Organiser une course de tour sans rien oublier

Une course de tour se prépare dans un ordre précis : sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, puis organiser les inscriptions et l’accueil. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le lieu de départ avant de contacter les prestataires. Les points souvent oubliés sont l’assurance, le plan de circulation, les sanitaires et la répartition détaillée des bénévoles. Cette méthode vous aide à garder le contrôle jusqu’au jour de la course.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Réserver la tour et le lieu de départ
4
Vérifier l’assurance
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Désigner les secouristes
7
Réserver le chronométrage
8
Définir les catégories de participants
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Commander les dossards
16
Confirmer la livraison des médailles
17
Concevoir les panneaux de direction
2 personnes
18
Envoyer les informations aux participants
19
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
20
Réserver le catering
21
Prévoir les installations sanitaires
22
Imprimer les numéros d’urgence
23
Trier les dossards
3 personnes
24
Vérifier le matériel médical
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Aménager la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
32
Balisage du parcours
6 personnes
33
Installer les barrières
6 personnes
34
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
35
Préparer les dossards
3 personnes
36
Tester le chronométrage
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Remplir les points d'eau
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Vérifier les inscriptions
4 personnes
42
Distribuer les dossards
4 personnes
43
Accompagner les participants au départ
3 personnes
44
Accompagner le départ de la course
4 personnes
45
Tenir le poste de parcours
8 personnes
46
Gérer le chronométrage
2 personnes
47
Enregistrer les arrivants
3 personnes
48
Remettre la médaille
3 personnes
49
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Ramasser les déchets et le verre
3 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Animer la remise des prix
3 personnes
56
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

57
Retirer les barrières du parcours
6 personnes
58
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer le site
5 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Évacuer les déchets
3 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Exporter les données de chronométrage
65
Publier les résultats
66
Envoyer un message de remerciement
67
Enregistrer les objets oubliés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Barrières de fouleqté 40
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Gobelets à café réutilisablesqté 250
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Bâches de départ-arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Ruban de scèneqté 2
Trophéesqté 12

Équipement

Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Distributeurs d'eauqté 8
Gobelets pour le parcoursqté 800
Cônesqté 60
Rubans de balisageqté 20
Pistolet de départ
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Lacets de rechangeqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Distributeurs thermosqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Gants en nitrileqté 200
Lampes torches pour les postes de circulationqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la course par la date, l’itinéraire, l’autorisation et la réservation de la tour et du lieu de départ. Sans ces validations, évitez d’ouvrir les inscriptions.
Traitez la sécurité comme un dossier séparé : assurance, plan de circulation, secouristes désignés et numéros d’urgence imprimés doivent être confirmés avant l’envoi des informations aux participants.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour trier les dossards, vérifier les besoins alimentaires et préparer la répartition des bénévoles. Gardez une liste des changements de dernière minute.
Réservez le chronométrage plusieurs semaines à l’avance et testez les chronomètres, tablettes, imprimantes d’étiquettes et talkies-walkies au plus tard la veille.
Prévoyez l’accueil et l’après-course ensemble : tentes, tables, sanitaires, catering, gobelets réutilisables, médailles et trophées doivent être associés à un responsable et à une heure de livraison précise.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de tour ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de réserver le chronométrage et de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de tour ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une clôture 7 à 10 jours avant la course afin de commander les dossards et de préparer les listes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par postes dès que les inscriptions sont ouvertes : départ, arrivée, parcours, ravitaillement, accueil et sécurité. Confirmez les horaires et les remplacements au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer le parcours et le plan de circulation ?: Établissez une première version 4 à 6 semaines avant la course, puis faites une vérification sur place la semaine précédente. Les panneaux de direction, les barrières et les points de secours doivent correspondre à cette version finale.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.