Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin met de zaal en de voorstellingsdatum; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor uitnodigingen, repetities en voorbereiding. Werk daarna toe naar één draaiboek met publieksontvangst, voorstelling, pauze en opruimen. Controleer teksten, rekwisieten, kostuums en decor ruim vooraf en test licht en geluid niet pas wanneer het publiek binnenkomt. Op de dag zelf bouw je eerst de zaal en het podium op, daarna volgt een volledige technische doorloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en tijden drukken
8
Teksten en rekwisieten controleren
3 personen
9
Kostuums verzamelen
3 personen
10
Decoronderdelen controleren
2 personen
11
Techniek testen
2 personen
12
Stoelen en tafels bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen naar locatie brengen
3 personen
16
Zaal openen
2 personen
17
Podiumvlak vrijmaken
3 personen
18
Stoelen opstellen
4 personen
19
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
20
Decor opbouwen
4 personen
21
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
22
Kostuums en schmink klaarleggen
2 personen
23
Licht en kabels aansluiten
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
26
Pauzehapjes voorbereiden
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
31
Kleedkamer gereedmaken
2 personen
32
Publieksingang controleren
2 personen

Event

33
Publiek ontvangen
3 personen
34
Tickets controleren
2 personen
35
Garderobe beheren
2 personen
36
Programma aankondigen
37
Voorstelling begeleiden
3 personen
38
Licht en geluid bedienen
2 personen
39
Pauzedranken serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
42
Tweede deel begeleiden
3 personen
43
Applausmoment begeleiden
2 personen
44
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

45
Rekwisieten inpakken
3 personen
46
Decor afbreken
4 personen
47
Techniek uitschakelen
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Zaal schoonmaken
4 personen
51
Meubilair terugplaatsen
3 personen
52
Locatie afsluiten
2 personen
53
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
54
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Theelepelsaantal 90
Gebaksbordjesaantal 90
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Opbergboxenaantal 10
Gereedschapskistenaantal 2
Trapladdersaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-bouwlampenaantal 2

Decoratie

Achterdoek
Decorpanelenaantal 4
Gordijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Plakhaakjesaantal 20
Gaffer tapeaantal 4
Programmastandaardsaantal 2
Informatiebordenaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Garderobenummersaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de technische doorloop enkele uren vóór de ontvangst. Test alle draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop en elke podiumspot met de echte teksten en rekwisieten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de toneelavond. Zo kun je boodschappen, koffie, thee, glazen en gebaksbordjes afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
Maak vóór de opbouw een indeling met vrije looproutes. Zet stoelen en tafels pas neer nadat het podiumvlak is vrijgemaakt en leg kabels onder kabelmatten vast met gaffer tape.
Zet kostuums, schmink en rekwisieten per scène of rol klaar. Een aparte tafel achter of naast het podium voorkomt dat spelers tijdens een snelle wissel moeten zoeken.
Regel het vervoer naar de locatie als een apart onderdeel van de planning. Breng decorpanelen, achterdoek, gordijnen, techniek en keukenmateriaal vóór het openen van de zaal samen, zodat de opbouw niet stilvalt door ontbrekende spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Leg de zaal en voorstellingsdatum bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en aanvangstijd zeker zijn en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de voorstelling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelzaal op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, ontvangsttafels, decor, licht, geluid en garderobe. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor de technische doorloop, inclusief het testen van microfoons en scènes.
Wanneer test je licht en geluid voor een toneelavond?: Doe een eerste controle uiterlijk één dag vooraf als dat kan, maar test alles opnieuw op de dag zelf. Trek minstens 60 minuten uit voor de volledige technische doorloop met laptop, mengpaneel, luidsprekers, kabels en podiumspots.
Hoeveel drank en servies heb je nodig voor een toneelavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie per gast minstens één glas of kopje en ongeveer 10 procent extra servies voor breuk, omloop en onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.