Zo organiseer je een trappenloop

Begin niet met de inschrijvingen, maar met het trappenparcours. Leg vast welke trappen deelnemers lopen, waar de start en finish komen en hoe je een veilige looprichting maakt. Bevestig daarna de locatie, toegang en benodigde toestemming. Pas wanneer die basis staat, open je de inschrijving en deel je deelnemers, vrijwilligers en startgroepen in. Reserveer bovendien op tijd toiletten en leg medische contactgegevens vast; die onderdelen worden bij een trappenloop vaak pas op het laatste moment geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trappenparcours vastleggen
2 personen
2
Locatie en toegang bevestigen
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Inschrijfformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijving openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Startgroepen indelen
2 personen
10
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reservering toiletten maken
13
Medische contactgegevens vastleggen
14
Vrijwilligersinstructies versturen
15
Trappenparcours inspecteren
3 personen
16
Veilige looprichting bepalen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Deelnemerslijsten afdrukken
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Medaillelinten bevestigen
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
23
Wedstrijdmateriaal inpakken
2 personen
24
Muziekapparatuur opladen
25
Weersverwachting controleren
26
Vrijwilligersbezetting bevestigen
27
EHBO-materiaal controleren
28
Sleutels en toegangspassen ophalen
29
Opbouwteam ontvangen
2 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Start- en finishzones markeren
4 personen
34
Routeborden plaatsen
3 personen
35
Afzetlint langs parcours plaatsen
4 personen
36
Drinkpunten inrichten
3 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Startnummers per groep klaarleggen
2 personen
43
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Startnummers uitdelen
3 personen
47
Bagage aannemen
2 personen
48
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
49
Openingsbriefing geven
2 personen
50
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
51
Parcoursposten bemannen
6 personen
52
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
53
Tussentijden registreren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
2 personen
56
Finishers registreren
3 personen
57
Medailles uitdelen
3 personen
58
Uitslagen controleren
2 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
60
Deelnemers bedanken
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Parcours vrijgeven
3 personen

Nazorg

63
Routeborden verwijderen
3 personen
64
Afzetlint verwijderen
4 personen
65
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen naar opslag brengen
3 personen
72
Uitslagen naar deelnemers sturen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Niet-gebruikte boodschappen opruimen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 2
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Stopwatchesaantal 6
Rondebordenaantal 8
Linten voor afzettingaantal 8
Verkeerskegelsaantal 24
Medaillelintenaantal 120
Finishermedaillesaantal 120
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennensetsaantal 10
Bibbandsaantal 20
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Watertonnenaantal 4
Handportofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Reflectievestenaantal 15
Zaklampenaantal 6
Handschoenenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Startboog
Spandoekenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Prijsbekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Droogrekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer het parcours minimaal één keer vooraf en controleer vlak voor de loop opnieuw op gladde treden, obstakels en smalle doorgangen. Zet de looprichting duidelijk uit met linten, verkeerskegels en routeborden.
Open de inschrijving pas nadat locatie en toestemming bevestigd zijn. Verzamel naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en medische contactgegevens, zodat je deelnemerslijsten en ondersteuning compleet zijn.
Maak startgroepen met vaste tijden en stuur vrijwilligersinstructies uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef per post door wie deelnemers controleert, wie de tijd bijhoudt en wie bij een incident de coördinator waarschuwt.
Bereid wedstrijdmateriaal de dag vóór de trappenloop voor: startnummers, veiligheidsspelden, stopwatches, rondeborden, bibbands, medaillelinten en deelnemerslijsten. Pak alles per functie in op klemborden of in opbergkratten, zodat je op locatie niet hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en plan de opbouw met partytenten, tafels, verlichting en geluidsapparatuur. Laad muziekapparatuur en portofoons op en neem powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen mee voor plekken zonder directe stroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trappenloop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het parcours, de locatie en de toestemming. Open de inschrijving daarna en sluit die uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de loop, zodat je startgroepen en deelnemerslijsten kunt maken.
Hoe deel je deelnemers in startgroepen bij een trappenloop?: Plan meestal groepen van 8 tot 12 deelnemers per startmoment, afhankelijk van de breedte van het parcours en de beschikbare vrijwilligers. Houd minimaal 5 minuten tussen twee groepen als deelnemers elkaar op de trappen niet veilig kunnen passeren.
Welke vrijwilligers heb je nodig voor een trappenloop?: Reken minimaal op één coördinator, één vrijwilliger bij de inschrijving, één persoon voor tijdregistratie en per cruciaal kruispunt of keerpunt één verkeersregelaar. Stuur de taakverdeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat vervanging nog geregeld kan worden.
Wanneer controleer je het trappenparcours opnieuw?: Doe een eerste inspectie 1 tot 2 weken vooraf en een laatste controle op de wedstrijddag, vóór de deelnemers arriveren. Kijk vooral naar gladheid, losse materialen, verlichting, afzettingen en een vrije doorgang voor hulpverlening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.