Zo organiseer je een technologiecongres

Begin met de datum, het programma en de zaalindeling; pas daarna kun je sprekers, techniek en catering betrouwbaar vastleggen. Open de aanmelding zodra tijden, locatie en sessies definitief genoeg zijn en verzamel meteen dieet- en toegankelijkheidswensen. De meeste problemen ontstaan doordat presentaties, adapters en microfoons pas op de congresdag worden gecontroleerd. Werk daarom met vaste deadlines, een korte sprekersbriefing en een draaiboek dat ook de opbouw en lunchmomenten beschrijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers uitnodigen
2 personen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Presentaties en bios ontvangen
6
Programma online publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidswensen verzamelen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Deelnemerslijst controleren
14
Catering bestellen
15
Techniek testen
2 personen
16
Presentaties controleren
17
Sprekersbriefing versturen
18
Routebeschrijving versturen
19
Draaiboek afdrukken
20
Naamkaartjes afdrukken
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Materialen ophalen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Lunch en hapjes voorbereiden
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaalindeling uitzetten
3 personen
28
Registratiebalie opbouwen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
31
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Wifi en presentatienetwerk testen
2 personen
35
Presentaties op laptop zetten
36
Techniekreserve klaarzetten
37
Decoratie en bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Welkomstkoffie serveren
2 personen
44
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
45
Sprekers begeleiden
2 personen
46
Presentaties bedienen
2 personen
47
Microfoons beheren
2 personen
48
Vragen uit de zaal begeleiden
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffiepauze verzorgen
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dinerbuffet openen
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Buffet en tafels bijhouden
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
57
Avondprogramma presenteren
58
Afsluiting aankondigen
59
Vertrek en garderobe begeleiden
2 personen
60
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Koelmaterialen reinigen
2 personen
71
Presentaties archiveren
72
Deelnemers bedanken
73
Opname en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Congrestafelsaantal 20
Stoelenaantal 170
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Wifi-hotspotsaantal 3
Powerbanksaantal 8
Laserpointersaantal 3
Klikkersaantal 3
Opnamecamera'saantal 2
Statievenaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
USB-sticksaantal 6
Notebooksaantal 4
Pennensetsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Dienbladenaantal 8
Buffetwarmhoudersaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Tafelnummersaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 20
Klembordenaantal 6
Pennenbakjesaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Scheidingsbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk de benodigde zalen en bepaal waar het podium, de spreektafel, projectieschermen en congres- en receptietafels komen te staan.
Vraag sprekers uiterlijk 3 weken voor het congres om hun bio, presentatie en technische eisen. Test elke presentatie op de presentatielaptops en neem zowel HDMI-kabels als USB-C-adapters mee.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 6 weken vooraf. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen, zodat catering en zaalopstelling niet achteraf hoeven te worden aangepast.
Plan een volledige techniekstest uiterlijk de dag vóór het congres. Controleer draadloze en tafelmicrofoons, luidsprekers, mengpaneel, wifi-hotspots, verlengkabels en stekkerdozen per zaal.
Maak 2 dagen vooraf de definitieve deelnemerslijst en naamkaartjes. Zet dranken minstens enkele uren vóór ontvangst koud en tel lunch, hapjes en zitplaatsen op basis van de laatste aanmeldingen plus een kleine reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een technologiecongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer zalen en nodig sprekers in de eerste 2 weken uit; houd daarna nog minstens 3 weken over voor presentaties, aanmeldingen en techniek.
Wanneer open je de inschrijving voor een technologiecongres?: Open de aanmelding ongeveer 6 weken vóór het congres, zodra programma, locatie en tijden voldoende vaststaan. Sluit de registratie 3 tot 5 werkdagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes en catering kunt afronden.
Wanneer moet je de techniek voor een congres testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vóór het congres en controleer elke zaal afzonderlijk. Test ook alle presentatiebestanden, microfoons, schermen, adapters, kabels en de internetverbinding; een controle van 30 tot 60 minuten per zaal is een bruikbare ondergrens.
Hoeveel eten en drinken regel je voor congresbezoekers?: Bestel lunch en hapjes op basis van de definitieve deelnemerslijst en voeg ongeveer 5 tot 10 procent reserve toe. Zet dranken enkele uren vóór ontvangst koud en stem dieetopties uiterlijk 1 week vooraf met de catering af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.