Zo organiseer je een tekenwedstrijd zonder stress
Begin niet met potloden inkopen, maar met de wedstrijdopzet. Leg eerst de regels, tijdsduur, leeftijdsgroepen en beoordelingscriteria vast en leg daarna de locatie en juryleden vast. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en bevestig deelnemers met een wedstrijdnummer. Controleer de materialen uiterlijk één week vooraf en richt op de dag zelf aparte zones in voor ontvangst, tekenen, jury en prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
- 2
Juryleden vastleggen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Inschrijfformulier openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemers bevestigen
- 9
Wedstrijdnummers maken
2 personen
- 10
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
- 11
Materialen controleren
2 personen
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Tekenpakketten samenstellen
3 personen
- 14
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Event
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 17
Wedstrijdtafels inrichten
3 personen
- 18
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
- 19
Versiering ophangen
2 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 22
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 23
Wedstrijdregels toelichten
- 24
Tekenmaterialen uitdelen
3 personen
- 25
Wedstrijd begeleiden
4 personen
- 26
Dranken bijvullen
2 personen
- 27
Hapjes serveren
2 personen
- 28
Werkstukken innemen
3 personen
- 29
Werkstukken nummeren
2 personen
- 30
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
- 31
Jurybriefing verzorgen
- 32
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
- 33
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
- 34
Uitslagen verwerken
2 personen
- 35
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 36
Werkstukken meegeven
2 personen
- 37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Locatie schoonmaken
3 personen
- 42
Materialen tellen en opbergen
2 personen
- 43
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 44
Winnaars informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 60
- Aanmeldtafel
- Jurytafel
- Afvalbakkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Luidspreker
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Sportmateriaal
- Tekenpapieraantal 80
- Schetsboekenaantal 60
- Potloodsetsaantal 60
- Kleurpotlodensetsaantal 60
- Viltstiftsetsaantal 30
- Wasco krijtsetsaantal 30
- Gummenaantal 70
- Puntenslijpersaantal 30
- Linialenaantal 30
- Klembordenaantal 60
- Schortenaantal 30
- Droogrekkenaantal 6
- Prikbordenaantal 8
- Knijpersaantal 100
- Kleurplatenaantal 30
- Stembriefjesaantal 100
- Wedstrijdnummersaantal 80
- Dienbladenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Prijsbekersaantal 3
- Medaillelintenaantal 3
- Fotolijstjesaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afwasteilenaantal 2
- Handdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel de regels uiterlijk drie weken vooraf op. Zet op één pagina wat de tekentijd is, welk onderwerp geldt, welke materialen zijn toegestaan en hoe de jury beoordeelt.
- Leg de jury vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Plan minimaal 30 minuten tussen het einde van de wedstrijd en de prijsuitreiking, zodat de jury rustig kan beoordelen.
- Maak per deelnemer één tekenpakket met papier, een schetsboek, potloden, kleurpotloden, viltstiften, wasco, gum en puntenslijper. Leg daarnaast minstens 10 procent extra materiaal klaar voor schade of ontbrekende spullen.
- Richt de locatie in vier zones in: een aanmeldtafel bij de ingang, wedstrijdtafels met voldoende licht, een jurytafel en een aparte plek voor de prijsuitreiking. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaat en waterkokers vóór de deelnemers arriveren.
- Vergeet de opruimfase niet. Zet afvalbakken bij de teken- en drankzone, gebruik droogrekken voor natte werken en reserveer na afloop minstens 45 minuten om tafels, stoelen en materialen terug te zetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een tekenwedstrijd?
- Reken voor de tekenronde meestal 60 tot 120 minuten. Plan daarnaast 30 minuten voor ontvangst en uitleg, plus 30 tot 45 minuten voor jurybeoordeling en prijsuitreiking.
- Hoeveel tekenmateriaal heb je per deelnemer nodig?
- Maak voor elke deelnemer één compleet pakket met tekenpapier, potloden, kleurpotloden, viltstiften, wasco, een gum en een puntenslijper. Leg 10 procent extra sets of losse materialen klaar als reserve.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een tekenwedstrijd openen?
- Open de inschrijving bij voorkeur drie tot vier weken vóór de wedstrijd. Sluit deze uiterlijk vijf dagen vooraf, zodat je deelnemers, wedstrijdnummers, dieetwensen en tekenpakketten kunt afronden.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een tekenwedstrijd?
- Voor een kleine wedstrijd zijn 2 juryleden meestal voldoende; vanaf ongeveer 20 deelnemers werkt 3 juryleden overzichtelijker. Geef de jury vooraf de regels en plan minimaal 30 minuten beoordelingstijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!