So organisierst du einen Themenabend
Ein Themenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Ort fest, danach folgen Mitwirkende, Anmeldungen und Technik. Plane nicht nur den Abend selbst, sondern auch Drucksachen, Kostüme, Requisiten und Catering vorab. Besonders oft werden Genehmigungen, Ernährungswünsche und technische Proben zu spät geklärt. Mit der richtigen Reihenfolge behältst du den Überblick und vermeidest hektische Nachkäufe am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Künstler und Mitarbeitende festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Online-Anmeldungen öffnen
- 7
Ticketverkauf einrichten
- 8
Werbeplakat verteilen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 12
Reservierungen bestätigen
- 13
Drehbuch ausdrucken
- 14
Publikumsliste drucken
- 15
Programmhefte drucken
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Requisitenliste prüfen
2 Personen
- 18
Kostüme prüfen
2 Personen
- 19
Technische Liste prüfen
2 Personen
- 20
Licht- und Tontechnik reservieren
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Geschirrbestand prüfen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Kostüme waschen und bügeln
2 Personen
- 25
Requisiten sammeln
3 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Pausensnacks bereitstellen
3 Personen
- 29
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 32
Bühnenfläche freiräumen
3 Personen
- 33
Dekor aufbauen
4 Personen
- 34
Requisiten bereitstellen
3 Personen
- 35
Licht installieren
3 Personen
- 36
Soundanlage installieren
3 Personen
- 37
Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Lichtmodi testen
2 Personen
- 39
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Event
- 40
Künstler empfangen
2 Personen
- 41
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
- 42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 43
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 44
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
- 45
Besucher empfangen
4 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Getränke servieren
3 Personen
- 48
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
- 49
Vorstellung starten
3 Personen
- 50
Licht und Ton bedienen
2 Personen
- 51
Requisiten austauschen
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Pausensnacks servieren
4 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 56
Vorstellung fortsetzen
3 Personen
- 57
Applausmoment begleiten
2 Personen
- 58
Künstler bedanken
- 59
Nachfeier servieren
3 Personen
- 60
Besucher verabschieden
3 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Requisiten abbauen
3 Personen
- 64
Deko abbauen
4 Personen
- 65
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten kontrollieren
- 70
Vorrat verpacken
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Kostüme zurückgeben
2 Personen
- 73
Fundbüro nachrufen
- 74
Zahlungen und Belege bearbeiten
- 75
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 8
- EmpfangstischAnz. 2
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Laptop
- Präsentations-Fernbedienung
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelbrückenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- ArbeitslampenAnz. 4
Dekoration
- HintergrundvorhängeAnz. 3
- BühnengardinenAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- VasenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 12
Requisiten
- RequisitenkistenAnz. 4
- HandrequisitenAnz. 20
- Dekorative MöbelAnz. 6
Kostüme
- KleiderständerAnz. 3
- KostümhüllenAnz. 20
- KleiderbügelAnz. 30
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TortenplattenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
Papierwaren
- ProgrammhefteAnz. 120
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- GewebeklebebandAnz. 4
- A4-DruckpapierAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WitzeAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Saal zuerst fest. Prüfe Genehmigungen direkt danach, damit du nicht erst kurz vor dem Themenabend feststellst, dass eine Freigabe oder Auflage fehlt.
- Öffne Online-Anmeldung und Ticketverkauf, sobald Ort und Programm stehen. Plane mindestens zwei Wochen für Rückfragen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen ein.
- Reserviere Licht- und Tontechnik frühzeitig und teste Laptop, Mischpult, Funkmikrofone, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Kabelbrücken und Verlängerungskabel werden besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Kläre Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss und bestätige die Reservierungen anschließend. Halte dabei Getränke, Geschirr und die gemeldeten Ernährungswünsche getrennt fest, damit die Ausgabe am Empfang nicht ins Stocken gerät.
- Bereite Drehbuch, Publikumsliste, Programmhefte und Namensschilder spätestens am Tag vor der Veranstaltung vor. Prüfe Kostüme und Requisiten ebenfalls dann; gewaschene Kostüme, Kostümhüllen und Requisitenkisten lassen sich am Veranstaltungstag nicht zuverlässig nebenbei organisieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Genehmigungen. Künstler, Mitarbeitende, Technik und Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte ich Einladungen für einen Themenabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Themenabend und öffne gleichzeitig die Online-Anmeldung. Setze den Anmeldeschluss auf sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Publikumsliste rechtzeitig feststehen.
- Wann muss man die Technik für einen Themenabend testen?
- Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Beleuchtung mindestens drei Wochen vorher. Führe einen vollständigen Test mit Laptop, HDMI-Kabeln und Verlängerungskabeln spätestens am Vortag durch.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Themenabends?
- Plane mindestens drei Stunden für Bestuhlung, Empfangstisch, Dekoration, Licht, Ton und Requisiten ein. Für Kostüme, Bühnenvorhänge und eine technische Probe solltest du zusätzlich einen separaten Zeitblock vor dem Einlass einplanen.
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