Zo organiseer je een trouwringenbeurs

Een trouwringenbeurs staat of valt met een duidelijke volgorde: leg eerst datum, locatie en voorwaarden vast, schrijf daarna standhouders in en bouw pas vervolgens het programma en de promotie op. Bezoekers moeten snel weten waar ze zich registreren, welke stands er zijn en wanneer presentaties plaatsvinden. Reserveer meubilair, techniek en catering op tijd; vooral standwanden, microfoons en voldoende servies worden gemakkelijk vergeten. Gebruik de laatste week voor bevestigingen, plattegrond, naamkaartjes en voorraadcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Leveranciers benaderen
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
4
Standhouders inschrijven
2 personen
5
Standindeling maken
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Standhouders bevestigen
2 personen
14
Catering reserveren
2 personen
15
Meubilair reserveren
16
Techniek reserveren
17
Plattegrond afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Cadeautasjes vullen
3 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Vloer en entree controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Standwanden plaatsen
4 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Verlichting installeren
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Presentatietafel inrichten
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
41
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programma toelichten
44
Bezoekers verwelkomen
2 personen
45
Rondleidingen begeleiden
2 personen
46
Presentaties aankondigen
47
Presentaties ondersteunen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet netjes houden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
55
Contactgegevens verzamelen
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Standhouders uitchecken
3 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Catering afsluiten
3 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Standwanden afbouwen
4 personen
62
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inladen
4 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Retourmaterialen controleren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Leveranciersfacturen verzamelen
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Registratietafel
Standtafelsaantal 24
Bezoekerstafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Presentatietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 32
Standwandenaantal 16
Folderrekkenaantal 12
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 8
Suikerkommenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Entreebord
Standnummerbordenaantal 24
Welkomstbord
Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 6
Lintenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Licht slingersaantal 8
Tafellampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de indeling voordat je standhouders definitief bevestigt. Bepaal per deelnemer de tafelruimte, looprichting en plek voor een folderrek, zodat je op de beursdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan. Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur standhouders daarna één bevestiging met opbouwtijd, route en voorwaarden.
Plan de bezoekersstroom rond één registratietafel bij de ingang. Leg plattegronden, naamkaartjes en bewegwijzering klaar en druk minstens 10% extra plattegronden af voor last-minute bezoekers.
Reserveer techniek en meubilair niet pas na de promotie. Controleer vooraf of je naast standtafels ook stoelen, standwanden, garderoberekken, afvalbakken en een presentatietafel nodig hebt.
Maak voor de openingsdag een korte voorraadronde met koffie, thee, water, glazen, servies en cadeautasjes. Koel dranken tijdig en zet koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken vóór ontvangst van de eerste bezoekers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een trouwringenbeurs?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en leveranciers. Open het aanmeldformulier ongeveer 8 weken voor de beurs en bevestig standhouders uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet je standhouders voor een trouwringenbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders zodra de inschrijving en standindeling definitief zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor het evenement. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf nog een praktische mail met opbouwtijd, plattegrond en contactgegevens.
Hoeveel extra plattegronden en naamkaartjes moet je voorbereiden?: Reken voor plattegronden en naamkaartjes op ongeveer 10% extra boven het verwachte aantal bezoekers of deelnemers. Leg alles ten minste 1 dag vooraf klaar bij de registratietafel.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een trouwringenbeurs?: Reserveer catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve overzicht uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.