Zo organiseer je een trouwceremonie zonder last-minute stress

Begin met de datum, de gastenlijst en de ceremonielocatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna de trouwambtenaar, fotograaf en eventuele dinerlocatie vast, zodat je op tijd beschikbaarheid hebt. Regel documenten, getuigen en dieetwensen niet pas in de laatste week. Werk vervolgens toe naar de dag zelf met muziek, geloften, tafelschikking, vervoer en een concreet plan voor slecht weer. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en wie welke taak uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Ceremonielocatie reserveren
2 personen
7
Dinerlocatie reserveren
2 personen
8
Trouwambtenaar vastleggen
2 personen
9
Fotograaf vastleggen
2 personen
10
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
11
Muziek voor diner kiezen
2 personen
12
Ceramoniële geloften schrijven
2 personen
13
Trouwdocumenten controleren
2 personen
14
Getuigen bevestigen
2 personen
15
Tafelschikking maken
2 personen
16
Menu en dieetwensen doorgeven
2 personen
17
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
18
Parkeerinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Plan voor slecht weer bevestigen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Taart en gebak ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Servies controleren
2 personen
26
Decoratie sorteren
2 personen
27
Geloften en documenten klaarleggen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimtes ventileren
2 personen
30
Ceremonieruimte schoonmaken
3 personen
31
Dinerzaal schoonmaken
3 personen
32
Stoelen voor ceremonie plaatsen
4 personen
33
Tafels voor diner plaatsen
4 personen
34
Ceremonieboog opbouwen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Bloemenarrangementen plaatsen
2 personen
37
Tafels dekken
4 personen
38
Welkomsttafel inrichten
2 personen
39
Gastenboek klaarleggen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Ceremoniedocumenten klaarleggen
42
Catering klaarzetten
4 personen
43
Bruid en bruidegom begeleiden
2 personen
44
Getuigen ontvangen
45
Leveringen aannemen
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Programma aan gasten uitdelen
2 personen
48
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
49
Trouwceremonie begeleiden
3 personen
50
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
51
Trouwfoto's maken
2 personen
52
Aperitief serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Gasten naar diner begeleiden
3 personen
56
Diner serveren
6 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Borden en glazen afruimen
4 personen
59
Taart aansnijden
2 personen
60
Taart en koffie serveren
4 personen
61
Toost uitserveren
3 personen
62
Avondprogramma begeleiden
2 personen
63
Muziek tijdens feest verzorgen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Geleende spullen sorteren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Gastenboek en cadeaus veilig opbergen
77
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
78
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ceremoniestoelenaantal 90
Eettafelsaantal 10
Stoelen dineraantal 90
Trouwtafel
Buffettafelsaantal 4
Welkomsttafel
Cadeautafel
Krukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Partytentaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Karaffenaantal 12

Decoratie

Ceremonieboog
Boogdoekaantal 2
Tafellopersaantal 10
Stoelhoezenaantal 90
Bloemstukkenaantal 12
Boekettenaantal 3
LED-kaarsenaantal 40
Kaarsenhoudersaantal 20
Slingersaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Gastenboek
Pennen gastenboekaantal 4
Ringdoosje
Confettibakjesaantal 10

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 4

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Taartmes
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ceremonielocatie en dinerlocatie zodra de datum en het voorlopige aantal gasten bekend zijn. Reken op extra tijd voor overleg over opstelling, toegang, parkeren en een alternatief bij regen.
Controleer trouwdocumenten en bevestig de getuigen uiterlijk vier tot zes weken voor de ceremonie. Vraag bij alle gasten dieetwensen op en geef het definitieve overzicht uiterlijk één week voor het diner aan de locatie of cateraar door.
Maak voor gasten één praktisch bericht met aanvangstijd, adres, parkeerinformatie en vervoersopties. Verstuur dit minstens twee weken vooraf; wie tussen ceremonie en diner moet reizen, heeft die informatie eerder nodig.
Plan de ceremonie en het diner als afzonderlijke onderdelen. Kies muziek voor beide momenten, maak de tafelschikking en controleer vooraf of trouwtafel, stoelen, welkomsttafel, cadeautafel en buffettafels op tijd klaarstaan.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig het plan voor slecht weer. Koel dranken, haal taart en gebak op en controleer servies zoals dinerborden, glazen, karaffen en opscheplepels uiterlijk op de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een trouwceremonie organiseren?: Begin idealiter zes tot twaalf maanden vooraf met datum, gastenlijst en locaties. Leg trouwambtenaar en fotograaf daarna zo snel mogelijk vast, omdat hun agenda’s beperkt kunnen zijn. Documenten, getuigen en dieetwensen controleer je uiterlijk vier tot zes weken voor de dag.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een trouwceremonie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer acht tot twaalf weken voor de ceremonie. Vraag gasten om zich uiterlijk vier weken vooraf aan te melden, zodat je dieetwensen, tafelschikking en vervoer kunt regelen. Stuur parkeer- en route-informatie nogmaals uiterlijk twee weken vooraf.
Hoe regel je een trouwceremonie bij slecht weer?: Maak uiterlijk één week vooraf een alternatief voor regen en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor de start. Leg vast waar de ceremonie plaatsvindt, hoe stoelen en een eventuele partytent worden verplaatst en wie gasten informeert. Communiceer de definitieve keuze zodra die bekend is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een trouwceremonie?: Trek voor een volledige organisatie minimaal enkele maanden uit; voor een grotere ceremonie is zes tot twaalf maanden realistischer. Reserveer de laatste twee weken voor bevestigingen, documenten, tafelschikking, vervoer en weerplan. Plan de dag ervoor voor boodschappen, taart, gekoelde dranken en een controle van het servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.