So organisieren Sie einen Technologiekongress
Ein Technologiekongress gelingt, wenn Programm, Referenten, Räume und Technik früh ineinandergreifen. Beginnen Sie mit Datum, Ablauf und Raumplanung, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen öffnen. Danach sammeln Sie verbindlich alle Referentendaten, Präsentationen, Ernährungswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit. In der letzten Woche geht es vor allem um Techniktests, Teilnehmerunterlagen, Beschilderung und die Abstimmung mit Catering und Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Redner einladen
2 Personen
- 4
Sprecherdaten sammeln
- 5
Präsentationen und Beamer empfangen
- 6
Programm online veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Teilnehmerliste prüfen
- 14
Catering bestellen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Präsentationen prüfen
- 17
Sprecherbriefing versenden
- 18
Wegbeschreibung versenden
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Namensschilder drucken
- 21
Teilnehmerliste ausdrucken
- 22
Materialien abholen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Mittagessen und Snacks vorbereiten
4 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 28
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 31
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 32
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
WLAN und Präsentationsnetzwerk testen
2 Personen
- 35
Präsentationen auf den Laptop laden
- 36
Technikreserve bereithalten
- 37
Dekoration und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Event
- 41
Referenten empfangen
2 Personen
- 42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 43
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 44
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 45
Redner betreuen
2 Personen
- 46
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 47
Mikrofone verwalten
2 Personen
- 48
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Buffet und Tische im Blick behalten
3 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Networking begleiten
2 Personen
- 57
Abendprogramm moderieren
- 58
Abschluss ankündigen
- 59
Abreise und Garderobe begleiten
2 Personen
- 60
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Dekoration entfernen
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 70
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
- 71
Präsentationen archivieren
- 72
Teilnehmer verabschieden
- 73
Aufnahme und Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 3
- KongresstischeAnz. 20
- StühleAnz. 170
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 4
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- PräsentationslaptopsAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- TischmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 6
- USB-C-AdapterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- WLAN-HotspotsAnz. 3
- PowerbanksAnz. 8
- LaserpointerAnz. 3
- KlickerAnz. 3
- AufnahmekamerasAnz. 2
- StativeAnz. 2
- KopfhörerAnz. 4
- USB-SticksAnz. 6
- NotebooksAnz. 4
- StiftesetsAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 180
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- BuffetwärmerAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- TischnummernAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischläuferAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- StiftehalterAnz. 20
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- TrennbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest. Planen Sie dabei nicht nur Vortragssäle, sondern auch Empfang, Garderobe, Bühne und Sitzplätze ein.
- Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Programmpunkte feststehen. Erfassen Sie im Formular neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit.
- Fordern Sie Präsentationen und Referentendaten spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfen Sie jede Datei anschließend auf Format, Schriftarten, Videos und benötigte Anschlüsse.
- Testen Sie die komplette Technik mindestens einen Tag vorher: Beamer, Projektionsflächen, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, HDMI- und USB-C-Verbindungen. Halten Sie Adapter, Verlängerungskabel und einen Ersatz-Laptop bereit.
- Drucken Sie am Vortag Teilnehmerliste, Namensschilder und Ablaufskript. Stellen Sie Getränke, Mittagessen und Snacks so bereit, dass Empfang und Pausen nicht durch Nachkäufe oder fehlende Kühlung ins Stocken geraten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Technologiekongress organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Räume und Referenten sollten in den ersten 2 bis 3 Wochen feststehen, damit Programm, Einladungen und Anmeldung rechtzeitig starten können.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Setzen Sie eine Frist von spätestens 7 Tagen vor dem Kongress. So bleibt genug Zeit, Präsentationen auf dem Präsentations-Laptop zu testen und fehlende Adapter oder Dateien zu klären.
- Was muss man bei der Technik eines Technologiekongresses prüfen?
- Prüfen Sie mindestens Beamer, Projektionsflächen, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentations-Laptops und alle Kabelverbindungen. Der vollständige Test sollte spätestens am Vortag mit der tatsächlichen Raumaufteilung stattfinden.
- Wann sollte das Catering für einen Technologiekongress bestellt werden?
- Bestellen Sie Mittagessen, Snacks und Getränke etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Aktualisieren Sie die Mengen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin und berücksichtigen Sie gemeldete Ernährungswünsche.
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