Zo organiseer je een torenloop zonder losse eindjes

Begin met de datum, route en startlocatie; pas daarna kun je vergunningen, verkeersmaatregelen en hulpverlening goed regelen. Een torenloop vraagt daarnaast om een duidelijke deelnemersadministratie, betrouwbare tijdregistratie en genoeg vrijwilligers op vaste posten. Regel materialen zoals startnummers, routebordjes en medische voorzieningen niet pas in de laatste week. Werk met één planning voor organisatie, deelnemers en wedstrijddag, zodat iedereen weet wat wanneer klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Toren en startlocatie reserveren
4
Verzekering controleren
5
Verkeersplan opstellen
2 personen
6
Hulpverleners vastleggen
7
Tijdregistratie reserveren
8
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers bestellen
16
Medaillelevering bevestigen
17
Routebordjes ontwerpen
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
20
Catering reserveren
21
Sanitaire voorzieningen regelen
22
Noodnummers afdrukken
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Medische materialen controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Routebordjes klaarzetten
2 personen
28
Start- en finishzone inrichten
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
32
Route bewegwijzeren
6 personen
33
Afzettingen plaatsen
6 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
35
Startnummers klaarleggen
3 personen
36
Tijdregistratie testen
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Waterpunten vullen
3 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Inschrijvingen controleren
4 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
44
Hardloopstart begeleiden
4 personen
45
Routepost bezetten
8 personen
46
Tijdregistratie bedienen
2 personen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Medaille uitreiken
3 personen
49
Water bij de finish uitdelen
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Afval en glas opruimen
3 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
56
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

57
Routeafzettingen verwijderen
6 personen
58
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Terrein schoonmaken
5 personen
61
Servies en materialen afwassen
3 personen
62
Afval afvoeren
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Tijdregistratiegegevens exporteren
65
Uitslagen publiceren
66
Bedankbericht versturen
67
Vergeten spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Dranghekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerschalenaantal 20
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Startfinishdoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Podiumlintaantal 2
Prijstrofeeënaantal 12

Apparatuur

Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 4
Labelprintersaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Finishermedaillesaantal 350
Routepijlenaantal 45
Kilometermarkeringenaantal 12
Waterdispensersaantal 8
Drinkbekers voor routeaantal 800
Pionnenaantal 60
Linten voor afzettingaantal 20
Startpistool
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Reservevetersaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermosdispensersaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 200
Zaklampen voor verkeerspostenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, toren, startlocatie en eindtijd eerst vast. Vraag de vergunning daarna aan en neem in het verkeersplan ook dranghekken, routebordjes en de plekken van verkeersbegeleiders op.
Open de inschrijving pas wanneer categorieën, startnummers en tijdregistratie geregeld zijn. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de loop, inclusief starttijd, route, bereikbaarheid en noodnummer.
Plan per onderdeel minstens één verantwoordelijke en maak een vrijwilligersindeling met aankomsttijd. Laat posten voor start, route, tijdregistratie, catering en medische hulp minimaal 60 minuten vóór de eerste start bezet zijn.
Controleer leveringen één week vooraf: startnummers, banden, medailles, portofoons, stopwatches en materialen voor de finish. Sorteer startnummers per categorie of startblok, zodat uitgifte op de dag zelf niet ophoopt.
Maak een wedstrijddag-checklist met stroom, geluid en sanitaire voorzieningen. Test luidsprekers, mengpaneel, tablets en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren en leg noodnummers zowel bij de organisatiepost als bij de hulpverleners neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een torenloop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, toren en startlocatie. Regel vergunning, verzekering en verkeersplan zo vroeg mogelijk; materiaalbestellingen en vrijwilligersplanning horen uiterlijk 4 weken voor de loop rond te zijn.
Welke vergunning heb je nodig voor een torenloop?: Dat hangt af van de route, openbare weg en gemeente. Neem minimaal 3 tot 4 maanden vooraf contact op met de gemeente en lever een route- en verkeersplan aan; vraag ook na of aanvullende toestemming voor de toren of startlocatie nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een torenloop?: Maak per vaste post een bezetting en voeg een kleine reserve toe. Reken bijvoorbeeld op minimaal 2 mensen bij start en finish, 1 of meer per routepost en extra hulp voor tijdregistratie, catering en medische ondersteuning; het exacte aantal hangt af van route en deelnemersaantal.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een torenloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd en herhaal de belangrijkste punten 24 uur vooraf. Vermeld starttijd, locatie, route, parkeren, categorie, startnummeruitgifte, bereikbaarheid en een noodnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.