Cómo organizar una conferencia de alto nivel sin perder el control

Organizar una conferencia de alto nivel exige cerrar primero las decisiones que afectan a todo lo demás: lugar, fecha, programa y ponentes. Después se abren las inscripciones, se recogen los datos necesarios y se encargan materiales, catering y equipo técnico. La última semana sirve para confirmar reservas, recibir presentaciones y revisar acreditaciones. El día anterior se comprueban los espacios, se montan las mesas y sillas y se deja preparada la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Definir el programa final
2 personas
3
Confirmar ponentes
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar información de los ponentes
9
Solicitar presentaciones
10
Diseñar tarjetas de nombre
11
Crear folletos del programa
2 personas
12
Confirmar las reservas
13
Pedir el catering
14
Probar la técnica
2 personas
15
Comprobar la lista de participantes
2 personas
16
Comprobar los datos de la acreditación
17
Hacer la compra
3 personas
18
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
19
Imprimir folletos del programa
2 personas
20
Preparar el catering
4 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Comprobar los espacios
2 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Colocar la mesa del escenario
2 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
28
Preparar folletos del programa
2 personas
29
Colgar señalización
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Recopilar las presentaciones
32
Conectar el portátil
2 personas
33
Configurar el proyector
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
36
Montar el punto de café
3 personas
37
Preparar el buffet
4 personas
38
Preparar la vajilla
2 personas

Evento

39
Recibir a los ponentes
2 personas
40
Abrir el registro
4 personas
41
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
42
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
43
Servir café y té
3 personas
44
Acompañar la inauguración
2 personas
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Pasar los micrófonos
2 personas
47
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
48
Rellenar las bebidas
3 personas
49
Recoger la vajilla
3 personas
50
Gestionar las preguntas del público
2 personas
51
Montar el aperitivo de networking
4 personas
52
Servir aperitivos
4 personas
53
Preparar el bufé de cena
5 personas
54
Servir el bufé de cena
5 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Retirar la vajilla y los vasos
4 personas
57
Acompañar al orador de clausura
2 personas
58
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
59
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

60
Apagar la técnica
2 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar mesas y sillas
5 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Lavar la vajilla
4 personas
65
Limpiar la cocina
3 personas
66
Limpiar la sala
4 personas
67
Comprobar el sanitario
2 personas
68
Empacar el equipo
2 personas
69
Entregar la ubicación
2 personas
70
Enfriar la comida sobrante
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Archivar el material fotográfico y de vídeo
73
Enviar mensajes de agradecimiento
74
Compartir las presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas plegablescant. 24
Mesas altas tipo cóctelcant. 12
Mesas de registrocant. 3
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Manteleríacant. 30

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 6

Registro

Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Cajas de registrocant. 6
Portapapelescant. 6
Números de mesacant. 30

Presentación

Pizarras de hojascant. 4
Atriles de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Bloc de notascant. 180
Bolígrafoscant. 220
Tarjetas para ponentescant. 20
Carpeta de presentacióncant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cuchillos de cenacant. 180
Tenedores de cenacant. 180
Cucharonescant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Bandejas de bufécant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banners con el logocant. 6
Fondo de escenario
Centros de mesacant. 24
Carteles de mesa con nombrescant. 24
Guirnaldascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Si todavía cambian las sesiones o los ponentes, tendrás que corregir el formulario, los folletos y las tarjetas de nombre.
Abre las inscripciones cuando la agenda y los ponentes principales estén confirmados. Pide desde el principio los datos de acreditación y las preferencias dietéticas para no perseguir esa información al final.
Solicita las presentaciones varios días antes de la conferencia y pruébalas en el portátil de presentación. Comprueba también el proyector, los micrófonos inalámbricos, los cables HDMI, los adaptadores y el clic de presentación.
Haz una prueba técnica completa antes del evento, no solo una comprobación de encendido. Revisa el sonido desde los asientos, la mesa de mezclas, los altavoces, las regletas y los enrollacables.
Prepara la recepción con tiempo suficiente para la primera llegada. Ordena las etiquetas con nombres, los portabadges, los lanyards, los bolígrafos y la lista de participantes; deja además las acreditaciones separadas por orden alfabético si esperas muchos asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de alto nivel?: Empieza al menos 8-12 semanas antes para cerrar el lugar, la fecha, el programa y los ponentes. Reserva más margen si necesitas confirmaciones institucionales, traducción o un montaje técnico complejo.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia?: Envíalas cuando el lugar, la fecha y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Abre el formulario de inscripción al mismo tiempo para controlar las plazas y recoger datos de acreditación.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una conferencia?: Solicítalo cuando tengas una primera previsión de asistentes y vuelve a confirmar la cantidad 5-7 días antes. En ese momento ya deberías disponer de las preferencias dietéticas y de las reservas definitivas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y las presentaciones reales. El día del evento realiza además una comprobación breve antes de abrir la recepción.

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