Zo organiseer je een trouwfestival zonder last-minute stress

Een trouwfestival vraagt om meer dan een ceremonie en een diner: je organiseert een volledige dag met ontvangst, buitenruimte, eten, muziek en meerdere informatiestromen. Begin met de gastenlijst en werk daarna via locatie, reserveringen, dieetwensen en programma naar de uitvoering. Plan de opbouw als een apart onderdeel, zodat tenten, tafels, stoelen, techniek en leveringen vóór de eerste gasten zijn gecontroleerd. De meeste problemen ontstaan doordat praktische details pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Tafelschikking maken
2 personen
6
Reserveringen bevestigen
7
Menu en drankkaart maken
2 personen
8
Muziek afspeellijst samenstellen
9
Ceremonieprogramma drukken
10
Naamkaartjes maken
2 personen
11
Route en parkeerinfo delen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Bloemen ophalen
16
Taart ophalen
17
Locatie openen
2 personen
18
Leveringen controleren
2 personen
19
Terrein inspecteren
2 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Statafels opstellen
3 personen
22
Dinertafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Podiumhoek inrichten
3 personen
25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Bloemstukken plaatsen
2 personen
29
Welkomstbord plaatsen
30
Fotoplek inrichten
2 personen
31
Cadeautafel inrichten
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Koffiehoek opbouwen
2 personen
35
Bar inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Servies klaarzetten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Buffet klaarzetten
3 personen
40
Taart presentatieklaar maken
2 personen
41
Teambriefing houden
4 personen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Welkomstdrank serveren
3 personen
45
Ceremonie begeleiden
2 personen
46
Muziek tijdens ceremonie afspelen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
50
Dinerbuffet openen
3 personen
51
Borden en bestek aanvullen
2 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Taart aansnijden
2 personen
55
Taart uitserveren
3 personen
56
Muziek en dans begeleiden
57
Avondsnacks serveren
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen
59
Cadeaus veilig verzamelen
2 personen

Nazorg

60
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Bar schoonmaken
2 personen
63
Buffet afbreken
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
68
Verlichting afbouwen
3 personen
69
Overgebleven eten koelen
2 personen
70
Bruikbare spullen sorteren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Dinertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Cadeautafel
Ceremoniestoelenaantal 90
Podiumdelenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Barkoeling
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
EHBO-koffer

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Tafellopersaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemvazenaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 8
Fotoframe
Achtergronddoek
Kaarsenaantal 36
Kaarshoudersaantal 36

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Taartmes

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlijst en aanmeldingen uiterlijk vier tot zes weken voor de bruiloft vast. Gebruik het definitieve aantal voor de tafelschikking, naamkaartjes, dieetwensen en de hoeveelheid servies en zitplaatsen.
Bevestig reserveringen en leveringen minstens zeven dagen vooraf en wijs per levering één ontvanger aan. Controleer op de dag zelf meteen of tenten, tafels, stoelen, koeling en geluidsapparatuur compleet zijn.
Plan de opbouw achteruit vanaf de aankomst van de gasten. Reken voor partytenten, dinertafels, statafels, stoelen en de podiumhoek op minimaal drie uur met een team van vier personen.
Maak het programma zichtbaar voor gasten én leveranciers. Deel route- en parkeerinformatie vooraf, druk het ceremonieprogramma en leg naamkaartjes klaar voordat de gasten binnenkomen.
Doe houdbare boodschappen eerder en verse boodschappen zo laat mogelijk. Haal bloemen en taart op met een vaste tijd en regel koelruimte voor drank, taart en verse producten; een koelbox alleen is niet altijd genoeg.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een trouwfestival?: Begin ongeveer zes tot twaalf maanden vooraf met gastenlijst, locatie en reserveringen. Werk vier tot zes weken voor de trouwdag de aanmeldingen, dieetwensen, tafelschikking en het programma af.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een trouwfestival?: Reken op minimaal drie uur met vier personen voor tenten, tafels, stoelen, podiumhoek en basisinrichting. Plan daarnaast nog 60 minuten voor het aansluiten en testen van speakers, microfoons en mengpaneel.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven?: Verwerk de laatste aanmeldingen uiterlijk vier weken voor de trouwdag. Geef het definitieve aantal daarna door voor menu, drank, tafelschikking, naamkaartjes en dieetwensen.
Wanneer doe je boodschappen voor een trouwfestival?: Koop houdbare producten twee tot zeven dagen vooraf en verse boodschappen op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Haal bloemen en taart op volgens een vast tijdstip en controleer direct waar ze gekoeld worden bewaard.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.