Organiser une soirée théâtre sans rien laisser au hasard

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et la salle, puis les artistes, les inscriptions et la logistique. Les oublis arrivent souvent dans les dernières 48 heures, quand il faut encore confirmer le public, le catering, les costumes et la technique. Prévoyez des vérifications séparées pour la scène, l’accueil et la salle. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’installation et l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver les artistes et le personnel
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Mettre en place la billetterie
8
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
12
Confirmer les réservations
13
Imprimer le déroulé
14
Imprimer la liste du public
15
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier la liste des accessoires
2 personnes
18
Vérifier les costumes
2 personnes
19
Vérifier la liste technique
2 personnes
20
Réserver le matériel d’éclairage et de sonorisation
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Vérifier le stock de vaisselle
23
Faire les courses
3 personnes
24
Laver et repasser les costumes
2 personnes
25
Rassembler les accessoires
3 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les collations de pause
3 personnes
29
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer des tables d'accueil
2 personnes
32
Dégager le sol de la scène
3 personnes
33
Monter la décoration
4 personnes
34
Installer les accessoires
3 personnes
35
Installer l’éclairage
3 personnes
36
Installer le son
3 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
39
Préparer les costumes
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Réaliser la répétition technique
4 personnes
42
Monter le buffet traiteur
3 personnes
43
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Accompagner le public à la salle
3 personnes
49
Lancer le spectacle
3 personnes
50
Gérer la lumière et le son
2 personnes
51
Changer les accessoires
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Servir les en-cas de pause
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
56
Reprendre le spectacle
3 personnes
57
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
58
Remercier les artistes
59
Servir le verre de clôture
3 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Démonter les accessoires
3 personnes
64
Démonter le décor
4 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Vérifier les toilettes
70
Emballer le stock
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Restituer les costumes
2 personnes
73
Rappeler pour les objets trouvés
74
Traiter les paiements et les reçus
75
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 8
Table d’accueilqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Télécommande de présentation
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passages de câblesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Vasesqté 6
Bougies LEDqté 12

Accessoires

Caisses de accessoiresqté 4
Accessoires à la mainqté 20
Mobilier décoratifqté 6

Costumes

Portants à costumesqté 3
Housses de costumesqté 20
Cintresqté 30

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Papeterie

Brochures du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 4
Papier d'impression A4qté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite la salle, les artistes et le personnel afin de connaître vos capacités d’accueil et vos horaires réels.
Testez la sonorisation et l’éclairage au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les passages de câbles.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour confirmer les réservations et calculer le catering. Recueillez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant la représentation.
Préparez trois documents imprimés le jour même : le déroulé, la liste du public et les livrets du programme. Gardez aussi une liste à jour des badges nominatifs à l’accueil.
Ne rangez pas les costumes et accessoires au dernier moment. Lavez et repassez les costumes, rassemblez les accessoires et contrôlez les caisses, les portants et les housses avant le montage de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, de mettre en place la billetterie, de diffuser l’affiche et de préparer la technique sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée théâtre ?: Ouvrez-les dès que la date, le programme, la salle et la capacité d’accueil sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date de clôture au moins 5 jours avant l’événement pour finaliser le catering.
Quand faire les tests de son et de lumière ?: Faites un premier contrôle lors de la réservation du matériel, puis un test complet le jour de la soirée, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Contrôlez chaque microphone, projecteur, câble et rallonge sur place.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée théâtre ?: La veille, vérifiez les costumes, les accessoires, la liste technique et le stock de vaisselle. Imprimez si possible le déroulé, la liste du public et les livrets du programme afin de garder les 2 dernières heures pour l’installation et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.