Zo organiseer je een themafeest zonder last-minute stress

Begin een themafeest niet met decoratie, maar met de praktische basis: thema, dresscode, locatie, datum en tijden. Daarna bepaal je hoeveel gasten komen, welke activiteiten passen en hoeveel eten, drinken en servies nodig zijn. Verstuur uitnodigingen op tijd, verzamel dieetwensen en werk met een planning voor bestellingen en voorbereidingen. De meeste problemen ontstaan doordat materialen, koeling en opbouw te laat worden gecontroleerd. Met deze volgorde houd je overzicht tot de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en dresscode bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Datum en tijden vastleggen
4
Gastenlijst samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Muziek en afspeellijst samenstellen
2 personen
10
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Benodigdheden controleren
2 personen
13
Ontbrekende materialen bestellen
14
Leveringen controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
18
Decoratie sorteren
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Desserts voorbereiden
2 personen
21
Groenten en fruit snijden
2 personen
22
Dips en sauzen klaarzetten
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Buffettafels opstellen
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
26
Drankstation inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Fotowand opbouwen
2 personen
30
Lichtversiering ophangen
2 personen
31
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
32
Muziek en microfoon testen
2 personen
33
Activiteitenhoek inrichten
3 personen
34
Toiletten controleren
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Route en entree markeren
2 personen
37
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
38
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
3 personen

Event

39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Jassen en tassen aannemen
2 personen
42
Thema-accessoires uitdelen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Themaquiz begeleiden
2 personen
47
Fotomoment begeleiden
2 personen
48
Buffet openen
3 personen
49
Buffetgerechten serveren
4 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
52
Dessertbuffet klaarzetten
3 personen
53
Desserts serveren
2 personen
54
Muziekprogramma starten
55
Dansvloer begeleiden
2 personen
56
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
57
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
58
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Restanten veilig verpakken
3 personen
60
Servies en bestek verzamelen
3 personen
61
Drankvoorraad opruimen
2 personen
62
Decoratie afbreken
4 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Muziekapparatuur afkoppelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Ruimte stofzuigen
2 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen
74
Restanten verdelen of weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Prullenbakkenaantal 6
Rode loper
Flip-over
Stiftenaantal 12
Quizkaartenaantal 70
Pennensetsaantal 10
Draagbare opladersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Themapostersaantal 10
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 30
Tafeldecoratiesaantal 10
Thema-accessoiresaantal 70

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg thema en dresscode vast voordat je uitnodigingen ontwerpt. Zo kunnen gasten gericht kleding kiezen en weet je meteen welke decoratie, muziek en activiteiten bij de avond passen.
Plan de uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en vraag om een reactie uiterlijk 2 weken voor het feest. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor catering, stoelen, servies en drank.
Controleer benodigdheden uiterlijk 1 week vooraf en controleer leveringen zodra ze binnenkomen. Denk niet alleen aan tafels en stoelen, maar ook aan verlengkabels, stekkerdozen, koelboxen en kledingrekken.
Bereid hapjes, desserts, gesneden groenten en dips zoveel mogelijk de dag ervoor voor. Zet dranken op tijd gekoeld weg en reserveer op de dag zelf ruimte voor buffettafels, warmhoudschalen en serveerschalen.
Maak voor de opbouw een tijdlijn met aparte momenten voor decoratie, muziek en buffet. Zet tafels, stoelen en servies eerst klaar; sluit speakers, mengpaneel en microfoon pas daarna aan en test het geluid vóór de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een themafeest organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met thema, locatie, datum en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen 4 weken vooraf en leg de definitieve catering en materialen uiterlijk 1 week voor het feest vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een themafeest?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor het feest. Vraag gasten om uiterlijk 2 weken vooraf te reageren, inclusief dieetwensen en eventuele bijzonderheden voor de dresscode.
Hoeveel tijd heb je nodig om een themafeest op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffettafels, decoratie en servies. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het testen van speakers, mengpaneel en microfoon.
Wanneer bereid je het eten voor een themafeest?: Bereid hapjes, desserts, groenten, fruit, dips en sauzen zoveel mogelijk de dag ervoor. Zet op de feestdag alleen de laatste bereidingen, het koelen van dranken en het klaarzetten van buffet en servies op de planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.