Zo organiseer je een trailrun zonder gaten in de voorbereiding
Begin met de datum, route en start- en finishplek; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Controleer meteen vergunningen, verkeersmaatregelen en parkeerruimte, want die regel je liever weken dan dagen vooraf. Open daarna de inschrijving, werf vrijwilligers en werk de deelnemersinformatie uit. In de laatste week draait het om een volledige routecontrole, duidelijke markering, waterpunten, EHBO en een briefing waarin iedereen zijn taak en positie kent.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Start- en finishplek reserveren
- 4
Parkeerterrein reserveren
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Vrijwilligers werven
2 personen
- 8
Routebeschrijving publiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startgroepen indelen
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Verkeersplan uitwerken
2 personen
- 14
Weersverwachting volgen
- 15
Route volledig nalopen
3 personen
- 16
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
- 17
Noodnummers verzamelen
- 18
Deelnemersinformatie mailen
- 19
Startnummers afdrukken
2 personen
- 20
Routeborden voorbereiden
3 personen
- 21
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 22
Vrijwilligersbriefing maken
- 23
EHBO-bezetting bevestigen
- 24
Catering bestellen
2 personen
- 25
Waterpunten bepalen
2 personen
- 26
Startnummers sorteren
2 personen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Materialen controleren
2 personen
- 29
Batterijen opladen
- 30
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
- 31
Route opnieuw inspecteren
3 personen
- 32
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 33
Linten en hekken plaatsen
4 personen
- 34
Startboog opbouwen
3 personen
- 35
Finishboog opbouwen
3 personen
- 36
Inschrijftafels opstellen
3 personen
- 37
Tenten opzetten
4 personen
- 38
Waterpunten inrichten
4 personen
- 39
EHBO-post inrichten
2 personen
- 40
Parkeerroute bewegwijzeren
2 personen
- 41
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 42
Tijdregistratie testen
2 personen
- 43
Medaillebalie inrichten
2 personen
Event
- 44
Deelnemers onthalen
6 personen
- 45
Startnummers uitdelen
4 personen
- 46
Bagage innemen
3 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Deelnemers briefen
2 personen
- 49
Startschot geven
2 personen
- 50
Startvak begeleiden
4 personen
- 51
Parcoursposten bemannen
8 personen
- 52
Water en sportdrank uitdelen
6 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
- 55
Parcours controleren
3 personen
- 56
Tijdregistratie bewaken
2 personen
- 57
Finishers registreren
3 personen
- 58
Medaille uitdelen
3 personen
- 59
Finishfoto's maken
2 personen
- 60
EHBO-hulp verlenen
2 personen
- 61
Bagage teruggeven
3 personen
- 62
Finishcatering serveren
5 personen
- 63
Prijzen uitreiken
3 personen
- 64
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
- 65
Route vrijgeven
2 personen
Nazorg
- 66
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 67
Hekken en linten verwijderen
4 personen
- 68
Tenten en startbogen afbreken
4 personen
- 69
Afval verzamelen
4 personen
- 70
Terrein schoonmaken
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 76
Uitslagen publiceren
- 77
Deelnemers bedanken
- 78
Verloren spullen terugsturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 30
- Klaptafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startboog
- Finishboog
- Routepijlenaantal 120
- Markeerlintaantal 12
- Afzethekkenaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Kilometermarkersaantal 15
- Startnummersaantal 150
- Startnummerbandenaantal 150
- Medaillelintenaantal 120
- Finishmedaillesaantal 120
- Bagagenummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 150
- Prijzenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Waterjerrycansaantal 12
- Drinkdispensersaantal 8
- Drinkbekersaantal 1500
- Koelboxenaantal 8
- Thermodekensaantal 30
- Zaklampenaantal 12
- Portofoonsaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Tijdregistratiemattenaantal 2
- Routekaartenaantal 25
- Verkeershesjesaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 20
- Rugzakken voor postenaantal 8
Servies
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Mokkenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Thermoboxenaantal 4
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Prikbordenaantal 4
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Opvouwbare kruiwagensaantal 2
- EHBO-koffersaantal 3
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route niet alleen op papier vast: loop of fiets het volledige parcours uiterlijk een week vooraf na. Markeer gevaarlijke punten, controleer kruisingen en noteer waar routepijlen, lint, pionnen of afzethekken nodig zijn.
- Plan waterpunten op basis van de route en verwachte looptijd. Zet per punt waterjerrycans, drinkdispensers en bekers klaar en wijs vooraf een vrijwilliger aan die controleert of de voorraad niet opraakt.
- Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag af. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen enkele dagen eerder, zodat startnummers, polsbandjes en bagagenummers gesorteerd klaarliggen.
- Maak de vrijwilligersbriefing kort maar volledig: geef per post een locatie, aankomsttijd, taak, portofoonafspraak en noodnummer. Bevestig de EHBO-bezetting uiterlijk in de laatste week en deel ook de verkeersmaatregelen uit.
- Volg vanaf vijf dagen voor de trailrun dagelijks de weersverwachting. Bij warm weer heb je extra aandacht voor water en schaduw nodig; bij kou of regen moeten thermodekens, tenten en een aangepast veiligheidsplan beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trailrun organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en start- en finishplek. Open daarna de inschrijving en werf vrijwilligers; reserveer de laatste week voor controles en briefings.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trailrun?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen, waterpunten en deelnemers, maar tel minimaal één vrijwilliger per bemande post en één coördinator voor de route. Plan daarnaast aparte mensen voor start, finish, bagage en registratie.
- Wanneer moet je de trailrunroute markeren?
- Loop de route uiterlijk 24 uur vooraf nogmaals na en plaats de definitieve routepijlen, kilometermarkers en het markeerlint zo kort mogelijk voor de start. Zo verklein je de kans dat markeringen verdwijnen of verplaatst worden.
- Hoeveel water heb je nodig bij een trailrun?
- Bepaal de hoeveelheid op basis van het aantal deelnemers, het aantal waterpunten en de weersverwachting. Zorg per punt voor een reservevoorraad en controleer tijdens de wedstrijd minstens ieder uur of jerrycans en bekers moeten worden aangevuld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!