Organiser un anniversaire d’équipe, étape par étape

Pour un anniversaire d’équipe, commencez par fixer le format, le nombre de participants et les horaires avant de réserver ou d’acheter quoi que ce soit. Les inscriptions servent ensuite à confirmer les présents et à recueillir les besoins alimentaires. La préparation se fait dans l’ordre : accès et programme, courses et gâteau, installation de la salle, puis accueil et ravitaillement. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les rallonges, les glaçons, les déchets et les sanitaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Consigner le programme et les horaires
5
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
6
Faire les courses
2 personnes
7
Vérifier les courses
8
Aller chercher le gâteau
9
Mettre les boissons au frais
2 personnes
10
Préparer les en-cas
3 personnes
11
Installer les tables
3 personnes
12
Installer les chaises
2 personnes
13
Installer le buffet
2 personnes
14
Aménager le bar
2 personnes
15
Suspendre la décoration
2 personnes
16
Préparer la musique
17
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
18
Ravitailler les sanitaires
19
Installer des points de collecte des déchets
20
Installer la table d’accueil

Événement

21
Accueillir les invités
2 personnes
22
Enregistrer la présence
23
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
24
Servir des amuse-bouches
2 personnes
25
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Servir le café et le thé
28
Couper le gâteau
2 personnes
29
Servir le gâteau
2 personnes
30
Gérer la musique
31
Évacuer les déchets et les bouteilles vides
32
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

33
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Retirer la décoration
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Évacuer les déchets
40
Éteindre l’équipement
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
42
Ranger les affaires restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Tables hautesqté 3
Table de buffet
Housses à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à gâteauqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 35
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Carafesqté 4
Pichets à caféqté 2

Équipement

Glacièresqté 3
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chargeursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pelle à gâteau
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 6
Panneau de table cadeaux

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 à 14 jours avant la date. Utilisez ensuite le nombre confirmé pour dimensionner les tables, les chaises, les verres et le buffet.
Verrouillez le programme et les horaires avant l’installation. Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes pour vérifier l’accès, installer l’accueil, mettre les boissons au frais et tester l’éclairage et l’alimentation.
Faites les courses en deux contrôles : vérifiez la liste avant de partir, puis contrôlez les achats dès leur arrivée. Placez les boissons dans les glacières ou au frais plusieurs heures avant l’accueil et récupérez le gâteau assez tôt pour éviter une course de dernière minute.
Installez la salle dans cet ordre : tables et chaises, buffet, bar, décoration, musique et éclairage. Gardez les assiettes, verres, couverts, pinces et plateaux de service à portée de main plutôt que dans des cartons fermés.
Désignez une personne pour l’accueil et une autre pour surveiller le buffet pendant les premières heures. Elle pourra enregistrer les présents, servir les boissons de bienvenue, réapprovisionner les amuse-bouches et gérer rapidement les déchets ou les sanitaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un anniversaire d’équipe ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de recueillir les contraintes alimentaires et d’ajuster les achats.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les dès l’invitation et clôturez les réponses 10 à 14 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification avec les inscriptions confirmées avant les courses.
Quand mettre les boissons au frais pour un anniversaire d’équipe ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Préparez les glaçons et les glacières avant l’installation du bar, afin de ne pas bloquer l’accueil au dernier moment.
Combien de temps avant l’arrivée faut-il installer la salle ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’accueil, puis gardez 30 minutes pour les contrôles finaux. Testez la musique, l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des premiers invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.