Zo organiseer je een tentopzetwedstrijd

Een tentopzetwedstrijd staat of valt met een strak parcours en identieke tentsets. Begin vier tot zes weken vooraf met de wedstrijdregels, terreinreservering en inschrijvingen. Controleer daarna per team alle tweepersoonstenten, grondzeilen, haringen en gereedschap en leg de startvolgorde vast. Op de wedstrijddag werk je van buiten naar binnen: terrein uitzetten, zones markeren, materiaal klaarleggen, deelnemers registreren en pas daarna de klok starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdregels uitschrijven
2
Wedstrijdterrein reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemers bevestigen
7
Teams en startvolgorde maken
8
Tentsets controleren
2 personen
9
Tentsets per team labelen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Wedstrijdkaarten afdrukken
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Prijzen en medailles controleren
14
Timers en megafoon opladen
15
Materiaal per zone klaarzetten
3 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Terrein en ondergrond controleren
2 personen
18
Wedstrijdveld uitzetten
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Tentsets op startposities leggen
4 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Buffet en snacks klaarzetten
3 personen
25
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Teamindeling toelichten
28
Veiligheidsinstructies geven
29
Tentopzet demonstreren
2 personen
30
Eerste wedstrijdronde starten
3 personen
31
Opzettijden registreren
3 personen
32
Tentveiligheid controleren
3 personen
33
Dranken en snacks serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Finaleronde aankondigen
36
Finaleronde begeleiden
3 personen
37
Finaletijden controleren
3 personen
38
Maaltijd uitserveren
4 personen
39
Winnaars bekendmaken
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Tenten laten afbreken
4 personen

Nazorg

42
Afval inzamelen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Tentmateriaal droog inpakken
4 personen
45
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
46
Terrein schoonmaken
3 personen
47
Materiaal tellen en opslaan
2 personen
48
Tenten en zeilen laten drogen
2 personen
49
Materiaal schoonmaken
2 personen
50
Geleend materiaal retourneren
2 personen
51
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3

Sportmateriaal

Tweepersoonstentenaantal 12
Grondzeilenaantal 12
Haringzakkenaantal 12
Rubberen hamersaantal 12
Werkhandschoenenaantal 24
Meetlintenaantal 3
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 24
Waterbestendige scorekaartenaantal 20
Prijzencertificatenaantal 3

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Startvlaggenaantal 10
Finishvlag
Richtingspijlenaantal 12
Teamlabelsaantal 12
Medaillesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2
Waterjerrycansaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de regels meetbaar: leg vooraf vast wanneer een tent telt als volledig opgezet, welke onderdelen verplicht zijn en hoe je strafseconden toepast. Druk de wedstrijdkaarten en deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af.
Controleer elke tentset minstens 48 uur vooraf en label de sets per team. Tel per set de tent, het grondzeil, de haringen, het gereedschap en de werkhandschoenen, zodat ontbrekende onderdelen niet pas aan de start opvallen.
Zet het wedstrijdveld op tijd uit met afzetlint en pionnen en geef elk team een gelijke startpositie. Houd tussen teams bij voorkeur minimaal 2 meter vrije ruimte, zodat lijnen en haringen elkaar niet kruisen.
Plan de techniek vóór de deelnemers arriveren: laad stopwatches, megafoon en powerbanks volledig op en test verlengkabels en stekkerdozen. Neem een reserve stopwatch mee; zonder tweede tijdmeting is een betwiste eindtijd lastig te controleren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en inspecteer de ondergrond op stenen, plassen en losse takken. Zet partytenten, jurytafel en registratieplek zo neer dat inschrijven en wachten droog kan gebeuren, zonder het wedstrijdveld te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf organiseer je een tentopzetwedstrijd?: Start vier tot zes weken vooraf met regels, terreinreservering en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor de wedstrijd, zodat je teams en startvolgorde nog rustig kunt maken.
Hoeveel tentsets heb je nodig voor een tentopzetwedstrijd?: Gebruik één complete, gelabelde tentset per team en leg daarnaast minimaal één reserveonderdeel per veelverliesgevoelig onderdeel klaar, zoals haringen of een rubberen hamer. Controleer alle sets uiterlijk 48 uur vooraf.
Hoeveel ruimte heeft een team nodig bij het tent opzetten?: Reserveer per team een eigen startvak en houd bij voorkeur minimaal 2 meter tussen aangrenzende vakken. Zo blijven tentlijnen, haringen en deelnemers uit elkaars werkgebied.
Wanneer zet je het wedstrijdterrein klaar?: Zet het veld, de startposities en de bewegwijzering op de ochtend van de wedstrijd klaar, voordat de registratie opent. Controleer de ondergrond en de weersverwachting nogmaals binnen 24 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.