Organiser un défilé de la voiture des mariés

Un défilé de voitures de mariés se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme un moment de fête. Commencez par fixer la date, le parcours et le lieu d’accueil avant d’inviter qui que ce soit. Les autorisations, les chauffeurs et le stationnement demandent souvent plus de temps que prévu. Prévoyez aussi une voiture de réserve, un itinéraire alternatif et un accueil où les invités pourront boire et manger dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Sélectionner les voitures de mariage
2 personnes
3
Demander l’autorisation de parcours
4
Réserver le lieu pour l’accueil
5
Réserver le catering
6
Réserver le photographe
7
Gérer la musique
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les chauffeurs
13
Établir la liste des participants
14
Établir le plan de stationnement
2 personnes
15
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
16
Créer une liste de contacts
17
Préparer les instructions pour les chauffeurs
18
Vérifier les prévisions météo
19
Préparer un itinéraire alternatif
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les voitures de mariage
4 personnes
22
Laver les voitures
4 personnes
23
Décorer les voitures
6 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Tester la musique
2 personnes
27
Répartir le matériel par voiture
3 personnes
28
Marquer le lieu de départ
2 personnes
29
Ouvrir le lieu d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer le point boissons
2 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
37
Distribuer les talkies-walkies
2 personnes

Événement

38
Accueillir les chauffeurs
2 personnes
39
Mettre les voitures en place
4 personnes
40
Enregistrer les participants
2 personnes
41
Faire le briefing de départ
2 personnes
42
Faire partir le défilé
3 personnes
43
Tenir les intersections
6 personnes
44
Encadrer la parade
4 personnes
45
Prendre des photos
2 personnes
46
Accueillir les arrivées
3 personnes
47
Garez les voitures
4 personnes
48
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Indiquer les places aux invités
2 personnes
51
Animer le toast
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Encadrer la coupe du gâteau
2 personnes
56
Servir le gâteau
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

59
Retirer les décorations des voitures
4 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
66
Rendre le matériel loué
2 personnes
67
Réfrigérer les restes
2 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
70
Charger les talkies-walkies
71
Ranger la décoration
2 personnes
72
Effectuer le contrôle final des voitures
4 personnes
73
Rassembler les objets perdus
74
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Transport

Voitures de mariageqté 12
Voiture de réserve
Cartes d’itinéraireqté 15
Panneaux de stationnementqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Triangles de signalisationqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Casques pour talkie-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Haut-parleur portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à champagneqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pinces à glaçonsqté 2

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 6
Sacs à glaçonsqté 12
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteau

Décoration

Rubans pour voitureqté 24
Compositions floralesqté 12
Fil floralqté 2
Guirlandes décorativesqté 8
Ballons blancsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Rond de servietteqté 60
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balayetteqté 2
Trousse de toiletteqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Épingles de sûretéqté 100
Attaches-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Trousse de premiers secours

Courses

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant de réserver les voitures et demandez l’autorisation nécessaire au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Décrivez les étapes, les horaires et les points de regroupement sur une carte remise à chaque chauffeur.
Confirmez chaque chauffeur 7 jours avant le défilé et envoyez les consignes au plus tard 3 jours avant. Indiquez le numéro de téléphone du responsable, l’ordre des voitures, les pauses et la conduite à tenir en cas de retard.
Préparez le stationnement avant l’envoi des invitations : prévoyez une zone de départ, une zone d’arrivée et des panneaux visibles. Comptez environ 5 mètres de file par voiture, hors espace de manœuvre.
Organisez les communications avec des talkies-walkies ou des téléphones chargés, et gardez des batteries externes dans la voiture de tête. Testez le haut-parleur, le microphone et les câbles la veille, plutôt que le jour même.
Vérifiez la météo 48 heures avant et confirmez l’itinéraire alternatif avec les chauffeurs. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant le départ afin que l’accueil ne dépende pas d’un achat de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé de voitures de mariés ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Demandez les autorisations de parcours 4 à 6 semaines à l’avance et confirmez les prestataires avant d’envoyer les invitations.
Combien de voitures faut-il prévoir pour un défilé de mariage ?: Prévoyez une voiture par groupe de passagers pouvant voyager ensemble, puis ajoutez une voiture de réserve si le budget et le stationnement le permettent. Confirmez le nombre définitif de participants 7 jours avant pour ajuster l’ordre et les places.
Que faire s’il pleut pendant le défilé de la voiture des mariés ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si le parcours est maintenu et préparez un itinéraire alternatif plus court. Gardez aussi un lieu d’accueil couvert, une tente de réception ou une solution intérieure pour les invités.
Que faut-il donner aux chauffeurs avant le départ ?: Remettez à chaque chauffeur une carte du parcours, l’horaire, les coordonnées du responsable et les consignes de sécurité au moins 3 jours avant. Faites un briefing collectif de 15 minutes juste avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.