Zo organiseer je een trailrun zonder verrassingen
Een trailrun organiseren begint niet bij startnummers of medailles, maar bij datum, route en veiligheid. Leg eerst het startgebied vast, verken de volledige route en bepaal waar deelnemers kunnen rusten. Regel daarna vergunningen, verzekering, vrijwilligers en een plan voor slecht weer. Pas als de inschrijvingen lopen, bestel je startmateriaal en werk je de start- en finishindeling uit. Zo voorkom je dat routepijlen, medische informatie of stroom voor de tijdregistratie pas op de laatste dag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en startgebied reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen regelen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Route volledig verkennen
3 personen
- 12
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
- 13
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
- 14
Medische contactlijst opstellen
- 15
Weerscenario en alternatief bepalen
2 personen
- 16
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
- 17
Routeborden en pijlen ontwerpen
2 personen
- 18
Startnummers en polsbandjes bestellen
- 19
Timingmateriaal reserveren
- 20
Start- en finishindeling maken
2 personen
- 21
Vrijwilligersinstructie schrijven
2 personen
- 22
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 23
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
- 24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Vers voedsel gekoeld opslaan
2 personen
- 27
Route vooraf markeren
4 personen
- 28
Startgebied vrijmaken
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Inschrijftafels inrichten
2 personen
- 32
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 33
Finishboog opzetten
4 personen
- 34
Timingapparatuur installeren
2 personen
- 35
Rustpunten inrichten
6 personen
- 36
EHBO-punten inrichten
3 personen
- 37
Route laatste keer controleren
3 personen
- 38
Water en voedsel koel zetten
3 personen
- 39
Vrijwilligers briefen
3 personen
Event
- 40
Startnummeruitgifte openen
4 personen
- 41
Late aanmeldingen verwerken
2 personen
- 42
Bagage aannemen
2 personen
- 43
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
- 44
Startbriefing geven
2 personen
- 45
Trailrun starten
3 personen
- 46
Routepost bemannen
8 personen
- 47
Eerste rustpunt bedienen
3 personen
- 48
Tweede rustpunt bedienen
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
3 personen
- 50
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 51
EHBO verlenen
2 personen
- 52
Finish registreren
3 personen
- 53
Finishers verwelkomen
3 personen
- 54
Hersteldrank serveren
3 personen
- 55
Medaille uitreiken
2 personen
- 56
Bagage teruggeven
2 personen
- 57
Uitslagen verzamelen
2 personen
- 58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 59
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
- 60
Route vrijgeven
3 personen
Nazorg
- 61
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 62
Rustpunten afbreken
6 personen
- 63
Finishgebied afbreken
5 personen
- 64
Afval verzamelen
4 personen
- 65
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 66
Startgebied schoonmaken
4 personen
- 67
Materiaal sorteren
3 personen
- 68
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
- 70
Uitslagen online publiceren
- 71
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Startnummerbandenaantal 180
- Finishermedaillesaantal 180
- Routepijlenaantal 160
- Routebordenaantal 35
- Afzetlintaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 24
- Stokken voor pijlenaantal 100
- Tijdregistratiechipsaantal 180
- Startnummerpennenaantal 40
- Finishlintenaantal 200
- Prijzenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 10
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Handmegafoonsaantal 3
- Stopwatchesaantal 8
- Koelboxenaantal 10
- Thermoskannenaantal 8
- Watertonnenaantal 8
- Jerrycansaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 16
- Zaklampenaantal 12
- Nietmachinesaantal 6
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Steekwagensaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 200
- Herbruikbaar bestekaantal 220
- Schenkkanenaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 40
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Reddingsdekensaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Brandblussersaantal 3
Decoratie
- Startboog
- Finishboog
- Bannersaantal 8
- Routekaartenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route minstens één keer volledig en leg de route vast in een kaart en GPX-bestand. Noteer onderweg kruisingen, lastige passages en plekken waar routepijlen, afzetlint of extra pionnen nodig zijn.
- Bepaal rustpunten voordat je de deelnemersinformatie verstuurt. Koppel per rustpunt een vrijwilliger, een portofoon of telefoon en voldoende koelboxen en thermoskannen, zodat je niet op de wedstrijddag nog moet uitzoeken wie waar staat.
- Maak naast het normale draaiboek een concreet weerscenario. Leg vast wanneer je de route aanpast of de start uitstelt en deel die beslissingstermijn vooraf met deelnemers en vrijwilligers.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de trailrun. Vermeld daarin het startgebied, de routekaart of GPX, starttijd, medische contactgegevens, wat deelnemers zelf meenemen en hoe startnummers en polsbandjes worden gebruikt.
- Test de tijdregistratie vóór de eerste deelnemer arriveert. Controleer chips, laptops of tablets, stopwatches, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen en wijs één persoon aan die de uitslag en back-up bijhoudt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trailrun organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Open daarna de inschrijving, werf vrijwilligers en bestel startnummers en tijdregistratiemateriaal zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trailrun?
- Reken voor een kleine trailrun op minimaal één vrijwilliger bij de start, één bij de finish, één per rustpunt en extra mensen bij lastige kruisingen. Tel daarnaast minstens twee personen voor registratie, materiaal en een achterwacht voor uitval.
- Wanneer moet je de route van een trailrun uitzetten?
- Controleer de route uiterlijk de dag ervoor en zet pijlen en borden zo kort mogelijk voor de start uit. Loop na het plaatsen opnieuw de belangrijkste kruisingen na; haal alle markeringen direct na afloop weer weg.
- Wat regel je voor de veiligheid van een trailrun?
- Maak vóór de inschrijving een medische contactlijst, een bereikbaarheidsplan en een alternatief bij slecht weer. Zorg op de wedstrijddag voor portofoons of telefoons, duidelijke routeaanduiding en vrijwilligers die weten wanneer ze de organisatie moeten inschakelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!