Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin een toneelavond niet met decor of catering, maar met de voorstelling, datum en locatie. Zodra die vaststaan, kun je begroting, entreeprijs, acteurs, crew en kaartverkoop op elkaar afstemmen. Daarna werk je van publieksinformatie naar uitvoering: promotie, aanmeldingen, techniek, licht, decor, kostuums en ontvangst. De laatste week draait vooral om controleren en klaarzetten. Met een afgedrukt draaiboek en aparte publieks- en crewlijsten weet iedereen op de avond zelf waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
3
Reservering voor locatie maken
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Begroting en entreeprijs vastleggen
2 personen
6
Acteurs en crew bevestigen
2 personen
7
Promotietekst schrijven
8
Affiche en online afbeelding maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Publiciteit verspreiden
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Kaartverkoop en betalingen controleren
15
Publiekslijst en crewlijst maken
16
Draaiboek afdrukken
17
Techniek en lichtplan controleren
2 personen
18
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
19
Kostuums controleren
2 personen
20
Catering en boodschappen plannen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
22
Publiek en crew informeren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Decor en rekwisieten klaarzetten
3 personen
25
Kostuums klaarleggen
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Entree- en garderobetafel plaatsen
2 personen
31
Decor opbouwen
4 personen
32
Rekwisieten op scène plaatsen
2 personen
33
Licht en geluid aansluiten
3 personen
34
Microfoons en muziek testen
3 personen
35
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
36
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
39
Acteurs laten omkleden
2 personen
40
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen
41
Kaarten en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Kassa en entree bemannen
2 personen
44
Publiek ontvangen
3 personen
45
Programma openen
46
Eerste toneelbedrijf uitvoeren
8 personen
47
Pauzedrankjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Tweede toneelbedrijf uitvoeren
8 personen
50
Applaus en bedankwoord verzorgen
2 personen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

52
Kassa afsluiten
2 personen
53
Decor en rekwisieten afbreken
4 personen
54
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Foyer en zaal schoonmaken
3 personen
59
Locatie opleveren
2 personen
60
Materialen terugbrengen
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
62
Ongebruikte boodschappen opruimen
63
Bezoekersbedankje versturen
64
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor entree
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 100
Regisseursstoelaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop voor afspeellijst
Gereedschapskist
Zaklampenaantal 3
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-bouwlampenaantal 2
Lichtfiltersaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Decorpanelenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Theaterposteraantal 4
Pijlbordjesaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Plakhaakjesaantal 20
Bindtouw

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 8
Kannenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afwasteilaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Programmaboekjesaantal 100
Entreeticketsaantal 100
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Leg programma, speelduur en pauzemoment vroeg vast. Daarvan hangen de aanvangstijd, publieksinformatie, catering en het licht- en geluidsplan af.
Plan kaartverkoop en aanmeldingen niet pas na de promotie. Open het formulier zodra datum, locatie en entreeprijs definitief zijn en verwerk dieetwensen meteen in dezelfde lijst.
Controleer techniek in de ruimte zelf, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, podiumspots, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Maak decor en kostuums minimaal 2 dagen voor de voorstelling compleet. Leg decorpanelen, achtergronddoek, rekwisieten en kleding per scène klaar; ontbrekende onderdelen vallen dan nog op.
Richt de publieksontvangst vóór de generale repetitie in. Zet de klaptafel voor entree, stoelen, pijlbordjes, publiekslijst en programmamateriaal klaar en wijs één persoon aan voor betalingen en vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma, begroting en acteurs. Start promotie en kaartverkoop zodra die basis uiterlijk 6 weken voor de voorstelling vaststaat.
Wanneer moet je de techniek voor een toneelavond testen?: Doe een volledige technische test 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Test niet alleen apparatuur, maar ook kabelroutes, microfoons, lichtfilters en het afspelen van audio vanaf de laptop.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een toneelavond?: Zet het aantal stoelen gelijk aan het verwachte aantal bezoekers en houd 5 tot 10 procent reserve achter de hand. Controleer dit na het sluiten van de aanmeldingen, zodat je de zaalindeling nog kunt aanpassen.
Wanneer moet je decor en kostuums klaarleggen?: Inventariseer decor, rekwisieten en kostuums uiterlijk 7 dagen vooraf en leg alles per scène klaar vanaf 2 dagen voor de voorstelling. Plan daarna nog één doorloop, zodat wissels en ontbrekende kleding tijdig worden ontdekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.