Themenparty organisieren: Der praktische Ablauf

Eine Themenparty wird leichter, wenn du zuerst das Motto und den Dresscode festlegst und danach Datum, Ort und Gästeliste planst. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche für Catering und Getränke einrechnen kannst. In der letzten Woche prüfst du Material, Lieferungen, Musik und Dekoration. Am Veranstaltungstag zählt eine klare Reihenfolge: Getränke kühlen, Speisen vorbereiten, Buffet und Sitzplätze aufbauen und erst danach Technik und Details dekorieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Motto und Dresscode festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Datum und Uhrzeiten festlegen
4
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Musik und Playlist zusammenstellen
2 Personen
10
Spiele und Aktivitäten auswählen
2 Personen
11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
12
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
13
Fehlende Materialien bestellen
14
Lieferungen überprüfen
2 Personen
15
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
18
Dekoration sortieren
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
4 Personen
20
Desserts vorbereiten
2 Personen
21
Obst und Gemüse schneiden
2 Personen
22
Dips und Saucen bereitstellen
23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
24
Buffetische aufstellen
3 Personen
25
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
26
Getränkestation einrichten
2 Personen
27
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
4 Personen
29
Fotowand aufbauen
2 Personen
30
Lichtdekoration aufhängen
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
33
Aktivitätenbereich einrichten
3 Personen
34
Toiletten kontrollieren
35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
36
Route und Eingang markieren
2 Personen
37
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
38
Letzte Raumkontrolle durchführen
3 Personen

Event

39
Gäste empfangen
3 Personen
40
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
41
Jacken und Taschen annehmen
2 Personen
42
Themen-Accessoires verteilen
2 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Themenquiz begleiten
2 Personen
47
Fotomoment begleiten
2 Personen
48
Buffet eröffnen
3 Personen
49
Buffetgerichte servieren
4 Personen
50
Buffet auffüllen
3 Personen
51
Diätgerichte separat servieren
2 Personen
52
Dessertbuffet bereitstellen
3 Personen
53
Desserts servieren
2 Personen
54
Musikprogramm starten
55
Tanzfläche betreuen
2 Personen
56
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
57
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
58
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Reste sicher verpacken
3 Personen
60
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
61
Getränkevorrat aufräumen
2 Personen
62
Dekoration abbauen
4 Personen
63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
64
Musikanlage abkoppeln
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Küche reinigen
2 Personen
67
Raum staubsaugen
2 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Abfall entsorgen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
74
Reste verteilen oder wegwerfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 40
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
MülleimerAnz. 6
Roter Teppich
Flipchart
StifteAnz. 12
QuizkartenAnz. 70
StiftesetsAnz. 10
PowerbanksAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
ThemenposterAnz. 10
Fotowand-Hintergrund
FotopropsAnz. 30
TischdekorationenAnz. 10
ThemenaccessoiresAnz. 70

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege Motto, Dresscode, Datum, Uhrzeit und Ort mindestens 6 Wochen vorher fest. Ohne diese Angaben lassen sich Einladung, Musik und Dekoration nicht sinnvoll planen.
Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor der Party und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Portionsmengen und besondere Ernährungswünsche rechtzeitig berücksichtigen.
Plane das Buffet mit mindestens 2 bis 3 Stunden Vorbereitungszeit am Veranstaltungstag. Schneide Obst und Gemüse, fülle Dips und Saucen ab und bereite Desserts möglichst am Vortag vor.
Prüfe eine Woche vorher, ob Tische, Stühle, Buffetische, Geschirr, Besteck und Serviergeschirr vollständig sind. Fehlende Materialien oder bestellte Lieferungen solltest du nicht erst am Partytag kontrollieren.
Kläre die Technik spätestens 2 Stunden vor Beginn: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel anschließen und testen. Stelle außerdem einen Kleiderständer bereit, damit Jacken nicht auf Stühlen und am Buffet landen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Themenparty planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Motto, Datum, Location und Gästeliste. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein.
Wann verschickt man Einladungen für eine Themenparty?: Verschicke sie spätestens 4 Wochen vor der Party und lege eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher fest. Bei aufwendigen Kostümen oder einer gemieteten Location sind 6 Wochen Vorlauf sinnvoll.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Themenparty?: Plane für das erste Party-Stunden etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Die Essensmenge berechnest du nach den bestätigten Gästen und passt sie an Hauptgericht, Snacks und Desserts an.
Was muss man am Tag der Themenparty zuerst erledigen?: Kühle zuerst die Getränke und richte dann Tische, Buffetische, Geschirr und Besteck ein. Beginne mit dem Aufbau mindestens 3 Stunden vorher; Technik und Musik sollten spätestens 2 Stunden vor Beginn getestet sein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.