Zo organiseer je een trainingskamp zonder last-minute stress

Begin een trainingskamp niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en het trainingsprogramma. Daarna leg je vast wie meegaat, wie begeleidt en welke informatie je nog nodig hebt, zoals dieetwensen en noodcontacten. Werk vervolgens toe naar één definitieve deelnemerslijst en deel programma, route en praktische afspraken op tijd. De laatste dagen draaien om controleren: materiaal, maaltijden, koeling, badges en de inrichting van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
3
Deelnemerslijst samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten verzamelen
8
Reservering bevestigen
9
Trainers en begeleiders inplannen
10
Maaltijden afstemmen
2 personen
11
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
12
Ontbrekend materiaal bestellen
13
Definitieve deelnemerslijst maken
14
Programma en route delen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken en koeling voorbereiden
2 personen
18
Trainingsmateriaal klaarzetten
2 personen
19
Deelnemersbadges maken
20
Maaltijden voorbereiden
3 personen
21
Locatie openen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Trainingsvelden uitzetten
3 personen
24
Aanmeldtafel inrichten
25
Eet- en drinkpunt inrichten
2 personen
26
Veiligheidsmateriaal klaarleggen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Programma en huisregels toelichten
2 personen
30
Warming-up begeleiden
2 personen
31
Techniektraining begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
34
Partijvormen begeleiden
3 personen
35
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
36
Diner serveren
3 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Avondtraining begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
40
Cooling-down begeleiden
2 personen
41
Avondsnacks serveren
2 personen
42
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

43
Trainingsmateriaal verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Koelboxen legen en reinigen
49
Materiaal droog en compleet opbergen
2 personen
50
Geleend materiaal retourneren
51
Restanten gekoeld opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Trainingsballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 32
Trainingshesjesaantal 32
Mini-doelenaantal 4
Weerstandsbandenaantal 12
Trainingsmattenaantal 16
Ballennetaantal 2
Balpompaantal 2
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 6

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Catering

Waterkannenaantal 4
Buffetbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma per dag en koppel daar direct trainers, begeleiders en trainingsvelden aan. Zo zie je vroeg of onderdelen tegelijk materiaal, ruimte of extra begeleiding nodig hebben.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en noodcontacten uit. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek, zodat maaltijden, badges, slaapplaatsen en begeleiding niet op schattingen worden geregeld.
Controleer trainingsmateriaal niet alleen op aantallen, maar ook op werking. Tel bijvoorbeeld ballen, hesjes en pionnen en test stopwatches, fluitjes, de bluetoothspeaker en verlengsnoeren minimaal 1 dag vooraf.
Bereid eten en drinken in tijdsblokken voor. Zet koelboxen en koelelementen vooraf klaar, vul waterkannen en drankdispensers en reken per deelnemer op een eigen beker en bord; zo ontstaat er bij de eerste maaltijd geen opstopping.
Maak op de aankomstdag één duidelijke volgorde: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, trainingsvelden uitzetten, aanmeldtafel inrichten en daarna het eet- en drinkpunt klaarzetten. Reserveer hiervoor minstens 60 minuten vóór de eerste activiteit.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een trainingskamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 3 weken voor de start een bruikbare deelnemerslijst en de eerste informatie over maaltijden en begeleiding hebt.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een trainingskamp definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek definitief. Dan kun je maaltijden, dieetwensen, badges, noodcontacten en de inzet van trainers nog correct afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingskamp op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor de basisinrichting en 30 minuten extra als trainingsvelden, eetpunt en materiaal op verschillende plekken liggen. Open de locatie dus minstens 1,5 uur vóór de eerste training.
Wat moet je een dag voor een trainingskamp controleren?: Controleer 1 dag vooraf de definitieve lijst, het programma en de route, de boodschappen, koeling en het volledige trainingsmateriaal. Test ook stopwatches, fluitjes, speaker en stroomvoorziening; ontbrekende spullen kun je dan nog bestellen of vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.