Themenabend organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Bei einem Themenabend laufen Programm, Dekoration, Technik und Empfang gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Saal, bevor du Einladungen verschickst, und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend. In der letzten Woche prüfst du Texte, Requisiten, Kostüme und Dekoration. Am Veranstaltungstag bleibt genug Zeit für Aufbau und eine technische Generalprobe, wenn Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und Licht nicht erst kurz vor Beginn getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 2
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Zeiten drucken
- 8
Texte und Requisiten prüfen
3 Personen
- 9
Kostüme einsammeln
3 Personen
- 10
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Stühle und Tische sichern
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Bühnenfläche freimachen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 20
Dekor aufbauen
4 Personen
- 21
Requisiten bereitstellen
2 Personen
- 22
Kostüme und Schminke bereitlegen
2 Personen
- 23
Licht und Kabel anschließen
2 Personen
- 24
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 25
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
- 26
Pausensnacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Getränke kühlen
2 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
- 31
Umkleide vorbereiten
2 Personen
- 32
Publikumseingang kontrollieren
2 Personen
Event
- 33
Publikum empfangen
3 Personen
- 34
Tickets kontrollieren
2 Personen
- 35
Garderobe verwalten
2 Personen
- 36
Programm ankündigen
- 37
Aufführung begleiten
3 Personen
- 38
Licht und Ton bedienen
2 Personen
- 39
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 42
Den zweiten Teil moderieren
3 Personen
- 43
Applausmoment begleiten
2 Personen
- 44
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 45
Requisiten einpacken
3 Personen
- 46
Deko abbauen
4 Personen
- 47
Technik ausschalten
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Abfall sammeln
3 Personen
- 50
Saal reinigen
4 Personen
- 51
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 52
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 53
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
- 54
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 90
- TortenplattenAnz. 90
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 100
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- WerkzeugkistenAnz. 2
- TrittleiternAnz. 2
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- LED-BaustrahlerAnz. 2
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- DekorplattenAnz. 4
- VorhängeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- KlebehakenAnz. 20
- Gaffer TapeAnz. 4
- ProgrammständerAnz. 2
- InfotafelnAnz. 4
- HinweispfeileAnz. 12
- GarderobennummernAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Lege Datum und Saal zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ort und Anmeldefrist feststehen; so musst du Änderungen nicht an alle nachträglich weitergeben.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und notiere Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Abend. Prüfe die Angaben vor dem Einkauf noch einmal, damit Empfang und Getränke für die tatsächliche Personenzahl reichen.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Saal öffnen, Bühnenfläche freimachen, Stühle und Empfangstische aufstellen, Dekoration anbringen und danach Requisiten, Kostüme und Schminke bereitlegen. Rechne für diese Reihenfolge mindestens mehrere Stunden ein.
- Teste die Technik nicht nur einzeln. Schließe Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Funkmikrofone, Bühnenstrahler und Verlängerungskabel gemeinsam an und führe vor dem Einlass eine vollständige Generalprobe durch.
- Lege Kabelmatten und Gaffer Tape beim Technikaufbau bereit und stelle Getränke sowie Geschirr getrennt von Requisiten und Kostümen ab. Gerade Kleinteile wie Teelöffel, Serviertabletts und Klebehaken werden sonst oft erst beim Empfang vermisst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Saal und Programm. Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
- Wann sollte man die Technik für einen Themenabend testen?
- Führe den ersten Funktionstest spätestens 3 bis 5 Tage vorher durch. Am Veranstaltungstag folgt eine komplette technische Generalprobe, bevor Gäste eintreffen, einschließlich Mikrofonen, Laptop, Mischpult, Lautsprechern und Licht.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
- Plane für Saal, Bühne, Empfang, Dekoration und Technik mindestens 3 Stunden ein. Für einen Aufbau mit Vorhängen, Dekorplatten, Tischdecken und Bühnenbeleuchtung ist ein zusätzlicher Helfer sinnvoll.
- Wann müssen Kostüme und Requisiten bereitliegen?
- Prüfe Texte und Requisiten etwa 7 Tage vorher und sammle die Kostüme spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Themenabend ein. Am Veranstaltungstag legst du alles nach Programmablauf bereit, damit während des Abends nichts gesucht werden muss.
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