Eine Telekombörse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne die Teilnehmerregistrierung erst, wenn Datum und Ort bestätigt sind, und bearbeite die Anmeldungen laufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens einige Tage vor der Veranstaltung gesammelt an die Verpflegung weitergeben.
• Bestätige die Standbetreiber vor der endgültigen Standaufteilung. Weise jedem Stand eine Nummer zu und verschicke Lageplan, Lieferantenanweisungen und WLAN-Informationen vor dem Aufbau.
• Plane Vorführungen als eigenen Programmpunkt und teste Laptops, Bildschirme, Projektor, Mikrofon und Lautsprecher vor Ort. Prüfe dabei auch Netzwerk-Switches, Ethernetkabel und Verlängerungskabel statt nur die Präsentationsdateien.
• Bereite Namensschilder, Wegweiser und Standnummern vor dem Veranstaltungstag vor. Drucke den Lageplan mehrfach aus, damit Registrierungstheke, Standbetreiber und Aufbauhelfer jeweils ein Exemplar haben.
• Inventarisiere Mobiliar und Technik vor dem Einkauf: Messetische, Standwände, Stühle, Beleuchtung, Ladegeräte und Powerbanks werden beim Aufbau leicht übersehen. Stelle Getränke kalt und bereite Snacks erst nach dem Techniktest vor, damit die Location pünktlich geöffnet werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Telekombörse organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standbetreibern. Öffne danach die Anmeldung und plane für Programm, Technik und Drucksachen jeweils eigene Abstimmungstermine ein.

Wann sollte die Standaufteilung für eine Telekombörse fertig sein?

Erstelle die Standaufteilung, sobald die Standbetreiber verbindlich bestätigt sind, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Börse. Dann bleiben noch mindestens 7 Tage für Korrekturen an Standnummern, Lageplan und Wegweisern.

Wann sollte man die Technik einer Telekombörse testen?

Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und wiederhole den Kurztest nach dem Aufbau. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein, einschließlich WLAN-Router, Switches, Kabeln, Projektor, Mikrofon und Lautsprechern.

Wie viele Namensschilder braucht man für eine Telekombörse?

Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild plus etwa 10 Prozent Reserve vor. Bei 80 Anmeldungen sind das beispielsweise 88 Schilder, damit kurzfristige Änderungen oder beschädigte Exemplare kein Problem werden.

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