Zo organiseer je een topconferentie zonder last-minute problemen

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde naar het programma, de sprekers en de deelnemersregistratie. Een topconferentie staat of valt met informatie die op tijd binnenkomt: presentaties, dieetwensen, badgegegevens en reserveringen. Plan techniek en zaalopstelling niet als laatste controle, maar test ze vóór de conferentiedag. Gebruik de takenlijst als draaiboek en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Programma definitief maken
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekersinformatie verzamelen
9
Presentaties opvragen
10
Naamkaartjes ontwerpen
11
Programmafolders maken
2 personen
12
Reserveringen bevestigen
13
Catering bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Badgegegevens controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Naamkaartjes printen
2 personen
19
Programmafolders printen
2 personen
20
Catering voorbereiden
4 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
4 personen
25
Podiumtafel plaatsen
2 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
28
Programmafolders klaarleggen
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Presentaties verzamelen
32
Laptop aansluiten
2 personen
33
Projector instellen
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Geluidsniveau instellen
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
3 personen
37
Buffet klaarzetten
4 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Registratie openen
4 personen
41
Deelnemers welkom heten
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Opening begeleiden
2 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Microfoons doorgeven
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Servies afruimen
3 personen
50
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
51
Netwerkborrel klaarzetten
4 personen
52
Borrelhapjes serveren
4 personen
53
Dinerbuffet klaarzetten
5 personen
54
Dinerbuffet serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies en glazen afruimen
4 personen
57
Afsluitende spreker begeleiden
2 personen
58
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Sanitair controleren
2 personen
68
Apparatuur inpakken
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Foto- en videomateriaal archiveren
73
Bedankberichten versturen
74
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 24
Hoge statafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 3
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Tafellinnenaantal 30

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 6

Registratie

Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Baliepennenaantal 20
Registratiebakkenaantal 6
Clipboardsaantal 6
Tafelnummersaantal 30

Presentatie

Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 180
Balpennenaantal 220
Sprekerskaartjesaantal 20
Presentatiemapaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinermessenaantal 180
Dinervorkenaantal 180
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 16
Buffetbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Logo-bannersaantal 6
Podiumachterwand
Tafelstukkenaantal 24
Naamtafelbordjesaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit programma en sprekers uiterlijk 6 weken vooraf af. Vraag presentaties meteen op en maak een vaste deadline, zodat je niet op de ochtend zelf nog bestanden en adapters hoeft te verzamelen.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma stabiel zijn. Controleer de deelnemerslijst minstens 2 keer: één week vooraf voor dieetwensen en reserveringen, en opnieuw op de dag vóór de conferentie voor badgegegevens.
Plan per spreker 15 minuten voor een technische test. Controleer niet alleen de presentatielaptop en projector, maar ook HDMI-adapters, microfoons, geluidsniveau, presentatieklikker en de werking van elke aansluiting.
Maak de registratiebalie minstens 60 minuten vóór ontvangst gereed. Leg badgehouders, lanyards, baliepennen, registratiebakken en clipboards klaar en zet de deelnemerslijst zo neer dat bezoekers snel gevonden worden.
Zet de zaal op basis van het programma klaar: congresstoelen voor de sessies, klaptafels waar deelnemers schrijven en een podiumtafel met sprekerstoelen. Controleer daarnaast vóór binnenkomst alle ruimtes, tafelnummers, flip-overs en stiften.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een topconferentie organiseren en plannen?: Start bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met locatie, datum en programma. Bevestig sprekers uiterlijk 6 weken voor de conferentie en sluit de deelnemersgegevens één week vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een topconferentie op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor zaalopstelling, registratie en techniek bij een middelgrote conferentie. Laat alle controles uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst afgerond zijn, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet je presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties direct na bevestiging van de spreker op, met een deadline van 5 tot 7 dagen vóór de conferentie. Plan daarna per spreker een technische controle van ongeveer 15 minuten.
Hoe voorkom je problemen met badges en dieetwensen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en controleer ze één week vooraf met de catering. Controleer badgegegevens opnieuw op de dag vóór het evenement en print daarna pas de definitieve naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.