Cómo organizar un día de entrenamiento paso a paso
Un día de entrenamiento se organiza en este orden: primero aseguras la sala y el catering, después abres las inscripciones y cierras el programa. Con las confirmaciones, preparas las presentaciones, los ejercicios, los folletos y la distribución de asientos. La víspera revisas materiales y equipos; el mismo día montas el registro, señalizas el espacio y dejas listo el café, el agua y el almuerzo. Los fallos más habituales aparecen cuando nadie comprueba los cables, las preferencias dietéticas o el número final de asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar sala de formación
- 2
Reservar el catering
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar la asistencia
- 8
Definir el programa final
2 personas
- 9
Preparar presentaciones
2 personas
- 10
Preparar los ejercicios de entrenamiento
2 personas
- 11
Imprimir handouts
- 12
Hacer tarjetas con nombres
- 13
Crear la distribución de asientos
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Comprobar los materiales
2 personas
- 16
Probar el equipo de presentación
2 personas
- 17
Empacar los materiales de entrenamiento
2 personas
Evento
- 18
Abrir y revisar el espacio
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Montar la mesa de registro
2 personas
- 21
Colgar señalización
- 22
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 23
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
- 26
Registrar a los participantes
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
- 28
Dirigir sesiones de entrenamiento
3 personas
- 29
Poner los aperitivos del descanso
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Coordinar actividades
3 personas
- 32
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 33
Servir la cena
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Coordinar la sesión de la tarde
3 personas
Seguimiento
- 36
Reunir los materiales
2 personas
- 37
Lavar la vajilla
2 personas
- 38
Enfriar y etiquetar los restos
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Limpiar el espacio
3 personas
- 41
Empacar el equipo
2 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 43
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 44
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Regletacant. 4
- Cable alargadorcant. 4
- Cargadorescant. 3
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Folletoscant. 36
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Materiales de prácticacant. 36
- Notas adhesivascant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta de papelcant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Cucharascant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y el catering antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, capacidad y opciones de comida desde el principio, en lugar de corregir datos después.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes. Pregunta por asistencia y preferencias dietéticas en el mismo formulario para no tener que perseguir respuestas por separado.
- Cierra el programa cuando termine el plazo de inscripción y deja tiempo para preparar las presentaciones y los ejercicios. Imprime los folletos, las tarjetas con nombres y el material de práctica al menos 2 días antes.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, el cable HDMI y las regletas el día anterior. Lleva también cargadores y un cable alargador: suelen faltar justo cuando cambia la disposición de la sala.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para abrir el espacio, colocar mesas y sillas, montar el registro y conectar los equipos. Prepara por separado los materiales de trabajo, el café y el té, el agua y el bufé de almuerzo para que una incidencia no retrase todo el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de entrenamiento?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar la sala y el catering, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas unos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que cerrar el programa del día de entrenamiento?
- Cierra el programa entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas aproximadamente la asistencia. Reserva los últimos 2 días para revisar presentaciones, ejercicios, folletos y materiales.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar a la sala?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes del comienzo. Ese margen permite abrir el espacio, colocar mesas y sillas, preparar el registro, colgar la señalización y probar la presentación.
- ¿Qué hay que comprobar antes de un día de entrenamiento?
- El día anterior comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, el clic, el cable HDMI y las regletas. Revisa también los folletos, las tarjetas con nombres, los materiales de práctica y el número de tazas, vasos, platos y tenedores.
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