Zo organiseer je een trainingsdag zonder last-minute stress

Begin een trainingsdag niet met de presentatie, maar met de randvoorwaarden: ruimte, datum, deelnemers en catering. Open daarna het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en maak het programma definitief zodra je weet hoeveel mensen komen. In de laatste week controleer je alle trainingsmaterialen en test je laptop, beamer, kabels en geluid samen. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: ruimte openen, opstelling maken, registratie klaarzetten en deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsruimte reserveren
2
Catering reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanwezigheid bevestigen
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Presentaties voorbereiden
2 personen
10
Trainingsopdrachten voorbereiden
2 personen
11
Hand-outs printen
12
Naamkaartjes maken
13
Zitindeling maken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Presentatieapparatuur testen
2 personen
17
Trainingsmaterialen inpakken
2 personen

Event

18
Ruimte openen en controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Bewegwijzering ophangen
22
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
23
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Deelnemers welkom heten
2 personen
28
Trainingssessies begeleiden
3 personen
29
Pauzehapjes uitzetten
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Werkvormen begeleiden
3 personen
32
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
33
Diner uitserveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondsessie begeleiden
3 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Restanten koelen en labelen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Apparatuur inpakken
2 personen
42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdoosaantal 4
Verlengkabelaantal 4
Opladersaantal 3

Trainingmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Hand-outsaantal 36
Naamkaartjesaantal 36
Oefenmaterialenaantal 36
Plakbriefjesaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Papiertapeaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Vorkenaantal 40
Messenaantal 40
Lepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Vloermoppenaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de trainingsruimte en catering zodra de datum vaststaat. Controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen, een registratietafel en een plek voor jassen zijn voor het verwachte aantal deelnemers.
Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken vooraf en sluit het op een vast moment, bijvoorbeeld 5 werkdagen voor de training. Gebruik de laatste aanmeldingen om dieetwensen, naamkaartjes en de zitindeling af te ronden.
Maak het programma pas definitief nadat de beschikbare tijd en groepsgrootte duidelijk zijn. Plan naast presentaties ook tijd voor trainingsopdrachten, uitleg, pauzes en het uitdelen van hand-outs.
Test de presentatieapparatuur uiterlijk 2 werkdagen vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel en het geluid. Leg ook een stekkerdoos, verlengkabels, opladers en een presentatieklikker klaar; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Pak trainingsmaterialen per onderdeel in en label de dozen. Leg op de dag zelf notitieblokken, balpennen, flip-overblokken, whiteboardstiften, oefenmaterialen en naamkaartjes klaar voordat de eerste deelnemer arriveert; zet koffie, thee en water vervolgens 15 tot 30 minuten voor de start klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trainingsdag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, catering en uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemersgegevens, materialen en techniek in de laatste 5 werkdagen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een trainingsdag?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de trainingsdag. Geef deelnemers een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken, zodat je catering en zitindeling op tijd kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor openen, tafels en stoelen opstellen, registratie inrichten, techniek aansluiten en werkmaterialen klaarleggen. Plan nog 15 minuten extra als de apparatuur niet eerder in deze ruimte is getest.
Wanneer test je de techniek voor een trainingsdag?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en kabels uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals de aansluiting en start de presentatie minstens 30 minuten voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.