Zo organiseer je een theatervoorstelling
Begin met de datum, zaal en technische mogelijkheden; pas daarna zet je kaartverkoop en promotie in gang. Werk vervolgens toe naar een vaste bezetting, een compleet programmaboekje en gecontroleerde decorstukken, kostuums en rekwisieten. Plan de opbouw als een apart werkblok: stoelen, speelvlak, licht, geluid en ontvangst moeten vóór de inloop getest zijn. Een geprint draaiboek met contactlijst voorkomt dat je op de avond zelf moet zoeken naar afspraken of telefoonnummers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Voorstelling aanmelden bij gemeente
- 3
Reserveringen voor zaal en materiaal
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Online kaartverkoop openen
- 6
Promotieposters verspreiden
3 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Cast en medewerkers bevestigen
- 10
Programmaboekje samenstellen
2 personen
- 11
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
- 12
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
- 13
Kostuums passen en labelen
3 personen
- 14
Draaiboek en contactlijst printen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
- 18
Podiumvlak en speelruimte markeren
3 personen
- 19
Stoelen opstellen
4 personen
- 20
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 21
Decor en rekwisieten opbouwen
4 personen
- 22
Licht ophangen en richten
3 personen
- 23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 24
Kostuums en schmink klaarleggen
2 personen
- 25
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 26
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
- 27
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
- 28
Pauzecatering voorbereiden
3 personen
Event
- 29
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
- 30
Kaarten controleren
2 personen
- 31
Garderobe beheren
2 personen
- 32
Voorstelling begeleiden
4 personen
- 33
Pauzedranken serveren
4 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 36
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
- 37
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 38
Servies en glazen afwassen
3 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
- 41
Licht en geluid afkoppelen
2 personen
- 42
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 43
Ongebruikte boodschappen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Theaterspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Reserve-ledlampenaantal 6
Decoratie
- Achterdoekenaantal 2
- Decorpanelenaantal 6
- Kunstplantenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Plakbandaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Dienbladenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Programmaboekjesaantal 120
- Entreebandjesaantal 120
- Boodschappen
Tips
- Open de online kaartverkoop pas nadat zaalcapaciteit, speeltijd en entree-informatie vaststaan. Houd aanmeldingen bij en verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de voorstelling, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Plan de technische opbouw enkele uren vóór de ontvangst. Markeer het podiumvlak, richt de theaterspots, sluit luidsprekers en draadloze microfoons aan en test het geluid vanaf meerdere plekken in de zaal.
- Controleer decor en rekwisieten niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bruikbaarheid. Leg kostuums per speler klaar, label ze en plan een pasmoment voordat het programmaboekje wordt gedrukt.
- Maak het programmaboekje definitief nadat cast, medewerkers en volgorde van de voorstelling zijn bevestigd. Druk extra exemplaren boven het verwachte bezoekersaantal en leg ze vóór de zaal open gaat bij de ontvangst.
- Richt de publieksroute in vóór je de laatste decorpanelen opbouwt. Zet tafels voor ontvangst en catering klaar, plaats garderoberekken met hangers en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een theatervoorstelling organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, gemeentelijke aanmelding en reserveringen. Start kaartverkoop en promotie zodra de praktische basis en voorstellinginformatie vaststaan.
- Wanneer moet je de kaartverkoop voor een theatervoorstelling openen?
- Open de kaartverkoop ongeveer 6 tot 8 weken vóór de voorstelling, nadat zaalcapaciteit, datum, tijd en toegangsgegevens zijn gecontroleerd. Verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat je tijdig weet hoeveel stoelen en programmaboekjes nodig zijn.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een theatervoorstelling?
- Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor zaalindeling, decor, licht, geluid en ontvangst. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige technische test en een korte controle met cast en medewerkers.
- Wanneer moet je catering en dieetwensen regelen voor een voorstelling?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling. Doe de boodschappen en richt de cateringtafel op de dag zelf zo in dat koffie, thee, water en servies vóór de inloop klaarstaan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!