Zo organiseer je een teamverjaardag zonder stress

Begin een teamverjaardag niet met versiering, maar met de gastenlijst, datum, locatie en het programma. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en leg vast wie de ontvangst, catering en techniek doet. Werk daarna terug vanaf het ontvangsttijdstip: controleer boodschappen, haal de taart op, zet dranken koud en richt buffet en bar in. Op de dag zelf voorkom je vertraging door stroom, licht, muziek, toiletten en afvalpunten vooraf te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma en tijden vastleggen
5
Locatie en toegang controleren
2 personen
6
Boodschappen doen
2 personen
7
Boodschappen controleren
8
Taart ophalen
9
Dranken koud zetten
2 personen
10
Hapjes voorbereiden
3 personen
11
Tafels opstellen
3 personen
12
Stoelen klaarzetten
2 personen
13
Buffet inrichten
2 personen
14
Bar inrichten
2 personen
15
Versiering ophangen
2 personen
16
Muziek klaarzetten
17
Licht en stroom testen
2 personen
18
Toiletvoorzieningen aanvullen
19
Afvalpunten plaatsen
20
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

21
Gasten ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
24
Hapjes serveren
2 personen
25
Buffet aanvullen
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
28
Taart aansnijden
2 personen
29
Taart serveren
2 personen
30
Muziek bedienen
31
Afval en lege flessen verwijderen
32
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Eten en drank opbergen
2 personen
34
Servies en glazen verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Versiering verwijderen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Afval wegbrengen
40
Apparatuur uitschakelen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Statafelsaantal 3
Buffettafel
Kledinghoezenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Gebaksbordenaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Karaffenaantal 4
Koffiekannenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Opladersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartschep
Flessenopenersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Cadeautafelbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging om een aanmelding én dieetwens. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 7 dagen voor het feest, zodat je boodschappen en buffet kunt afstemmen.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafel en statafels eerst op hun plek; versiering en tafeldecoratie komen daarna.
Zet dranken ten minste 2 uur vooraf koud in koelboxen en plaats flessenopeners, glazen en karaffen bij de bar. Zo ontstaat er bij binnenkomst geen rij bij één tafel.
Maak het buffet pas vlak voor de start compleet. Zet serveerschalen en tangen klaar, maar vul kwetsbare hapjes later aan zodat ze niet uitdrogen of te lang op kamertemperatuur staan.
Test 60 minuten vóór ontvangst de bluetoothspeaker, lichtsnoeren, ledlampen, verlengkabels en stekkerdozen. Leg opladers apart en controleer tegelijk toiletvoorzieningen en afvalpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een teamverjaardag organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve boodschappen en dieetcontrole 7 dagen voor het feest en de opbouw 2 uur voor ontvangst.
Hoeveel drank heb je nodig voor een teamverjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een teamverjaardag?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal om hapjes, buffetgerechten en taart te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een teamverjaardag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, bar, versiering en ontvangsttafel. Test licht, stroom en muziek uiterlijk 60 minuten vóór de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.