Organiser une journée de formation sans rien oublier
Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle et le catering, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller le programme et le matériel. Prévoyez aussi le suivi des besoins alimentaires et des confirmations de présence. Les derniers jours servent surtout à tester les présentations, préparer les exercices et organiser l’installation. Le matin même, gardez du temps pour ouvrir la salle, disposer les tables et chaises, et installer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle d’entraînement
- 2
Réserver le catering
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer la présence
- 8
Finaliser le programme
2 personnes
- 9
Préparer les présentations
2 personnes
- 10
Préparer les exercices d’entraînement
2 personnes
- 11
Imprimer les handouts
- 12
Créer des badges nominatifs
- 13
Établir le plan de salle
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
- 16
Tester le matériel de présentation
2 personnes
- 17
Emballer le matériel d’entraînement
2 personnes
Événement
- 18
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 21
Installer la signalétique
- 22
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
- 23
Préparer le matériel de travail
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
- 26
Enregistrer les participants
2 personnes
- 27
Accueillir les participants
2 personnes
- 28
Animer les sessions d’entraînement
3 personnes
- 29
Mettre en place les encas de pause
2 personnes
- 30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 31
Animer les activités
3 personnes
- 32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 33
Servir le dîner
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Animer la session du soir
3 personnes
Suivi
- 36
Rassembler le matériel
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Refroidir et étiqueter les restes
- 39
Rassembler les déchets
2 personnes
- 40
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 41
Emballer le matériel
2 personnes
- 42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 44
Archiver la liste de présence
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Porte-manteau
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portableqté 2
- Micro sans fil
- Cliqueur de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Multipriseqté 4
- Rallonge électriqueqté 4
- Chargeursqté 3
Matériel de formation
- Paperboardqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Blocs-notesqté 36
- Stylos à billeqté 40
- Documents à distribuerqté 36
- Badges nominatifsqté 36
- Matériel d’entraînementqté 36
- Post-itqté 6
- Marqueursqté 12
- Ruban de papierqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verres à eauqté 40
- Assiettesqté 40
- Fourchettesqté 40
- Couteauxqté 40
- Cuillèresqté 40
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Glacièresqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à mainqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 6 à 8 semaines avant la date par la réservation de la salle et du catering. Le nombre de places disponibles détermine ensuite les invitations et la capacité du formulaire d’inscription.
- Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines à l’avance et demandez dès ce moment les besoins alimentaires. Relancez les personnes non confirmées 7 jours avant la formation.
- Finalisez le programme 10 à 14 jours avant la journée. Préparez les présentations, les exercices et les documents à distribuer assez tôt pour pouvoir corriger les supports après une répétition.
- Testez le matériel de présentation 2 à 3 jours avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise. Faites aussi un essai du micro sans fil et de l’enceinte si la salle est grande.
- Prévoyez 60 à 90 minutes d’installation le matin même. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, la signalétique, le matériel de travail et enfin le café, le thé et le buffet du déjeuner.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée de formation ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et le catering, d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réponses et de préparer les supports.
- Quand faut-il envoyer les invitations à une journée de formation ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date. Fermez ou vérifiez les inscriptions 7 jours avant afin de confirmer les présences, les besoins alimentaires et la quantité de documents à préparer.
- Quel matériel tester avant une journée de formation ?
- Testez 2 à 3 jours avant l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges. Vérifiez également le micro sans fil, l’enceinte et les chargeurs.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle de formation ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’ouverture de la salle, la disposition des tables et chaises, l’accueil, la signalétique, les supports et les boissons.
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