So organisierst du ein Tenniscamp

Ein Tenniscamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst sicherst du Plätze und Betreuung, dann sammelst du Anmeldungen und erstellst den Spielplan. Spätestens eine Woche vorher sollten Eltern alle praktischen Informationen erhalten und Ernährungswünsche sowie Einwilligungen vorliegen. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Abläufe für Registrierung, Sportbetrieb, Verpflegung und Erste Hilfe. Plane außerdem Zeit für Wetterprüfung, Materialkontrolle und das Einrichten der Plätze ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Tennisplätze reservieren
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Einwilligungen einholen
6
Teilnehmerliste erstellen
7
Spielplan und Gruppen erstellen
2 Personen
8
Eltern praktische Informationen senden
9
Wettervorhersage prüfen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Tennisbälle und Schläger kontrollieren
2 Personen
13
Materialien einpacken
3 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Obst und Snacks bereitstellen
2 Personen
16
Brötchen und Wraps vorbereiten
3 Personen
17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
18
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
19
Tennisplätze kontrollieren
2 Personen
20
Netze und Feldmarkierungen anbringen
3 Personen
21
Erste-Hilfe- und Wasserstation einrichten
2 Personen
22
Betreuer einweisen
3 Personen

Event

23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
24
Anwesenheit erfassen
2 Personen
25
Armbänder verteilen
26
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
27
Aufwärmen anleiten
2 Personen
28
Tennis-Grundtechnik erklären
4 Personen
29
Technikparcours betreuen
4 Personen
30
Getränke und Obst servieren
3 Personen
31
Getränke nachfüllen
32
Tennis-Matches betreuen
4 Personen
33
Ergebnisse festhalten
34
Händewaschen begleiten
2 Personen
35
Abendessen servieren
4 Personen
36
Diätmahlzeiten separat ausgeben
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Esstische abräumen
3 Personen
39
Abendturnier begleiten
4 Personen
40
Finals und Ergebnisse erfassen
2 Personen
41
Preise überreichen
2 Personen
42
Die letzte Snackrunde servieren
2 Personen
43
Teilnehmer sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

44
Abfall sammeln
3 Personen
45
Tennisplätze aufräumen
3 Personen
46
Möbel abbauen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Location reinigen
3 Personen
49
Materialien inventarisieren
2 Personen
50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
51
Kühlboxen und Sporttaschen reinigen
2 Personen
52
Verlorene Gegenstände erfassen
53
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

TennisschlägerAnz. 30
TennisbälleAnz. 60
Mini-TennisbälleAnz. 30
TrainingsreifenAnz. 12
KoordinationsleiternAnz. 4
KegelAnz. 40
TrainingswestenAnz. 30
SpringseileAnz. 15
AnzeigetafelnAnz. 8
PfeifenAnz. 4
PreiseAnz. 6

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 36
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 40
ArmbänderAnz. 40
BallonsAnz. 50
Pinnwand
StifteAnz. 12
Papier-ScorekartenAnz. 60

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
SonnenschutzschirmeAnz. 3
RegenponchosAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 2
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Tennisplätze frühzeitig und erstelle den Spielplan erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. So kannst du Gruppen und Betreuungsverhältnisse anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl einteilen.
Schicke Eltern spätestens 7 Tage vorher Uhrzeit, Treffpunkt, benötigte Kleidung, Verpflegungshinweise und eine Kontaktmöglichkeit. Fehlende Einwilligungen solltest du 2 bis 3 Tage vor dem Camp nachfassen.
Kontrolliere Schläger, Tennisbälle, Mini-Tennisbälle und Trainingsmaterial am Vortag und packe Ersatzmaterial ein. Eine kurze Strichliste pro Gruppe verhindert, dass Bälle oder Schläger zwischen den Plätzen fehlen.
Richte Registrierungstisch, Namensaufkleber und Armbänder mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Erfasse die Anwesenheit direkt bei der Ankunft, damit Betreuer wissen, wer auf dem Platz ist.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasser- sowie Erste-Hilfe-Stationen gut sichtbar auf. Bereite Obst, Snacks, Brötchen und Wraps so vor, dass Allergien und andere Ernährungswünsche eindeutig zugeordnet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tenniscamp organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Tennisplätze und der Betreuung. Verschicke die Einladungen anschließend mit einer Anmeldefrist von etwa 3 Wochen.
Wann sollte der Spielplan für ein Tenniscamp fertig sein?: Erstelle den Spielplan nach Ende der Anmeldung, spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Camp. So kannst du Teilnehmerzahl, Spielstärke und verfügbare Plätze berücksichtigen.
Was muss man Eltern vor einem Tenniscamp mitteilen?: Sende die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vorher. Dazu gehören Beginn und Ende, Treffpunkt, Kleidung, benötigte Ausrüstung, Verpflegung, Wetterregelung und eine Telefonnummer für Rückfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Tenniscamp?: Plane mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein, bei mehreren Plätzen eher 90 Minuten. Darin sollten Platzkontrolle, Netze und Feldmarkierungen, Registrierungstisch, Getränke, Verpflegung und Erste-Hilfe-Station enthalten sein.

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