So organisierst du einen Trailrun ohne Lücken

Ein Trailrun steht und fällt mit einer geprüften Strecke und einem belastbaren Ablauf am Start und Ziel. Lege zuerst Datum, Route und Startbereich fest, kläre danach Genehmigungen, Versicherung und Anmeldung. Erst wenn die Streckenlogistik steht, planst du Helfer, Ruhepunkte, medizinische Kontakte und die Zeitmessung. So bemerkst du fehlende Schilder, Funkgeräte oder eine Wetteralternative nicht erst am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Location und Startbereich reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Versicherung prüfen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Strecke vollständig erkunden
3 Personen
12
Streckenkarte und GPX-Datei erstellen
2 Personen
13
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
14
Medizinische Kontaktliste erstellen
15
Wetterszenario und Alternative festlegen
2 Personen
16
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
17
Routenschilder und Pfeile gestalten
2 Personen
18
Startnummern und Armbänder bestellen
19
Zeitmessmaterial reservieren
20
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
21
Volunteer-Anleitung schreiben
2 Personen
22
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
23
Materialbestand überprüfen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Frische Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
27
Route im Voraus markieren
4 Personen
28
Startbereich freiräumen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Anmeldetische einrichten
2 Personen
32
Startnummern bereitlegen
2 Personen
33
Zielbogen aufbauen
4 Personen
34
Zeitmessgeräte installieren
2 Personen
35
Ruhezonen einrichten
6 Personen
36
Erste-Hilfe-Stationen einrichten
3 Personen
37
Route ein letztes Mal kontrollieren
3 Personen
38
Wasser und Lebensmittel kühl lagern
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Startnummernausgabe öffnen
4 Personen
41
Verspätete Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
42
Gepäck entgegennehmen
2 Personen
43
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
44
Startbriefing geben
2 Personen
45
Trailrun starten
3 Personen
46
Routeposten besetzen
8 Personen
47
Erste Raststätte betreuen
3 Personen
48
Zweite Raststation betreuen
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Obst und Snacks servieren
3 Personen
51
Erste Hilfe leisten
2 Personen
52
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
53
Finisher begrüßen
3 Personen
54
Erholungsgetränk servieren
3 Personen
55
Medaille überreichen
2 Personen
56
Gepäck zurückgeben
2 Personen
57
Ergebnisse sammeln
2 Personen
58
Preisverleihung durchführen
3 Personen
59
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
60
Route freigeben
3 Personen

Nachbereitung

61
Wegweiser entfernen
4 Personen
62
Ruhezonen abbauen
6 Personen
63
Finishbereich abbauen
5 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
66
Startbereich reinigen
4 Personen
67
Material sortieren
3 Personen
68
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
70
Ergebnisse online veröffentlichen
71
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
FinishermedaillenAnz. 180
WegweiserAnz. 160
WegweiserAnz. 35
AbsperrbandAnz. 12
KegelAnz. 40
MarkerAnz. 24
PfeilschäfteAnz. 100
ZeitmesschipsAnz. 180
StartnummernstifteAnz. 40
ZiellinienbänderAnz. 200
PreiseAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 8
PowerbanksAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
HandmegafoneAnz. 3
StoppuhrenAnz. 8
KühlboxenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
WassertonnenAnz. 8
KanisterAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 12
TackerAnz. 6
WerkzeugkofferAnz. 3
SackkarrenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaraffenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KühlelementeAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
SicherheitswestenAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 3

Dekoration

Startbogen
Zielbogen
BannerAnz. 8
RoutenpläneAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Erkunde die Strecke vollständig und zeichne sie als Karte mit GPX-Datei auf. Markiere Engstellen, Kreuzungen und alle Punkte, an denen ein Wegweiser oder ein Helfer gebraucht wird.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Nimm darin Startzeit, Anreise, Streckenhinweise, Wetterregelung und den Ablauf der Startnummernausgabe auf.
Plane pro Ruhepunkt einen festen Standort, eine verantwortliche Person und eine Kommunikationsmöglichkeit ein. Funkgeräte und Mobiltelefone sollten vor dem Start geladen und getestet sein.
Erstelle die Helfereinteilung nicht nur nach Aufgabe, sondern auch nach Uhrzeit: Aufbau, Start, Strecke, Ziel und Abbau brauchen jeweils eine eigene Übergabe. Eine kurze schriftliche Anleitung verhindert Rückfragen im laufenden Betrieb.
Prüfe Material und Einkauf mindestens 3 Tage vorher anhand der Teilnehmerzahl. Kontrolliere dabei besonders Startnummern, Bänder, Zeitmesschips, Pfeile, Absperrband, Powerbanks und Thermoskannen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Trailrun anmelden?: Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Für Genehmigungen, Versicherung und die Einteilung der Helfer brauchst du die erwartete Teilnehmerzahl möglichst 2 Wochen vor dem Start.
Wie viele Helfer braucht ein Trailrun?: Rechne pro besetztem Streckenpunkt mit mindestens 1 Helfer und plane zusätzlich 2 bis 3 Personen für Start, Ziel und Reserve ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder abgelegenen Abschnitten solltest du jeweils eine eigene Besetzung vorsehen.
Wann sollte man die Trailrun-Strecke beschildern?: Bringe die Wegweiser, Pfeile und Absperrungen am Veranstaltungstag so früh an, dass die komplette Strecke vor dem ersten Start kontrolliert werden kann. Plane dafür mindestens 2 Stunden ein, bei einer langen oder abgelegenen Route entsprechend mehr.
Was braucht man für die Zeitmessung bei einem Trailrun?: Lege Zeitmesschips, Startnummern, Stoppuhren oder das reservierte Zeitmessmaterial spätestens am Vortag bereit. Halte außerdem einen Laptop oder ein Tablet, geladene Powerbanks und eine manuelle Ersatzliste für Ausfälle bereit.

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