Zo organiseer je een themabijeenkomst voor senioren

Begin met het thema, het programma en de praktische randvoorwaarden van de bijeenkomst. Reserveer daarna een goed bereikbare locatie en bevestig sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd niet alleen aanmeldingen bij, maar vraag ook naar dieetwensen, vervoersvragen en eventuele toegankelijkheidsbehoeften. In de laatste week controleer je presentaties, werkbladen, naambadges, catering en techniek. Op de dag zelf werkt een vaste opbouwvolgorde het rustigst: ruimte controleren, meubilair plaatsen, techniek testen en deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vaststellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers bevestigen
4
Programma uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersvragen inventariseren
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Catering bestellen
12
Presentaties verzamelen
13
Werkbladen afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
15
Routebeschrijving versturen
16
Herinnering aan deelnemers sturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Presentatieruimte inrichten
2 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naambadges uitdelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Welkomstwoord verzorgen
33
Themapresentatie begeleiden
2 personen
34
Vragen uit de zaal verzamelen
35
Pauzehapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Discussiegroepen begeleiden
5 personen
38
Werkbladen uitdelen
2 personen
39
Resultaten verzamelen
2 personen
40
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
41
Avondmaaltijd serveren
4 personen
42
Servies afruimen
3 personen
43
Avondprogramma begeleiden
2 personen
44
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
45
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Ruimte schoonmaken
3 personen
50
Meubilair terugplaatsen
3 personen
51
Materialen meenemen
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
53
Bedankbericht versturen
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Spreektafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Soepkommenaantal 60
Soepketelsaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Welkomstbord
Bloemstukkenaantal 4
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma met ruime overgangen: trek per onderdeel 10 tot 15 minuten uit voor vragen, wisselen van spreker en eventuele vertraging. Senioren hebben vaak meer tijd nodig om binnen te komen en hun plek te vinden.
Verstuur de uitnodiging zodra locatie, thema en programma vaststaan en vraag aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Zo kun je de deelnemerslijst, catering, dieetwensen en vervoersvragen nog verwerken.
Stuur de routebeschrijving en een herinnering uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld duidelijk de ingang, parkeermogelijkheden, starttijd en bij wie deelnemers zich melden.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, actieve speakers en presentatieklikker minstens 60 minuten voor aanvang. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en HDMI-kabels klaar; juist die aansluitmaterialen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Zet voor de ontvangst de naambadges, werkbladen, waterkannen en glazen klaar en controleer daarna koffie, soep of andere catering. Houd een actuele deelnemerslijst bij de ingang, zodat afmeldingen en dieetwensen niet bij de serveertafel hoeven te worden uitgezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een themabijeenkomst voor senioren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer de locatie en bevestig sprekers in de eerste 2 weken, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, presentatieopstelling, catering en ontvangstmaterialen. Plan daarnaast 60 minuten voor een volledige techniekcheck als je met beamer en microfoons werkt.
Wanneer vraag je dieetwensen en vervoersvragen uit?: Vraag dit meteen bij de aanmelding uit en controleer de gegevens 7 dagen voor de bijeenkomst. Bel deelnemers met een bijzondere vervoersvraag uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat er nog een oplossing kan worden geregeld.
Wanneer verstuur je een herinnering voor de themabijeenkomst?: Stuur de herinnering 2 dagen voor de bijeenkomst. Zet daarin de route, starttijd, verwachte eindtijd, contactpersoon en eventuele informatie over parkeren of vervoer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.