Zo organiseer je een trouwceremonie op zee

Begin niet met de decoratie, maar met de boot, afvaart en wettelijke of ambtelijke voorwaarden. Daarna leg je de gastenlijst, het vervoer en de belangrijkste leveranciers vast, zodat iedereen op tijd bij de opstapplaats is. Werk vervolgens het ceremoniescript, de muziek, het menu en het draaiboek uit. Op zee bepalen wind, beperkte ruimte en vaartijden hoeveel marge je nodig hebt. Plan daarom een alternatief weerplan en bevestig alle leveringen uiterlijk in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer naar opstapplaats reserveren
6
Boot en afvaart reserveren
7
Ceremoniemeester vastleggen
8
Babs of trouwambtenaar vastleggen
9
Muzikanten vastleggen
10
Fotograaf vastleggen
11
Menu samenstellen
2 personen
12
Taart bestellen
13
Bloemen bestellen
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Tafelindeling maken
16
Ceremoniescript afstemmen
2 personen
17
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
18
Muziek voor feest kiezen
2 personen
19
Vervoersinformatie versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
22
Definitieve gastenlijst afdrukken
23
Leveringen bevestigen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Verse producten ophalen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Trouwboeket ophalen
29
Taart ophalen
2 personen
30
Decoratie naar de boot brengen
4 personen
31
Catering naar de boot brengen
4 personen
32
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
33
Ceremonieplek vrijmaken
3 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Ceremonieboog opbouwen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Tafels opstellen
4 personen
38
Tafels dekken
4 personen
39
Bloemstukken plaatsen
2 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Muziek afspeellijst testen

Event

42
Bruidspaar ontvangen
2 personen
43
Gasten bij opstapplaats ontvangen
3 personen
44
Gasten aan boord begeleiden
4 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Ceremonie aankondigen
47
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
2 personen
48
Huwelijksceremonie begeleiden
2 personen
49
Ringen aangeven
50
Trouwakte laten ondertekenen
3 personen
51
Groepsfoto maken
2 personen
52
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Bruidstaart aansnijden
2 personen
55
Diner uitserveren
5 personen
56
Servies tussentijds afruimen
3 personen
57
Toespraken aankondigen
58
Toespraken begeleiden
59
Avondhapjes serveren
3 personen
60
Dansmuziek verzorgen
2 personen
61
Licht en decoratie controleren
62
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
63
Gasten van boord begeleiden
4 personen

Nazorg

64
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Restanten veilig verpakken
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
71
Boot schoonmaken
4 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
75
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 70
Bistrotafelsaantal 8
Dinerbankenaantal 8
Tafellinnenaantal 8
Stoelhoezenaantal 70
Ceremonietafel
Cadeautafel
Taarttafel

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Dessertvorkenaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ceremonieboog
Boogdoek
Kunstbloemenaantal 12
Bloemvazenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Windbestendige slingersaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Menukaartenaantal 70
Plaatskaartjesaantal 70
Ringkussen
Gastenboek
Pennenaantal 6
Confettibakjesaantal 70

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Oplaadbare tafellampenaantal 10
Windlichtenaantal 12
Ledkaarsenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6
Taartmes
Taartspatel
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 2

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 70
Zaklampenaantal 6
Antislipmattenaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer boot en afvaart voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld op de uitnodiging de opstapplaats, de uiterste verzameltijd en dat gasten rekening moeten houden met minimaal 15 minuten extra voor inschepen.
Laat gasten dieetwensen uiterlijk 14 dagen voor vertrek doorgeven. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor het menu, de tafelindeling, plaatskaartjes en de vervoersplanning.
Plan de ceremonie niet direct tegen het vertrek of de maaltijd aan. Houd minimaal 30 minuten in het draaiboek vrij voor inschepen, plaatsnemen en eventuele vertraging bij het afmeren.
Bevestig het weerplan uiterlijk 48 uur voor vertrek met de boot, ceremoniemeester en leveranciers. Spreek vooraf af waar de ceremonietafel, boog en stoelen komen als wind of regen het buitendek ongeschikt maakt.
Regel decoratie en servies met de vaartijd in gedachten. Windbestendige slingers, stevige bloemvazen en een ringkussen dat niet kan wegwaaien voorkomen problemen; tel bovendien per gast minstens één waterglas en één wijnglas.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trouwceremonie op zee organiseren?: Leg de boot, trouwambtenaar en belangrijke leveranciers bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 maanden voor vertrek, zodra opstapplaats en tijden definitief zijn.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor inschepen bij een trouwceremonie op zee?: Plan dat alle gasten minstens 30 minuten voor vertrek bij de opstapplaats zijn. Houd daarnaast 15 minuten extra achter de hand voor laatkomers, bagage en het plaatsen van stoelen of decoratie.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een trouwceremonie op zee?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een definitieve weerbeslissing met de boot en de ceremoniemeester. Leg een alternatief vast voor regen en harde wind, bijvoorbeeld een beschutte ruimte of een aangepaste ceremonieopstelling.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst voor een trouwceremonie op zee maken?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 14 dagen voor vertrek en maak daarna de definitieve gastenlijst. Print één versie voor de ceremoniemeester en gebruik dezelfde gegevens voor catering, vervoer en plaatskaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.