Trailrun organisieren: So planst du die Strecke und den Renntag

Ein Trailrun steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem sicheren Start-Ziel-Bereich. Lege zuerst Datum und Route fest, kläre Genehmigungen und reserviere die nötigen Flächen für Start, Ziel und Parkplätze. Danach öffnest du die Anmeldung, planst Startgruppen und teilst Helfer, Wasserstellen und Verkehrsaufgaben ein. In der letzten Woche geht es vor allem um Streckenkontrolle, Beschilderung, Notfallabläufe und die Wetterlage.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Start- und Zielbereich reservieren
4
Parkplatz reservieren
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Wegbeschreibung veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Startgruppen einteilen
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
14
Wettervorhersage verfolgen
15
Route vollständig ablaufen
3 Personen
16
Gefahrenstellen markieren
3 Personen
17
Notrufnummern sammeln
18
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
19
Startnummern drucken
2 Personen
20
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
21
Armbänder sortieren
2 Personen
22
Freiwilligenbriefing erstellen
23
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
24
Catering bestellen
2 Personen
25
Wasserstellen festlegen
2 Personen
26
Startnummern sortieren
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Materialien prüfen
2 Personen
29
Batterien aufladen
30
Wettermaßnahmen bereitstellen
2 Personen
31
Route erneut inspizieren
3 Personen
32
Wegweiser aufstellen
4 Personen
33
Bänder und Absperrungen aufstellen
4 Personen
34
Startbogen aufbauen
3 Personen
35
Zielbogen aufbauen
3 Personen
36
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
37
Zelte aufbauen
4 Personen
38
Wasserstellen einrichten
4 Personen
39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
40
Parkroute ausschildern
2 Personen
41
Startnummern bereitlegen
2 Personen
42
Zeiterfassung testen
2 Personen
43
Medaillen-Theke einrichten
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
6 Personen
45
Startnummern ausgeben
4 Personen
46
Gepäck annehmen
3 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Teilnehmer briefen
2 Personen
49
Startschuss geben
2 Personen
50
Startbereich betreuen
4 Personen
51
Streckenposten besetzen
8 Personen
52
Wasser und Sportgetränke verteilen
6 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
55
Parcours kontrollieren
3 Personen
56
Zeiterfassung überwachen
2 Personen
57
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
58
Medaillen verteilen
3 Personen
59
Zielfotos machen
2 Personen
60
Erste-Hilfe leisten
2 Personen
61
Gepäck zurückgeben
3 Personen
62
Verpflegung im Ziel servieren
5 Personen
63
Preise überreichen
3 Personen
64
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
65
Route freigeben
2 Personen

Nachbereitung

66
Wegweiser entfernen
4 Personen
67
Absperrgitter und Bänder entfernen
4 Personen
68
Zelte und Startbögen abbauen
4 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Gelände reinigen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Ergebnisse veröffentlichen
77
Teilnehmer verabschieden
78
Verlorene Gegenstände zurückschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 120
AbsperrbandAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
KegelAnz. 30
KilometermarkierungenAnz. 15
StartnummernAnz. 150
StartnummernbänderAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 120
Finisher-MedaillenAnz. 120
GepäcknummernAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
PreiseAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
WasserkanisterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 8
TrinkbecherAnz. 1500
KühlboxenAnz. 8
ThermodeckenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 12
FunkgeräteAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
ZeitmessmattenAnz. 2
RoutenpläneAnz. 25
WarnwestenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
Rucksäcke für StationenAnz. 8

Geschirr

KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
TassenAnz. 120
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
ThermoboxenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
PinnwändeAnz. 4
MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
KlappkarrenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Laufe die komplette Route spätestens 7 Tage vor dem Trailrun ab und prüfe zusätzlich am Vortag gefährliche Stellen. Markiere unübersichtliche Abzweigungen mit Wegweisern, Absperrband oder Kegeln und setze Kilometermarkierungen sichtbar aus.
Kläre Genehmigungen und Reservierungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Das betrifft nicht nur die Strecke, sondern auch Start- und Zielbereich sowie den Parkplatz; ohne diese Zusagen lässt sich der Ablauf nicht zuverlässig planen.
Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach konkreten Zeitfenstern ein. Plane für jede Wasserstelle, die Startgruppen, die Verkehrsregelung und das Ziel mindestens eine verantwortliche Person plus Ersatz ein.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Anfahrt, Parkplatz, Startzeit, Startgruppe, Notrufnummern und Hinweise zu Verpflegung und Streckenbedingungen.
Bestelle die Verpflegung nach der gemeldeten Teilnehmerzahl und plane die erste Wasserstelle ab dem ersten längeren Streckenabschnitt. Stelle Wasserkanister, Getränkespender und Trinkbecher am Vorabend bereit und halte Kühlboxen für empfindliche Getränke bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Trailrun anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens 2 Wochen für die Einteilung der Startgruppen, die Helferplanung und die Bestellung von Startnummern und Verpflegung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Trailrun?: Plane pro Wasserstelle und jedem wichtigen Streckenposten mindestens 2 Helfer ein, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind. Für Start und Ziel kommen zusätzlich Helfer für Startnummern, Zeitmessung, Gepäck und Erste Hilfe hinzu.
Wann sollte man die Trailrun-Strecke kontrollieren?: Laufe die Route 7 Tage vorher vollständig ab und kontrolliere sie am Vortag noch einmal. Nach starkem Regen oder Sturm solltest du Gefahrenstellen unmittelbar vor dem Start erneut prüfen.
Wie viel Wasser braucht man für einen Trailrun?: Plane pro Teilnehmer und Verpflegungsstelle mindestens 0,3 bis 0,5 Liter Wasser als Ausgangswert. Bei warmem Wetter oder langen Abschnitten ohne Nachschub brauchst du mehr; die genaue Menge hängt von Streckenlänge, Temperatur und Teilnehmerzahl ab.

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