Organiser un concours de dessin, étape par étape

Un concours de dessin se prépare d’abord sur le papier : règlement, catégories, jury, durée des épreuves et critères de notation doivent être fixés avant les inscriptions. Ouvrez ensuite un formulaire, confirmez les participants et préparez un numéro ainsi qu’un kit pour chacun. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, identifier les espaces et tester les branchements. Les oublis les plus fréquents concernent le séchage des œuvres, les besoins alimentaires et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Rédiger les règles du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
3
Réserver le lieu
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les participants
9
Créer les numéros de compétition
2 personnes
10
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Composer les kits de dessin
3 personnes
14
Préparer la remise des prix
2 personnes

Événement

15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Mettre en place les tables de compétition
3 personnes
18
Installer la table d’inscription
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Expliquer les règles du match
24
Distribuer le matériel de dessin
3 personnes
25
Accompagner la compétition
4 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Récupérer les travaux
3 personnes
29
Numéroter les œuvres
2 personnes
30
Exposer les travaux
3 personnes
31
Assurer le briefing du jury
32
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
33
Recueillir les votes du public
2 personnes
34
Traiter les résultats
2 personnes
35
Assurer la remise des prix
3 personnes
36
Remettre les travaux à emporter
2 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Compter et ranger le matériel
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Table d’inscription
Table du jury
Poubellesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleur

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Matériel de sport

Papier à dessinqté 80
Carnets de croquisqté 60
Sets de crayonsqté 60
Sets de crayons de couleurqté 60
Sets de feutresqté 30
Jeux de craies Wascoqté 30
Gommesqté 70
Taille-crayonsqté 30
Règlesqté 30
Presse-papiersqté 60
Tabliersqté 30
Étagères de séchageqté 6
Panneaux d’affichageqté 8
Pinces à lingeqté 100
Coloriagesqté 30
Bulletins de voteqté 100
Numéros de compétitionqté 80
Plateauxqté 4

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Nappesqté 12
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 3
Cadres photoqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Rédigez le règlement avant d’envoyer les invitations. Précisez le thème, la durée, le format du papier, les techniques autorisées, les critères du jury et la date limite d’inscription.
Fermez les inscriptions assez tôt pour préparer un numéro de compétition et un kit complet par participant. Comptez le papier, les crayons, les gommes, les taille-crayons et les autres outils avant le jour du concours.
Réservez une table distincte pour l’inscription et une autre pour le jury. Gardez les œuvres terminées dans une zone de séchage séparée, surtout si les participants utilisent des feutres ou des craies.
Installez les tables de compétition et les chaises avant l’arrivée du public, puis vérifiez les rallonges, multiprises et appareils de service. Prévoyez au moins 30 minutes pour corriger un branchement ou déplacer une table.
Préparez la remise des prix avant le début de l’épreuve : prix, certificats, ordre d’appel et emplacement du jury. Gardez les résultats confidentiels jusqu’à l’annonce officielle et réservez 15 à 20 minutes pour la cérémonie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dessin ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, de former le jury, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les participants et de réunir le matériel.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à un concours de dessin ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi traiter les demandes alimentaires, attribuer les numéros et constituer les kits de dessin sans travailler dans l’urgence.
Combien de temps prévoir pour installer le concours de dessin ?: Comptez 1 h 30 à 2 heures avant l’accueil des participants. Il faut installer les tables et les chaises, préparer les espaces d’inscription et du jury, organiser le matériel et tester les équipements électriques.
Que faut-il prévoir pour la remise des prix d’un concours de dessin ?: Préparez les prix et les certificats au moins 24 heures à l’avance. Ajoutez la liste des gagnants, l’ordre d’appel et un espace dégagé pour éviter de chercher les documents au dernier moment.

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