaksbord, vorkje en glas en test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken voor de bruiloft organiseer je een trouwtaartproeverij?: Plan de proeverij meestal 6 tot 8 weken voor de trouwdatum. Zo heb je tijd om de favoriete smaak te bevestigen, de taartopbouw te bespreken en wijzigingen in de offerte door te voeren.
Hoeveel taarten proef je tijdens een trouwtaartproeverij?: Kies 4 tot 6 proefcombinaties voor één sessie. Bij meer dan 6 stukken worden smaken moeilijker te onderscheiden, zeker als je ook vullingen, decoratie en formaat bespreekt.
Hoe lang duurt een trouwtaartproeverij?: Reserveer ongeveer 60 tot 90 minuten. Reken naast het proeven op tijd voor allergieën, de proefvolgorde, het aantal etages, de aansnijwijze en de definitieve offerte.
Wanneer geef je allergieën door aan de taartleverancier?: Geef allergieën en dieetwensen uiterlijk 1 week vóór de proeverij door, liefst zodra de uitnodigingen zijn beantwoord. Vraag vooraf welke proefstukken aangepast kunnen worden en hoe de leverancier kruisbesmetting voorkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.