Eine thematische Seniorentagung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer thematischen Seniorentagung entscheidet eine klare Reihenfolge über den Ablauf: Erst Thema, Programm und Referenten festlegen, danach Ort, Einladungen und Verpflegung organisieren. Planen Sie genügend Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportfragen ein. Vor Ort zählen gut lesbare Namensschilder, sichere Wege und eine getestete Präsentationstechnik. Besonders häufig werden Erinnerungen, Ausdrucke und die Prüfung von Mikrofon, Beamer und Lautsprechern zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Thema und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Programm ausarbeiten
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Transportfragen ermitteln
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Catering bestellen
- 12
Präsentationen sammeln
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Wegbeschreibung versenden
- 16
Erinnerung an die Teilnehmer senden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Räume kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 24
Technik anschließen
2 Personen
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
- 28
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 30
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Begrüßungswort übernehmen
- 33
Themenpräsentation begleiten
2 Personen
- 34
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 35
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Diskussionsgruppen betreuen
5 Personen
- 38
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
- 39
Ergebnisse sammeln
2 Personen
- 40
Abendessen vorbereiten
3 Personen
- 41
Abendessen servieren
4 Personen
- 42
Geschirr abräumen
3 Personen
- 43
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 44
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 45
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 46
Abfall sammeln
3 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Raum reinigen
3 Personen
- 50
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 51
Materialien mitnehmen
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückgeben
- 53
Dankesnachricht versenden
- 54
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- TischdeckenAnz. 8
- Rednertisch
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 60
- SuppenkesselAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 2
- Präsentationsklicker
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- Willkommensschild
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischnummernAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- Wischset
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Thema und Programm mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Bestätigen Sie die Referenten schriftlich und sammeln Sie Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setzen Sie eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Fragen Sie dabei gleichzeitig nach Ernährungswünschen und Transportbedarf.
- Bestellen Sie das Catering erst nach Abgleich der Teilnehmerliste, aber spätestens 7 Tage vor der Tagung. Rechnen Sie Getränke für den Empfang, die Pausen und das gemeinsame Essen getrennt und planen Sie zusätzlich Wasser auf den Tischen ein.
- Richten Sie den Präsentationsraum mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Prüfen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Funkmikrofone und Lautsprecher mit der tatsächlich verwendeten Präsentation.
- Drucken Sie Arbeitsblätter und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher und senden Sie die Wegbeschreibung sowie eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Bringen Sie Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort, statt einzelne Dinge erst am Veranstaltungstag zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine thematische Seniorentagung planen?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Thema, Programm und Referenten. Für einen kleinen Termin reichen oft 4 bis 6 Wochen, wenn der Veranstaltungsort bereits feststeht.
- Wann verschickt man die Einladungen zu einer Seniorentagung?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Legen Sie die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher fest, damit Catering, Sitzordnung und Teilnehmerliste rechtzeitig angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Seniorentagung?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für Aufbau und Test ein, bei mehreren Referenten besser 2 Stunden. Testen Sie Beamer, Präsentationsklicker, Mikrofone, Lautsprecher und die Verbindung zum Laptop mit allen Präsentationen.
- Wann muss man Transportbedarf und Ernährungswünsche abfragen?
- Fragen Sie beides direkt mit der Einladung ab und schließen Sie die Abfrage spätestens 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Rückfragen zu klären und das Catering passend zu bestellen.
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