Zo organiseer je een Tekken-toernooi

Begin met het aantal deelnemers en het toernooiformat; die keuze bepaalt hoeveel consoles, schermen en rondes je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie en apparatuur, leg de regels vast en open de inschrijving. Een week vooraf verwerk je de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemerslijst en maak je het wedstrijdschema. Test alle consoles, schermen, controllers en kabels uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de speeldag alleen nog hoeft op te bouwen en te registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Consoles en schermen reserveren
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bevestigen
10
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
11
Prijzengeld en prijzen regelen
12
Toernooisoftware instellen
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Prijzentafel voorbereiden
17
Wedstrijdformulieren printen
18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Consoles aansluiten
3 personen
21
Schermen instellen
2 personen
22
Controllers testen
2 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Catering klaarzetten
2 personen
25
bewegwijzering ophangen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Toernooiregels toelichten
29
Eerste ronde begeleiden
3 personen
30
Wedstrijdresultaten verwerken
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Wedstrijden begeleiden
3 personen
34
Finale aankondigen
35
Finale begeleiden
2 personen
36
Winnaars huldigen
2 personen
37
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Apparatuur inpakken
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
44
Apparatuur retourneren
2 personen
45
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Prijzentafel

Apparatuur

Gameconsolesaantal 5
Gamingmonitorenaantal 5
Tekken-gamesaantal 5
Gamecontrollersaantal 16
HDMI-kabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Laptop
Printer
Ethernetkabelsaantal 6
USB-sticksaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Toernooibannersaantal 3
Rondebordjesaantal 5
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst hoeveel spelers tegelijk kunnen spelen. Met vier wedstrijdopstellingen kun je vier wedstrijden parallel draaien; stem het schema daarop af en houd ruimte voor een korte pauze tussen rondes.
Leg regels vast vóór de inschrijving sluit: wedstrijdduur, aantal rondes, toegestane instellingen, omgaan met een onderbreking en de manier waarop spelers zich melden. Zet deze regels zichtbaar bij de registratietafel.
Test apparatuur niet alleen afzonderlijk. Sluit elke console met de juiste HDMI-kabels en stekkerdozen aan, controleer de scherminstellingen en test alle controllers met een volledige wedstrijd vóór de locatie opengaat.
Print wedstrijdformulieren en maak het schema uiterlijk de avond ervoor. Neem een laptop, printer en USB-stick mee, zodat je uitslagen kunt bijwerken als een formulier zoekraakt of de toernooisoftware niet werkt.
Regel catering en drank vóór de eerste wedstrijden starten. Koel de dranken vooraf, zet waterkannen klaar en controleer of je voor alle deelnemers herbruikbare bekers, borden en bestek hebt; zo voorkom je een rij tijdens een ronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel schermen heb je nodig voor een Tekken-toernooi?: Dat hangt af van het aantal wedstrijden dat tegelijk plaatsvindt. Reken minimaal één scherm per actieve wedstrijdopstelling en voeg minstens één extra scherm toe als reserve, zodat een defect scherm het schema niet stillegt.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een Tekken-toernooi?: Maak het definitieve schema uiterlijk de avond vóór het toernooi, nadat de deelnemerslijst is bevestigd. Controleer op de speeldag alleen nog afmeldingen en wijzigingen, bij voorkeur binnen 30 minuten na de opening van de registratie.
Hoe lang van tevoren moet je apparatuur testen?: Test consoles, games, schermen, controllers, HDMI-kabels en stroomvoorziening minimaal 24 uur vooraf. Doe op locatie nog een tweede korte controle vóór de registratie opent, omdat kabels of instellingen tijdens het opbouwen kunnen veranderen.
Hoe voorkom je vertraging bij de registratie van een Tekken-toernooi?: Zet de registratietafel minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd klaar met de bevestigde deelnemerslijst, naamstickers en wedstrijdinformatie. Laat spelers zich uiterlijk 15 minuten vóór hun eerste wedstrijd melden; daarna kun je een afmelding volgens je vooraf vastgelegde regels verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.