Eine Theateraufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Theateraufführung greifen Bühne, Technik, Ensemble und Empfang ineinander. Beginne mit Datum und Saal, kläre danach Genehmigungen und Reservierungen und öffne erst dann den Ticketverkauf. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Besetzung, Programmheft, Kostüme und Requisiten. Plane für den Aufbau am Veranstaltungstag mehrere Stunden ein, damit Licht, Ton und Spielfläche nicht unter Zeitdruck getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
- 3
Reservierungen für Saal und Material
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Online-Ticketverkauf eröffnen
- 6
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Cast und Mitarbeiter bestätigen
- 10
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
- 11
Programmhefte drucken
2 Personen
- 12
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
- 13
Kostüme anprobieren und beschriften
3 Personen
- 14
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Hallboden freiräumen
3 Personen
- 18
Bühnenbereich und Spielfläche markieren
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 21
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
- 22
Licht aufhängen und ausrichten
3 Personen
- 23
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 24
Kostüme und Schminke bereitlegen
2 Personen
- 25
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 26
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 27
Technische Probe durchführen
6 Personen
- 28
Pausen-Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 29
Publikumsempfang organisieren
4 Personen
- 30
Karten kontrollieren
2 Personen
- 31
Garderobe verwalten
2 Personen
- 32
Aufführung begleiten
4 Personen
- 33
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 36
Dekor und Requisiten abbauen
4 Personen
- 37
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 38
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
- 41
Licht und Ton abkoppeln
2 Personen
- 42
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
- 43
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- HintergrundvorhängeAnz. 2
- DekorplattenAnz. 6
- KunstpflanzenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- KlebebandAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- TablettsAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- ServierplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- ProgrammhefteAnz. 120
- EinlassbänderAnz. 120
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch, wann der Saal für Aufbau, Technikprobe und Abbau tatsächlich zugänglich ist.
- Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Besetzung, Beginn, Saalkapazität und Einlasszeit bestätigt sind. Bearbeite Anmeldungen spätestens einmal pro Woche und erfasse Ernährungswünsche gesammelt.
- Plane die Technikprobe nicht direkt vor den Einlass. Hänge Scheinwerfer auf, richte die Spielfläche aus und teste Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn.
- Bereite Kostüme und Requisiten nach Szenen geordnet vor und beschrifte jedes Kostüm. Eine gedruckte Kontaktliste und ein Ablaufplan sollten am Bühneneingang und beim Empfang liegen.
- Kühle Getränke erst nach dem Aufbau, damit Kühlboxen und Tische nicht im Weg stehen. Für den Empfang solltest du Gläser, Tassen, Servierplatten und Thermoskannen spätestens 60 Minuten vor dem Einlass bereitstellen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Theateraufführung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Genehmigungen. Ticketverkauf und Einladungen können danach etwa 6 Wochen vor der Aufführung starten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Theateraufführung?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für freigeräumten Saal, Bestuhlung, Spielfläche, Dekoration, Licht und Ton ein. Die Technikprobe sollte zusätzlich etwa 2 Stunden vor dem Einlass stattfinden.
- Wann sollte man Programmhefte drucken lassen?
- Gib das Programmheft etwa 7 bis 10 Tage vor der Aufführung in den Druck, wenn Besetzung, Reihenfolge und Danksagungen endgültig feststehen. So bleibt noch Zeit für einen Korrekturabzug.
- Wie organisiert man den Empfang bei einer Theateraufführung?
- Stelle Empfangstische, Getränke und Geschirr mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit. Rechne pro erwarteter Person mit einem Glas oder einer Tasse und halte zusätzliche Servierplatten sowie Thermoskannen für Nachschub bereit.
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