Organiser un salon des alliances, étape par étape

Un salon des alliances se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de livrables. Commencez par verrouiller la date et le lieu, avant de recruter les exposants et d’ouvrir les inscriptions. Le plan des stands, le programme et les besoins alimentaires doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Les deux derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, préparer les badges et installer l’accueil, la signalétique et la technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les fournisseurs
2 personnes
3
Fixer les conditions de participation
2 personnes
4
Inscrire les exposants
2 personnes
5
Préparer le plan du stand
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les exposants
2 personnes
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Réserver le mobilier
16
Réserver la technique
17
Imprimer le plan
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Remplir les sachets-cadeaux
3 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer les parois des stands
4 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer l'éclairage
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Aménager la table de présentation
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Présenter le programme
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Accompagner les visites guidées
2 personnes
46
Annoncer les présentations
47
Soutenir les présentations
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Recueillir les coordonnées
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Faire le check-out des exposants
3 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Clôturer le catering
3 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
62
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Charger le matériel
4 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Contrôler les articles de retour
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Rassembler les factures des fournisseurs
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Table d'inscription
Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table de présentation
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Nappesqté 32
Panneaux de standqté 16
Présentoirs à dépliantsqté 12
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 8
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneau d’accueil
Compositions floralesqté 12
Décorations de tableqté 12
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 6
Rubansqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de tableqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de stockageqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les fournisseurs : le mobilier, le catering et la technique dépendent de la configuration réelle de la salle.
Donnez aux exposants une date limite d’inscription et demandez leurs besoins précis. Le plan des stands ne doit être imprimé qu’après cette confirmation, sinon il faudra refaire la signalétique.
Ouvrez les inscriptions visiteurs dès que le programme et les conditions de participation sont clairs. Prévoyez un suivi quotidien la dernière semaine pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Préparez l’accueil séparément du reste de la salle : table d’inscription, badges nominatifs, plan imprimé et signalétique doivent être regroupés dans un même point de contrôle avant l’ouverture.
Organisez l’installation en deux temps : rassemblez le matériel et vérifiez les stocks la veille, puis ouvrez le lieu suffisamment tôt le jour J pour refroidir les boissons, installer les stands et tester microphones et haut-parleurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des alliances ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, contacter les fournisseurs, inscrire les exposants et lancer les invitations.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des alliances ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu, les conditions de participation et le programme provisoire sont définis, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Gardez un suivi jusqu’à 48 heures avant l’ouverture.
Quand finaliser le plan des stands ?: Finalisez-le après la confirmation des exposants et de leurs besoins, généralement 10 à 14 jours avant le salon. Imprimez ensuite le plan et préparez la signalétique à partir de cette version validée.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des alliances ?: Prévoyez au moins 3 heures sur place pour installer le mobilier, les stands, l’accueil, les boissons et la technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée des visiteurs.

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