Zo organiseer je een telecombeurs zonder technische verrassingen

Begin met de datum en locatie, en leg daarna direct contact met standhouders en deelnemers vast. Open de registratie zodra je de belangrijkste informatie hebt, zodat je dieetwensen, demonstraties en technische behoeften op tijd verzamelt. Maak vervolgens de standindeling en het programma voordat je drukwerk, apparatuur en leveranciers definitief regelt. Bij een telecombeurs gaat het vaak mis bij wifi, stroom en demonstraties: test daarom alle laptops, beeldschermen, projectoren en netwerkverbindingen vóór de beursdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Deelnemersregistratie openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standhouders bevestigen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Leveranciersinstructies versturen
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Demonstraties inventariseren
2 personen
13
Plattegrond afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Standnummers maken
16
Routeborden ontwerpen
17
Wifi-informatie voorbereiden
18
Apparatuur inventariseren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Drukwerk ophalen
22
Apparatuur testen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone afzetten
2 personen
27
Leveringen aannemen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Standwanden plaatsen
4 personen
31
Standnummers ophangen
2 personen
32
Stroompunten verdelen
2 personen
33
Netwerkapparatuur aansluiten
2 personen
34
Demoapparatuur plaatsen
3 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Routeborden plaatsen
2 personen
39
Dranken klaarzetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Naambadges uitdelen
2 personen
45
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Demonstraties ondersteunen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Voorraad controleren
55
Netwerkverbinding controleren
56
Laatste ronde aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Standhouders laten afbouwen
4 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Standmaterialen verzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Materialen inladen
4 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Standhouders informeren over vertrek
69
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzentafelsaantal 24
Stoelenaantal 90
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Wifi-routeraantal 2
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 30
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
USB-opladersaantal 10
Powerbanksaantal 6
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Naambadgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Postersaantal 20
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 200
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Brochurehoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders bij hun bevestiging welke apparatuur, aansluitingen en demonstraties zij meenemen. Verwerk dit in één inventaris voordat je de standindeling en stroompunten vastlegt.
Open de deelnemersregistratie zodra datum, locatie en programma-opzet bekend zijn. Plan een controlemoment 7 dagen voor de beurs om aanmeldingen, dieetwensen en naambadges bij te werken.
Maak de plattegrond op basis van standmaten en looproutes, niet pas wanneer de tafels binnenkomen. Nummer elke stand vooraf en druk routeborden en plattegronden uiterlijk de dag ervoor af.
Test wifi, netwerkswitches, ethernetkabels, projectoren, microfoon en presentatieklikker met de echte opstelling. Doe dit minimaal 2 uur vóór de opening en leg verlengkabels, stekkerdozen en USB-opladers per stand klaar.
Zet dranken en hapjes pas klaar nadat registratie, techniek en bewegwijzering zijn ingericht. Houd voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon aan en controleer vóór opening of er servies en serveerbladen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een telecombeurs?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open de registratie uiterlijk 6 weken voor de beurs en sluit de inhoudelijke inventaris minimaal 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de wifi voor een telecombeurs testen?: Test de wifi en netwerkapparatuur minstens 2 uur vóór opening in de volledige beursopstelling. Controleer per stand de verbinding en leg reservekabels en powerbanks klaar voordat deelnemers arriveren.
Hoe maak je een goede standindeling voor een telecombeurs?: Maak de indeling zodra de standhouders en hun benodigde apparatuur bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Houd looproutes vrij, plaats demonstraties met voldoende kijkruimte en nummer alle stands vóór je de plattegrond afdrukt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een telecombeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet koffie, thee en koude dranken vóór opening klaar en controleer daarna elk uur of de voorraad en het servies nog volstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.