Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le spectacle et le budget, puis l’équipe, les inscriptions et la technique. Commencez par confirmer la date et la salle avant de lancer la communication ou de réserver les intervenants. Les dernières semaines servent à vérifier la billetterie, les besoins alimentaires, les costumes, les accessoires et le déroulé. Prévoyez aussi un responsable de l’accueil et une vérification technique sur place avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
3
Faire une réservation pour le lieu
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
6
Confirmer les acteurs et l’équipe
2 personnes
7
Rédiger le texte promotionnel
8
Créer une affiche et une image en ligne
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Diffuser la publicité
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier la billetterie et les paiements
15
Créer la liste du public et la liste de l'équipe
16
Imprimer le déroulé
17
Vérifier le plan technique et d’éclairage
2 personnes
18
Inventorier le décor et les accessoires
2 personnes
19
Vérifier les costumes
2 personnes
20
Planifier le catering et les courses
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
22
Informer le public et l’équipe
23
Faire les courses
2 personnes
24
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
25
Préparer les costumes
2 personnes
26
Récupérer les clés du lieu

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer la table d’entrée et du vestiaire
2 personnes
31
Monter la décoration
4 personnes
32
Placer les accessoires sur scène
2 personnes
33
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
34
Tester les micros et la musique
3 personnes
35
Réaliser la répétition technique
5 personnes
36
Préparer les boissons de pause
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer le repas de l'équipe
2 personnes
39
Faire changer les acteurs
2 personnes
40
Préparer l'accueil du public
2 personnes
41
Préparer les cartes et les programmes
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Tenir la caisse et l’entrée
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Ouvrir le programme
46
Jouer le premier acte
8 personnes
47
Servir les boissons de la pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Jouer le deuxième acte
8 personnes
50
Préparer les applaudissements et le mot de remerciement
2 personnes
51
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

52
Clôturer la caisse
2 personnes
53
Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
54
Éteindre la lumière et le son
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Nettoyer le foyer et la salle
3 personnes
59
Remettre le lieu en état
2 personnes
60
Rapporter le matériel
2 personnes
61
Rendre les articles empruntés
62
Ranger les courses non utilisées
63
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
64
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table pliante pour l’entrée
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 100
Chaise de réalisateurqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable pour la playlist
Boîte à outils
Lampes de pocheqté 3
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Projecteurs de chantier LEDqté 2
Filtres de lumièreqté 6
Ruban gafferqté 4

Décoration

Bâche de fond
Panneaux décoratifsqté 4
Plantes décorativesqté 6
Affiche de théâtreqté 4
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Crochets adhésifsqté 20
Cordelette

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Brosses à vaisselleqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Brochures du programmeqté 100
Billets d’entréeqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 12
Cartes des allergènesqté 20
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Conseils

Bloquez la salle avant de créer l’affiche ou d’envoyer les invitations. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, la capacité d’accueil, les horaires d’installation et les possibilités de sonorisation et d’éclairage.
Fixez le programme et le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Le prix d’entrée doit tenir compte des acteurs, de l’équipe, du lieu, du catering et du matériel technique, avec une marge pour les dépenses oubliées.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant la représentation afin de préparer la liste du public, les paiements et les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée pour l’équipe et les bénévoles, avec leur rôle et leur heure d’arrivée.
Faites un inventaire du décor, des accessoires et des costumes 7 jours avant la soirée, puis contrôlez-le à nouveau le jour du montage. Regroupez les éléments par scène pour éviter de chercher un accessoire pendant le spectacle.
Prévoyez une répétition technique sur place avant l’arrivée du public. Testez les haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges, projecteurs et éclairages LED, puis fixez les câbles au ruban gaffer pour sécuriser les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le programme, constituer l’équipe, lancer la communication, gérer les inscriptions et préparer la technique, les costumes et le décor.
Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée théâtre ?: Ouvrez-les 3 à 4 semaines avant la représentation, une fois la date, le lieu, le programme et le prix d’entrée confirmés. Arrêtez les inscriptions environ 3 jours avant l’événement pour finaliser l’accueil et le catering.
Quand vérifier le matériel technique d’une soirée théâtre ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet dans la salle le jour du montage. Vérifiez notamment la table de mixage, les microphones, les haut-parleurs, les câbles, les multiprises et les projecteurs.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Installez une table d’entrée, les listes du public et de l’équipe, les indications de circulation et un espace pour les manteaux. Désignez au moins 2 personnes à l’accueil et demandez-leur d’arriver 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.