Zo organiseer je een tenniskamp zonder last-minute stress

Begin niet met het programma, maar met de beschikbare tennisbanen en de groepsgrootte. Daarna leg je de inschrijfdeadline vast, verzamel je dieetwensen en toestemmingen en maak je een deelnemerslijst. Pas wanneer je weet hoeveel spelers komen, deel je poules en begeleiding in. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen en weersverwachting; op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en goed ingerichte water- en EHBO-punten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Tennisbanen reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Toestemmingen verzamelen
6
Deelnemerslijst maken
7
Programma en poules maken
2 personen
8
Ouders praktische informatie sturen
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Tennisballen en rackets controleren
2 personen
13
Materialen inpakken
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
16
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Tennisvelden controleren
2 personen
20
Netten en veldmarkeringen plaatsen
3 personen
21
EHBO- en waterpunt inrichten
2 personen
22
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Polsbandjes uitdelen
26
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
27
Warming-up verzorgen
2 personen
28
Tennisbasistechniek uitleggen
4 personen
29
Techniekcircuit begeleiden
4 personen
30
Dranken en fruit serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
32
Tenniswedstrijdjes begeleiden
4 personen
33
Uitslagen bijhouden
34
Handen wassen begeleiden
2 personen
35
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
36
Dieetmaaltijden apart uitgeven
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Eettafels afruimen
3 personen
39
Avondtoernooi begeleiden
4 personen
40
Finales en scores registreren
2 personen
41
Prijzen uitreiken
2 personen
42
Laatste snackronde serveren
2 personen
43
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Tennisvelden opruimen
3 personen
46
Meubilair afbreken
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Koelboxen en sporttassen reinigen
2 personen
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tennisracketsaantal 30
Tennisballenaantal 60
Mini-tennisballenaantal 30
Trainingshoepelsaantal 12
Coördinatieladdersaantal 4
Pionnenaantal 40
Trainingshesjesaantal 30
Springtouwenaantal 15
Scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 4
Prijzenaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 36
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Ballonnenaantal 50
Prikbord
Stiftenaantal 12
Papieren scorekaartenaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zonneschermenaantal 3
Regenponcho'saantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen zodra je de datum hebt; bepaal daarna hoeveel deelnemers per baan en per tijdsblok kunnen spelen. Zo voorkom je dat je programma niet past binnen de gehuurde uren.
Zet een inschrijfdeadline op minimaal 10 dagen vóór het kamp. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om poules, trainingsgroepen, polsbandjes, snacks en dieetwensen af te stemmen.
Maak het programma uiterlijk 5 dagen vooraf en stuur ouders praktische informatie over starttijd, kleding, drinken, toestemming en het weerbeleid. Vermeld ook waar deelnemers zich melden.
Controleer tennisrackets, tennisballen, mini-tennisballen, pionnen en scoreborden niet pas op de ochtend zelf. Tel het materiaal minstens 3 dagen vooraf en pak reserveballen en extra hesjes apart in.
Richt vóór de ontvangst drie duidelijke punten in: registratie, water en EHBO. Zet fruit, snacks en broodjes klaar voordat de eerste wedstrijden beginnen, zodat begeleiders niet tijdens een ronde boodschappen of catering moeten regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tenniskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de tennisbanen en het versturen van uitnodigingen. Sluit de inschrijvingen ongeveer 10 dagen voor het kamp en maak de poules uiterlijk 5 dagen vooraf.
Hoe deel ik deelnemers in poules in bij een tenniskamp?: Maak de indeling nadat de inschrijfdeadline is verstreken, zodat je met het werkelijke aantal deelnemers werkt. Houd per poule rekening met niveau, leeftijd en het aantal beschikbare banen; plan vervolgens per ronde een vaste speeltijd en wisselmoment.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een tenniskamp?: Plan per deelnemer minimaal 1 liter water voor een dagdeel buiten en vul dat aan bij warm weer. Reken voor een kampdag op één lunchportie, twee snackmomenten en extra fruit voor begeleiders; bestel of koop de definitieve hoeveelheden zodra de deelnemerslijst vaststaat.
Wanneer controleer ik het weer voor een tenniskamp?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het kamp. Beslis dan of je het programma aanpast, extra drinkpunten inricht of ouders informeert over kleding, zon en een eventuele wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.