Organiser un festival du mariage sans perdre le fil

Un festival du mariage se prépare comme une petite production : d’abord les invités et les réservations, puis le repas, la cérémonie et la logistique du site. Commence par fixer le nombre de participants, car il détermine les tables, les chaises, la vaisselle et les quantités à prévoir. À l’approche du jour J, concentre-toi sur les confirmations, les produits frais, les livraisons et le montage. Le plan ci-dessous suit cette progression pour éviter de tout gérer dans les dernières heures.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir le plan de table
2 personnes
6
Confirmer les réservations
7
Créer le menu et la carte des boissons
2 personnes
8
Composer la playlist musicale
9
Imprimer le programme de la cérémonie
10
Créer des badges nominatifs
2 personnes
11
Partager l'itinéraire et les infos de parking
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
14
Faire les courses de produits frais
2 personnes
15
Récupérer les fleurs
16
Aller chercher le gâteau
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier les livraisons
2 personnes
19
Inspecter le site
2 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables hautes
3 personnes
22
Installer les tables de dîner
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Aménager le coin scène
3 personnes
25
Raccorder le matériel audio
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Placer les compositions florales
2 personnes
29
Installer le panneau de bienvenue
30
Aménager l’espace photo
2 personnes
31
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
32
Aménager le vestiaire
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Installer le coin café
2 personnes
35
Aménager le bar
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer la vaisselle
3 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Mettre le buffet en place
3 personnes
40
Préparer le gâteau pour la présentation
2 personnes
41
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Animer la cérémonie
2 personnes
46
Diffuser la musique pendant la cérémonie
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
51
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Couper le gâteau
2 personnes
55
Servir le gâteau
3 personnes
56
Animer la musique et la danse
57
Servir les en-cas du soir
2 personnes
58
Raccompagner les invités
3 personnes
59
Rassembler les cadeaux en lieu sûr
2 personnes

Suivi

60
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le bar
2 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Ranger le matériel audio
2 personnes
68
Démonter l’éclairage
3 personnes
69
Réfrigérer les restes
2 personnes
70
Trier les objets réutilisables
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de dînerqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Table des cadeaux
Chaises de cérémonieqté 90
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Refroidissement du bar
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousse de premiers secours

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Chemins de tableqté 8
Porte-serviettesqté 8
Vases à fleursqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 8
Cadre photo
Bâche de fond
Bougiesqté 36
Bougeoirsqté 36

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Couteau à gâteau

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre d’invités au moins 6 semaines avant la réception. Demande en même temps les besoins alimentaires afin d’adapter le menu, les boissons et le plan de table sans relances tardives.
Prépare les informations pratiques 10 à 14 jours avant : itinéraire, parking, programme de la cérémonie et badges nominatifs. Les invités trouvent ainsi le lieu et leur place sans interrompre l’équipe d’accueil.
Sépare les achats en deux temps : produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis produits frais juste avant l’événement. Réserve aussi un créneau précis pour récupérer les fleurs et le gâteau.
Prévois une équipe de montage dès l’ouverture du lieu. Il faut contrôler les livraisons avant d’installer les tentes, les tables, les chaises, la scène et le matériel audio.
Teste le son avant l’arrivée des invités, avec chaque microphone et les haut-parleurs utilisés pendant la cérémonie et la soirée. Garde la playlist et le programme imprimé dans un endroit connu de l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du mariage ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour gérer les invités, les réservations et le matériel sereinement. Garde les 10 derniers jours pour les confirmations, les achats et les informations pratiques.
Quand envoyer les invitations pour un festival du mariage ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée environ 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, les régimes alimentaires et le plan de table.
Quand faire les courses pour un festival du mariage ?: Achète les produits non périssables 3 à 7 jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même selon leur conservation. Vérifie la liste des courses avant chaque départ pour éviter un achat de dernière minute.
Quand installer le matériel le jour du mariage ?: Ouvre le lieu au moins 4 à 6 heures avant l’arrivée des invités. Commence par inspecter le site et contrôler les livraisons, puis installe les tentes, les tables, les chaises et la scène avant de raccorder et tester le son.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.