Organiser une course d’escaliers, étape par étape

Une course d’escaliers se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme une compétition bien chronométrée. Commencez par confirmer le lieu, l’accès et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Vous devrez ensuite répartir les départs, les bénévoles et les moyens de circulation, sans oublier les besoins médicaux et alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les données, préparer les dossards, baliser les obstacles et tester la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le parcours d'escalier
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’accès
3
Demander l’autorisation nécessaire
4
Établir le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les groupes de départ
2 personnes
10
Vérifier les données des participants
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Faire la réservation des toilettes
13
Enregistrer les coordonnées médicales
14
Envoyer les consignes aux bénévoles
15
Inspecter le parcours d’obstacles
3 personnes
16
Définir le sens de circulation sécurisé
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Imprimer les listes de participants
19
Préparer les dossards
2 personnes
20
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Préparer la table des prix
2 personnes
23
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
24
Recharger le matériel audio
25
Vérifier les prévisions météo
26
Confirmer l’effectif des bénévoles
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Récupérer les clés et les badges d’accès
29
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Marquer les zones de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
35
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
36
Aménager les points d’eau
3 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
2 personnes
42
Préparer les numéros de dossard par groupe
2 personnes
43
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Recevoir les bagages
2 personnes
48
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
49
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
50
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
51
Tenir les postes du parcours
6 personnes
52
Encourager les participants
4 personnes
53
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Enregistrer les arrivants
3 personnes
57
Distribuer les médailles
3 personnes
58
Vérifier les résultats
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Remercier les participants
61
Rassembler les objets trouvés
62
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

63
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
64
Retirer le ruban de délimitation
4 personnes
65
Démonter la sono
2 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
72
Envoyer les résultats aux participants
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
75
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 2
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 6
Assiettes rondesqté 8
Rubans de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 24
Rubans de médailleqté 120
Médailles de finisherqté 120
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 10
Bandes Bibbqté 20
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Fûts d’eauqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets réfléchissantsqté 15
Lampes de pocheqté 6
Gantsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Arche de départ
Banderolesqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 10
Coupesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Étagères de séchageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Définissez le parcours avant de communiquer la date ou d’envoyer les invitations. Comptez chaque escalier, passage étroit et obstacle, puis indiquez un sens de circulation unique avec des rubans de balisage et des cônes.
Ouvrez les inscriptions uniquement après avoir fixé les informations nécessaires : identité, groupe de départ, besoins alimentaires et coordonnées médicales. Imprimez une liste à jour après la clôture et gardez une copie de secours.
Répartissez les départs par groupes plutôt que de laisser tout le monde s’élancer ensemble. Préparez les numéros de départ, les épingles et les chronomètres au moins la veille pour éviter une file d’inscription trop longue.
Donnez aux bénévoles des consignes écrites avec leur poste, leur heure d’arrivée et le canal de contact. Prévoyez des talkies-walkies pour les zones éloignées et désignez une personne capable d’arrêter la course en cas de problème.
Faites une répétition complète du parcours avant l’ouverture : accès, obstacles, balisage, toilettes, eau et annonces au micro. Rechargez le matériel audio et les batteries externes, puis vérifiez les prévisions météo la veille et le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’escaliers ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer l’accès au lieu, ouvrir les inscriptions, répartir les bénévoles et préparer le parcours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course d’escaliers ?: Ouvrez-les dès que le parcours, le lieu et les règles de sécurité sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant l’événement pour vérifier les données et répartir les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’escaliers ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de décision ou zone à risque, plus 2 à 3 personnes pour les inscriptions et l’arrivée. Ajoutez une personne coordinatrice et adaptez le total à la longueur du parcours.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’escaliers ?: Contrôlez le parcours, le sens de circulation, les obstacles, le balisage, les toilettes et les points d’eau. Testez aussi la sonorisation, rechargez les batteries, imprimez les listes de participants et vérifiez les prévisions météo.

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